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Excel在管理会计的应用

【摘要】随着信息技术的快速发展,计算机技术应用范围日益广泛。在财务信息化环境下,Excel软件具有强大的表格处理与数据分析功能,能够帮助企业高管人员在经营活动中提供决策和依据。EXECL其功能作用和财务ERP系统相互补充,可以说是企业信息系统的重要组成部分。本文将分别从全面预算管理、固定资产折旧、财务分析三个方面论述Excel在管理会计中的应用,并就如何提高Excel在管理会计应用的建议。

【关键词】Excel;管理会计;应用

1、EXCEL在管理会计中的具体应用

1.1Excel在全面预算管理中应用。全面预算应该涵盖企业的所有经济活动,所有部门都均应积极参与企业预算的编制。全面预算内容有:(1)业务预算,指企业预算其内日常发生的名种的预算,主要包括业务预算工作表包括:销售预算、生产预算、采购预算、费用预算、其它业务预算等。销售预算是整个预算编制的起点,其它预算的编制都要以销售预算作为基础。(2)专项预算,指企业预算期内各种投资活动或融资活动的预算,主要包括投资预算和融资预算。(3)财务预算,是反映企业预算期内有关财务状况、经营成果和现金收支等方面的预算,主要包括利润表预算、资产负债表预算和现金流量表预算等。预算管理系统制作往往是极为复杂的,如果仅通过人工核算管理,不仅会浪费宝贵时间,同时出错的概率也比较大,这样会影响到预算指标的准确性。而通过采用Excel表格,能够有效避免人工失误而导致的问题。Execl还具有打印预览功能,以便发现错误及时纠正,保证全面预算管理的有效性。一是,创建登陆窗口。由于全面预算管理反映了企业一定期间资源状和经营活动具体行动计划,是企业的战略规划、预测和决策,因此预算系统要进行适当的保密工作,需要在EXECL中的制作登陆窗口、用户及密码。首先进入EXECL时键入ALT+F11,进入VisualBasic编辑器,插入用户From窗体,使用工具箱插入“控件”CommandButton、Label、TextBox、ComboBox、OptionButton等,进行编辑并输入代码,形成登陆窗口。二是,在Exec建立各个预算工作表。如:销售预算、生产预算、采购预算、费用预算、投资预算、融资预算、现金预算、利润表预算、资产负债表预算,在建立时工作表时需要根据公司实际情况及战略发展目标相适应,这里面主要使用Execl公式有SUM,是求数组元素和的函数,也使用的最多最方便的函数。IF函数是根据指定的条件来判断其“真”(TRUE)、“假”(FALSE),根据逻辑计算的真假值,从而返回相应的内容。VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数,它与LOOKUP函数和HLOOKUP函数属于一类函数,在工作中都有广泛应用。功能是按列查找,最终返回该列所需查询列序所对应的值;与之对应的HLOOKUP是按行查找的。COUNTIF函数则是用来进行个数计算,计算的是选定区域内满足给定条件的单元格的个数。三是,在Execl建立预算工作表目录。首先创建一个空白的工作表,名称为“目录”,再工作表中输入相关的预算工作表名称,点击鼠标右键插入“超链接”选定链接的Sheet工作表后即可。链接后我们可以看到,我们只要在做好的目录中的相关工作表名称超链接,用鼠标点击所在表格名称,就会快速到达所在表格位置,这样提高了预算工作表的访问效率,省时了时间。四是,对Execl各预算工作表进行汇总。将业务预算、财务预算各个工作表的数据汇总到利润表预算表、资产负债预算表当中,体现出公司整体的经营成果和财务状况。这里面主要使用Execl公式有SUMPRODUCT函数是乘积之和,在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和。SUMIF函数是根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。ROUND函数是进行四舍五入计算。1.2Excel在固定资产折旧中使用EXECL。一是SLN函数(直线折旧函数),也即直线折旧法,换言之,通过直线折旧法所计算的各月折旧额相等。该方法主要适用于那些经济适用年限的资产,以一定的折旧率进行分摊。一般形式为“=SLN(cost原值,salvage残值,life使用寿命)”。二是DB函数,也即单倍余额递减函数DB,是一种加速折旧法,主要是通过利用固定的折旧率与不断递减的固定资产面值相乘,得到各期累计折旧额。单倍余额递减函数。通常,DB函数的形式为:“=DB(cost原值,salvage残值,life使用寿命,period期间,month第一年的月份数)”。三是DDB函数。也称双倍余额递减法,是一种典型的加速折旧法,与单倍余额递减法类似,和DB的区别仅仅在于把month换成了factor(余额递减速率)。四是SYD函数。又称年数总和法,也属于一种加速递减折旧法。年数总和法是从原值中扣除预计净残值再乘以一个年折旧率,其中年折旧率=(预计使用年限-已使用年限)/(预计使用年限×(预计使用年限+1)/2)×100%。通常形式为:“=SYD(cost,salvage,life,per期间与life相同)”。1.3Excel在财务分析中使用EXECL。财务比率分析是对财务报表项目进行有效对比,而得出部分财务比率,比如说流动比率、速动比率、资产周转率以及存货周转率等,并根据这些数据对企业财务状况与经营现状进行有效评价,指出管理中存在的问题。在现代企业制度下,财务报表分析是一项难得技术,通过对报表数据的对比发现其中的差异,并根据分析指标与影响因素的关系,进而确定恰当的指标。一是设计报表格式。要以现行财务报表为基础,然后在项目上进行一些必要的调整,如增加变动成本、贡献毛益、固定成本、税息前利润、速动资产、长期资产等。二是针对主栏,增设必要栏目。包括本期数栏、上期数或计划数栏、行业平均数栏、比较栏,比较栏可分绝对数与相对数,即差额和百分比。三是针对主栏,确定分析指标。如经济效益综合指标体系、杜邦财务分析体系、破产测试比率体系,另外可以考虑增加利息保证倍数、现金比率、固定比率、固定长期适合率等等指标。传统的财务报表分析,主要是通过手工计算的方法获取一些财务数据和指标,不仅耗费了大量的人力物力和财力,同时也很容易出错。随着电子信息技术提升,财务软件更新已成必然之势,同时,Excel发展也为财务报表分析提供了很大方便,并利用数据透视图和图表分析使数据更加通俗易懂。比如Execl当中可以插入的数据透视图表有:柱形图、折线图、饼图、面积图等,既能使枯燥乏味的财务数字更加简易形象化,也给领导者一种焕然一新的感觉,进而了解企业经营管理状况与财务状况。总之,数据准确化、快捷化和图形化是Excel最基本的功能,使管理会计功效得以充分发挥。

