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高校会计凭证档案信息化管理研究

摘要:会计凭证档案管理作为高校财务管理工作的基础,良好的落实此项工作,可以提高高校财务管理工作,使得高校财务清晰、准确,为促进我国高校良好发展奠定基础。在财务信息化背景下,应当注意优化调整会计凭证档案管理,使其朝着信息化方向发展,如此可以提高会计凭证档案的完整性、准确性、有效性。基于此,对高校会计凭证档案信息化管理予以分析和研究。

关键词:高校;会计凭证档案;信息化管理

高校会计档案是由会计凭证、会计账簿、会计报表等组成的,其中会计凭证是会计档案的核心,良好的会计凭证档案管理,利于高校信息化建设。但实际情况则不然。国内很多高校在会计凭证档案管理方面存在诸多不足,导致会计凭证档案不完整等情况发生,降低会计凭证档案的应用价值。对此,应当在财务信息化背景下,推行会计凭证档案信息化管理,利用信息化手段来监督和管理会计凭证档案,使之可以充分发挥作用,保证会计凭证档案完整、准确,具有较高的应用价值,推动高校信息化建设。

1会计档案走向信息化势在必行

1.1传统会计管理存在的弊端。1)传统会计档案不易久存。传统会计档案通常是以纸质为媒介,再加之项技术与工具的应用,容易造成纸质会计档案字迹不清等情况发生。作为重要信息,纸质会计凭证档案如若出现字迹消退或字迹模糊等情况,会影响后续档案查询及应用,可以给高校财务工作带来诸多不便。2)传统会计档案日后查阅困难。在我国高校良好发展的今天,高校办学规模不断扩大,相应的高校每年支出的经费逐渐增多,如此相关部门在对各项经费检查和审计的过程中,需要消耗较多的时间来进行纸质会计档案查阅,这给经费检查和审计工作带来较大困难。令高校档案管理人员更为头疼的是省级或国家级课题经费检查时,管理人员往往要进行几年内会计凭证、账本的档案查阅及复印,这使得管理人员需要大量时间逐步落实[1]。3)传统会计档案的保管欠缺安全性。通常,高校会计档案涵盖各种原始凭证、账本、报表等专业性资料,在对会计档案保管的过程中,为了合理放置档案,必然会对部分档案进行移动,在此过程中很容易出现档案破损或丢失的情况。若如存在别有用心之人,很可能将部分档案资料损坏或拿走,如此必然会导致会计档案完整,降低会计档案的应用价值。

1.2会计档案走向信息化的优势所在。1)会计档案保管规范化、标准化、保密化。会计档案信息化即为“电算化会计档案”,相较于传统会计档案来说,其更易于修改,同时保管更加严格。因为电算化会计档案手工填写、查阅、复印等方面具有严格要求的同时,对会计档案的保密性提出较高的要求。此种情况下,高校设置的电算化会计档案是有操作权限的,需要通过检索才能查阅、复制、拷贝会计档案。所以,高校会计档案信息化管理,可以使会计档案保管更加规范、合理。2)会计档案的存储形式更加丰富。财务信息化发展的背景下,高校财务档案信息化管理,使得高校会计档案的载体不在局限于纸质,而是逐渐利用现代存储工具,比如光片、存储设施、数据库等。存储于现代存储工具中的会计档案不仅占用的空间小,还能方便相关工作人员随时下载应用会计档案,如此可以大大提高会计档案的应用性。所以,信息化管理会计档案,可以使会计档案存储方式更加丰富,利于提高会计档案的应用性[2]。

2当前高校会计凭证档案信息化管理存在的问题

的确,高校会计档案信息化管理是非常必要的。但是目前很多高校在会计凭证档案信息化管理方面存在诸多问题,导致会计凭证档案管理效果不佳。高校会计凭证档案信息化管理存在的问题有:

2.1管理人员对会计凭证档案管理认识不足。目前,一些高校领导及财务人员并没有认识到会计凭证档案信息化管理的重要性。相反其基本秉持着这样的观点,即会计凭证整理是一件浪费时间和精力的事情,校内并没有基于信息化目的,对会计凭证档案管理予以调整,甚至是未设置会计凭证档管理,如此使得高校会计凭证信息无法充分发挥作用。

2.2会计凭证档案管理制度不健全。一些高校会计凭证档案管理工作落实中,缺乏健全的会计凭证档案管理制度,如此不能对此项管理工作予以有效的约束,那么此项管理工作在具体实施的过程中容易受到某些因素的影响,导致管理工作出现偏差,最终管理作用将无法充分发挥。之所以说,一些高校的会计凭证档案管理制度不健全,主要是会计凭证档案管理制度的诸多内容与《会计档案管理办法》、《档案法》等法律法规的相关要求不符,那么在具体推进会计凭证档案管理工作的过程中,诸多方面的工作将得不到相关法律法规的支持[3]。所以,高校应当正视会计凭证档案管理制度不健全这一问题,结合高校实际情况,对制度予以合理标准。

2.3会计凭证归档不规范、不及时。相对来说,国内高校在会计凭证档案装订方面的处理是比较规范的,但是在后期会计凭证档案立卷、归档、保管方面就存在诸多不足,如会计凭证档案立卷不及时、会计凭证档案归档不规范、会计凭证档案保管不合理等等。这些问题的存在,必然会降低会计凭证档案的应用价值,导致后续无法有效运用会计凭证档案。所以,有效处理会计凭证档案归档不规范、不及时等问题是非常必要的。

3高校会计凭证档案信息化管理的几点意见

针对当前我国高校会计凭证档案信息化管理存在诸多问题的情况,采取以下措施来优化会计凭证档案信息化管理。具体的做法是:

3.1高校领导及管理人员应当形成会计凭证档案信息化管理意识。为了使高校能够科学合理的实施会计凭证档案信息化管理,应当向高校领导宣传会计凭证档案信息化管理的重要性及其实施的意义,使高校领导能够重新认识会计凭证档案信息化管理,进而推进会计凭证档案信息化管理,如设置专门的会计档案管理部门,并要求部门管理者安排专门管理人员负责会计凭证档案信息化管理工作。与此同时,对管理人员进行相关宣传及培训工作,如此来提高管理人员的会计凭证档案信息化管理意识,并提高管理人员的管理能力[4]。

3.2完善会计凭证档案管理制度。为了保证高校会计凭证档案信息化管理能够规范、合理的落实,在具体进行会计凭证档案信息化管理制度完善,具体的做法是依据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》等相关法律法规,对会计档案立卷归档制度予以完善,充分说明归档范围、归档程序、整理方法等方面内容及要求;对档案保管、安全保密制度予以完善,充分说明档案保管、档案保密等方面内容及要求。在当前高校会计凭证档案信息化管理方面存在管理人员对会计凭证档案信息化管理认识不足、会计凭证档案管理制度不健全、会计凭证归档不规范、不及时等问题的情况下,应当通过增强高校领导及管理者会计凭证档案信息化管理意识及完善会计档案管理制度等措施,提高会计凭证档信息化管理作用,为后续良好的应用会计凭证档案奠定基础。

作者:杨蓉 单位:荆州教育学院

参考文献:

[1]高娟.浅谈高校会计凭证档案信息化管理[J].电子测试,2013(16):148-149.

[2]刘高攀,那娜,吕鹏等.会计凭证档案信息化管理的构想[J].经贸实践,2015(12):143-143.

[3]肖永菊.创新会计档案管理方法为高校发展建设服务[J].甘肃科技纵横,2010(2):97,117.

[4]孙超.信息化环境下会计档案管理的新特点及改进策略[J].决策与信息(中旬刊),2015(8):186-186.

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