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农业院校内部会计控制问题研究

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一、黑龙江省高等农业院校内部会计控制的现状及存在的问题

黑龙江农业高等院校的快速发展为龙江经济的建设提供了持续的人才资源和科技支撑,但在农业院校的快速发展过程中也存在着对内部控制制度建设的滞后,财务管理工作过于粗放,只注重收支管理而忽视了对内部控制制度体系的建设。黑龙江省高等农业院校在内部会计控制方面普遍存在以下问题:

(一)对高校内部会计控制重要性认识不充分,长期以来,我国内部会计控制更多应用于企业,没有在高等院校实施,《行政事业单位内部控制规范(试行)》于14年1月1日开始实施,高等院校的内部控制才被逐渐重视起来,但很多高校的内部控制制度仍未完善,很多教职工对学校的内部控制政策一无所知,不知道自身在内部控制中的角色和责任。

(二)各项经济活动风险评估程序不到位,最典型的便是高校对债务风险认识不足,为了应对扩招,各高校在基本建设过程中,纷纷向当地金融机构借款,没有考虑到自身的还贷能力,每季度应支付的高额贷款利息,因而出现财务困境,影响教学工作的正常运转。

(三)控制活动缺乏精细化管理,预算管理中只注重对总额的控制,而对各经济分类科目的控制未进行足够的关注,导致出现某一类经济事项明显异常,财务人员却没有理由拒绝受理。各高校当前较多采用包括不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、预算控制等方法,但执行力还有待加强,如高校在寒暑假值班中由于人手有限,对于票据的复核和印鉴和现金的保管就存在风险。

(四)信息传递不畅通,学校各部门人员对部门内部的事务比较熟练,但对其它部门的工作缺乏足够的了解,财务部门的职工不熟悉其他部门的工作流程,各部门也很少知道财务部门的工作流程,从而也不了解自身在整个学校内部控制中的作用,应承担哪些责任和义务。

(五)内部监督不到位,一般情况下,高校将内部监督部门设在学校的审计处,但审计处一般人员较少,除了基建项目外,只对学校各部门的经济活动进行抽查,无法实现各部门都进行年度检查工作,从而不能及时纠正各部门工作中出现的问题。

二、黑龙江省高等农业院校内部会计控制问题的原因分析

(一)高校管理层缺乏实施内部会计控制的主观能动性

企业实施内控可以提高企业管理水平和形象,会增加股东的收益,因此,董事会可以监督经营者,大家自觉加强内部会计控制。高校管理的是公共资金,但社会公众普遍无法直接对单位支出情况进行监督和制约,高校领导不愿意放弃既得利益或相关特权,缺乏内部控制设计和实施的主观能动性,高校内部监督比较薄弱,主要靠外部监督。

(二)组织机构设置不合理

高校设置部门过于细化,增加了协调和沟通成本,招标采购管理中心、实验室管理处、国有资产管理处分别负责固定资产的购进、维修、保管、处置业务却分属不同的部门,不利于内部控制制度的制定和实施;没有设置内部控制职能部门专门负责内部控制工作。

(三)财务、审计人员业务素质有待于提高

高校财务、审计人员没有全员进行会计内部控制相关培训,业务素质有待于提高,高校比较重视对教师队伍的培养,对财务、审计人员的培养缺乏足够的重视。财务、审计工作是贯彻内部控制的关键岗位,内部控制关键岗位工作人员应具备与其岗位相适应的资格和能力,应加强财务、审计人员的业务培训和职业道德教育,并实行总会计师负责制。

三、完善黑龙江省高等农业院校内部会计控制的对策

黑龙江省农业高等院校内部会计控制和其它行政事业单位相比,具有经济业务的复杂性,既要注重教学,科研任务也很繁重,随着高校近年的扩招,基建项目不断增加,固定资产规模庞大,高校负债也节节攀升,科学研究中使用人工费用较多,需要在借鉴企业内部会计控制及国外公立学校内部会计控制的基础上,制定一套专门针对黑龙江省高等农业院校的内部控制制度,以提高黑龙江省农业高等院校的财务管理水平。

(一)构建良好的内部控制环境

1、实现总会计师负责制。总会计师是校级领导,可以强化财务工作管理力度,总会计师业务水平较高,可以对学校的内部会计控制从总体上把握;2、单独设置内部控制职能部门或内部控制牵头部门,负责组织协调内部控制工作,制定内部控制规范、行为准则和操作手册等有关控制政策和程序,确定内部控制主体,明确不同层面控制主体应承担的责任,并加强防范职务犯罪。3、加强业务培训和职业道德教育,提高从业人员专业水平和综合素质。打造一批专业素质过硬,具有良好职业道德的人才队伍,对构建内部会计控制体系会起到积极的作用。