2、提高EXCEL在管理会计应用的建议

第一,加强财务人员Excel能力培养。随着会计信息化改革的日渐深入,Excel在管理会计中优势更加明显,但是由于财务人员无法熟练应用Excel表格,这就需要加强财务人员对Excel能力的培养,就应该不断的加强数据输入、处理与输出等方面的学习,熟练掌握Excel工具进行数据处理。在数据输入阶段,可以根据不同信息处理需求,对工作表数据结构进行合理设计,对数据表数据进行合理定义,并根据数据自身特点进行数据操作,结合公式函数,促进财务人员数据处理能力的提升;在数据处理阶段,财务人员应当根据数据筛选、数据透视表以及分类汇总等数据处理方法,通过与Excel常规数据处理相互结合,从而有效提高财务人员的数据处理能力;在数据输出阶段,应根据数据实际需要选择合理的数据输入与输出方式,并采用恰当的技术手段合理设置数据输出格式。第二,高效运用公式。结合公司业务需求,加强特殊项目的认知,对财务人员进行全面培养,力求做到精益求精,做好人员分工合作,进而提高管理会计工作效率。第三,Excel与财务ERP的协同。互联网技术的发展使得财务ERP和Excel联系更加紧密,信息的共享性也逐渐加强,大大提高了管理会计的安全性与科学性。第四,内部监督机制。监督来源于严格的授权,权限赋予以及密码设定都应加强控制,这样才能在日常工作中做到相互制约与相互监督,避免工作过程中出现差错或舞弊行为。

3、结束语

总之,将Excel应用于管理会计过程中,能够促进管理会计工作效率与水平的提升,提高管理会计的科学化与信息化水平。但目前Excel并未在管理会计中发挥应有的作用,为此,财务人员应当加强Excel技术的学习与使用,掌握Excel在数据输入、处理等方面的技巧,提高工作效率和工作质量,使企业管理会计水平更上一层楼。

【参考文献】

[1]李强,丁青.Excel在中小企业管理会计中的应用[J].商,2015(9)

[2]朱姗.Excel软件在管理会计中的应用研究[J].企业改革与管理,2016(19)

[3]李晓晔.探讨管理会计工作中Excel的运用[J].科技展望,2015(14)

[4]刘晓彤.管理会计中如何运用Excel的几点建议[J].山西财税,2016(9)

作者:李涵 单位:一重集团大连工程建设有限公司

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