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资产管理信息化实践论文

摘要:本文简要回顾了小三峡在资产盘点过程中发现的问题,介绍了公司以账卡物一致性作为资产管理信息化的切入点,通过构建实施先进的信息化系统,开展资产全生命周期管理功能建设,利用信息化功能开展资产清查、整理与总结的全过程,从根本上厘清了资产账务与实物的关系,为后续资产精益化管理奠定基础。

关键词:信息化;资产管理;全生命周期

资产管理的好坏直接影响企业的运营与管理。国投甘肃小三峡发电有限公司(以下简称小三峡)作为黄河上游致力于流域能源项目开发和生产经营的发电公司,下辖大峡、小峡、乌金峡三座水电站,资产规模大、种类多、分布广、变动频繁,如何对总量庞大的各类资产进行规范管理以实现账卡物相符,有效提高公司资产管理水平是亟需解决的困难和问题。公司为此利用信息化和现代技术完善资产管理,为后续资产精益化管理打下了坚实的基础。

一、小三峡的资产管理现状

小三峡资产主要分布在公司本部、大峡、小峡、乌金峡四个单位,资产地域分散。为进一步盘清公司整体资产情况,为下一步资产高效管理工作奠定基础,公司于2016年5月启动资产盘点工作,历时四个月时间完成公司所有资产的盘点。在盘点的过程中发现并收集了大量的一线资产数据和信息,同时一线资产管理的各种弊端也充分暴露了出来。通过对公司资产管理实际情况进行分析,发现目前公司在资产管理方面存在如下问题:一是资产实物管理难度大。小三峡各单位分布在黄河上游流域,地势偏远,交通不便且资产量大、种类繁杂,资产变动频繁,盘点周期较长,实物管理难度较大。二是资产价值管理手段单一。公司ERP上线前,资产管理较为简单,上线后,资产管理实现了在线统一管理,但仍然处于信息化建设与管理初期,资产价值管理手段较为单一。三是实物流与价值流不同步,账卡物不相符。资产、财务等部门不能及时了解和掌握资产变动信息、账务与资产的实际使用情况,资产实物与账务原值及折旧总额无法做到相符。为切实解决小三峡目前在资产管理方面存在的问题与不足,亟需在资产管理方面大胆创新,充分利用当代先进技术与管理理念,开展资产管理信息化建设,为进一步提升公司资产信息化管理水平奠定基础。

二、资产信息化管理实践

公司将账卡物一致性作为资产管理信息化的切入点,借助当代主流信息化技术构建实施先进的信息化系统,与国内知名信息化厂商和电力ERP软件供应商合作,结合“移动盘点技术”与公司资产管理需求,联合编制资产管理信息化方案——资产全生命周期管理方案。利用移动APP技术、资产条码技术(一维码、二维码、RFID)、WIFI等技术构建固定资产移动盘点系统,通过RFID读写器(安卓系统PDA)等专业设备,将盘点任务(盘点清单)下载至PDA携带至现场完成资产条码扫描盘点工作,并实时将盘点结果传回“移动盘点技术系统”中进行核实、处理,从根本上厘清了资产账务与实物的关系,为后续资产精益化管理奠定基础。1.统一思想与目标,开展资产信息化建设为顺利推进公司资产管理信息化建设工作,实现资产全生命周期管理,公司成立专项小组推进工作,明确目标,统一思路,建立了跨部门沟通与协作机制,为资产信息化建设工作指明了方向,奠定了基础。2.开展资产卡片清理与对应第一步:整理分析账务数据,有序推进资产卡片合理化拆分。通过确定固定资产原值、累计折旧、固定资产净值,对原有部分资产进行合理化拆分,确定并收集基准日对应明细数据,确定固定资产价值管理基准值,并组织导入ERP系统进行日常账务处理,以便于后期盘点分析。第二步:核实资产卡片与资产价值信息。根据账务资产价值核实对应的资产卡片清单,并与归口管理部门核实、完善固定资产数据,确保固定资产卡片与价值信息相符。第三步:核实资产卡片与设备信息。由于各业务体系口径不一,导致数据之间缺乏清晰的逻辑对应关系,比如设备编码与资产编码并不对应,6万余条设备编码只对应几千条资产编码,甚至部分设备码不在资产系统中记录,也没有实物统计的情况,而且在ERP中各自编码代表的业务信息及数据无法贯通,影响公司经营决策。针对此类情况,公司组织开展设备编码与资产编码的核查工作,并就设备信息编码与资产卡片进行对应。针对设备、固定资产不对应的情况进行单独核实,逐步完善对应关系,有效提升公司设备资产对应率。第四步:完善设备台账。根据各部门实际使用情况,对已经建立和不能建立对应关系(设备和资产的对应)的资产进行统计梳理,并下发各部门确认和复核,参考复核结果完善设备台账。3.开展资产全生命周期管理功能建设结合公司资产管理实际需求与现状,开展资产全生命周期管理功能建设工作,通过对操作系统的配置、硬件设备的调试与安装、盘点软件功能的部署与调试、基层资产管理人员的培训与宣贯,确保了资产全生命周期管理功能顺利达到了预期目标,成功上线运行,为后续资产信息化管理与效率提升奠定了坚实的基础。4.利用信息化功能开展资产清查、整理与总结(1)下发盘点任务。将基础资料导入到系统后,新增盘点任务。如没有条码,可以通过生成条码功能,给所有资产生成一个唯一的条码。审核通过后,下达盘点任务。(2)任务的分配。下达盘点任务后,明确任务分配的原则(按部门或盘点人员进行分配,先按部门分配,再由部门分配给部门内部的盘点人员),在任务分配界面指定盘点责任人。(3)现场打印条码,对实物进行贴签。如采用的是台式打印机,可一次性打印出来所有条码,根据条码上的信息分发到各个部门,由各个部门的人员自行将条码贴到实物上去;如采用的是手持打印机,则由盘点人员通过APP下载好盘点任务后,打一个标签贴一个实物,即打即贴。(4)手机APP盘点实物,盘点过程中完善多系统对接的数据。在盘点过程中,按照系统功能对有物无账、有账无物等资产进行合理化处理。(5)位置管理。在APP盘点资产过程中,可以在APP端实时地将资产的位置信息维护到系统中去,便于以后盘点可以精确地定位到该资产的地址,提高资产清查效率。(6)结果整理。盘点人员盘点完资产后,通过APP的上传盘点功能,一键式将盘点结果回传至PC端,由PC端出具相关统计数据。(7)清查总结。依据资产盘点情况与相关统计数据,开展资产清查总结并出具盘盈盘亏表、账卡物一致专项治理情况表等分析报表。

三、资产信息化管理成效

1.利用物联网技术,动态、实时掌握资产变化情况传统的管理模式无法对应设备的新旧变化情况,如果要更换设备,难免出现“拍脑门”式的主观做法。而应用条码识别技术和RFID最新技术,为每个资产发行“资产身份证”,同时建立资产变动台账,可以及时掌控设备资产使用年限和使用状态,动态、实时跟踪资产变动情况。2.实现了账卡物统一管理通过在资产盘点过程中对资产编码、设备编码以及资产价值信息的拆分与初始化,为公司资产统一管理奠定了基础,同时,采用现代物联网技术,全面实现资产清查,为每个资产发行“身份卡片”,保证了账卡物一致,实现了资产全生命周期的智能跟踪和管理。3.培养了信息化管理人才信息系统的使用带来了管理模式的改变和企业经济效益的提高,同时提高了资产管理岗位用户的技能水平、管理水平和决策水平,为企业造就了一批能够熟练运用计算机且管理理念先进的管理人才,为管理信息化进一步运用、深入和推广打下了坚实的基础。

作者:李萍 单位:国投甘肃小三峡发电有限公司

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