(二)构建风险定期评估机制

高校应该成立风险评估小组,校长任组长,总会计师任副组长,组员由财务处、审计处、资产管理处、纪检监察处、经济管理学院、会计师事务所、基建处、招生就业处、后勤集团、各相关单位抽调组成,同时风险评估小组邀请对学校风险评估提出宝贵意见的教工参加。高校应建立财务报告公开制度和风险预警制度,预防和遏制高校内部腐败现象的发生,减少损失和浪费,提高财政资金的使用效益。经济活动风险评估至少每年进行一次,外部环境、经济活动等发生重大变化的,应及时对经济活动风险进行重估,评估结果形成书面报告并及时提交校党委会,作为完善内部控制的依据。高校应通过风险分析和流程梳理,查找内部控制重大缺陷,针对高风险和易发生舞弊的环节和岗位设计控制程序,通过实施控制程序,及时发现操作失误和违规现象,对错误行为予以纠正,维护教职工和学生利益。

(三)以预算控制为主线,构建内部会计控制体系

黑龙江省农业高等院校在编制学校总体预算后,应按经济用途编制各行政单位和各学院的部门预算,并由预算科审核各项支出后方可报销,加强对预算执行过程的控制,并每季度、半年进行预算执行情况的考核,确保预算制定精细化、合理化,并完善收支业务控制、政府采购业务控制、资产控制、建设项目控制和合同控制工作;收支控制方面要严格落实收费许可证制度,杜绝乱收费,并针对农业院校人工费较多的情况加大对科研经费的审查力度,建立科研用工由人事处统一管理,按照工作量将成本计入各课题经费,并改革科研经费管理办法,在科研经费中提取一定比例的津贴,用于项目绩效,发放给课题组人员,同时加大科研经费票据审核力度,规范科研经费的正常使用;政府采购业务控制方面加强对招标工作的管理,聘请专家参与评估,并充分考虑使用单位的意见,以免出现购进的设备价格高、质量差,同时严格落实验收制度,对不合格的产品,使用单位有权拒收;资产控制方面要加强实物盘点工作,由于高校固定资产种类、数量繁多,工作量很大,学校要做好统筹安排,调动全体教工,至少每年完成一次固定资产清点工作,出售资产应完善公开竞价机制,无论处置资产价值大小,必须按规定履行审批手续,并由财务人员、纪检人员参加处置工作;建设项目控制方面要严格执行设计变更及增项审批程序,对增加的预算要重新签订合同,严格工程进度款的支付程序,严格落实建筑材料复检和验收制度,只有复检合格的材料才能用于施工;合同控制方面应聘请专业律师,重大合同经过专家和专业律师的审查,以保证高校的合法权益不受侵害。经济活动的决策、执行和监督应当相互分离;应当建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制;重大经济事项的内部决策,应当由高校领导班子集体研究决定;重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和本单位实际情况确定,一经确定,不得随意变更;单位应当建立健全内部控制关键岗位责任制,明确岗位职责及分工,确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督;应当实行内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度,明确轮岗周期。不具备轮岗条件的单位应当采取专项审计等控制措施。

(四)构建内部会计控制的监督和评价体系

黑龙江省农业高等院校的监督评价机构应在主管校长的领导下,由审计处、纪委监察处、教工代表组成,审计处负责对单位内部控制有效性进行年度评价并出具内部控制自我评价报告,以及对各下属部门收支进行审计;纪委监察处负责对各级领导和党员干部的考察以及接待教工与学生投诉电话,及时发现内部控制中存在的风险。应增加审计人员数量,提高审计人员业务水平,为加强内部控制监督创造必要的条件。黑龙江省农业高等院校也可定期聘请会计师事务所进行内部控制制度评价工作,并提供相应的咨询业务,提高内部控制的有效性。内部控制评价报告应当对内部评价过程、内部控制缺陷及整改情况、内部控制有效性的结论等相关内容进行披露。此外,学校还应制定相应的奖惩规定作为执行保障,如德克萨斯大学鼓励教工举报违反职业道德、滥用职权和财务虚假报告的行为。黑龙江省农业高等院校应构建内部控制评价指标体系,聘请一定数量的专家对各个指标进行打分,运用层次分析法和二级模糊综合评判法对内部会计控制进行评价,找出内部控制的薄弱环节并加以改进,提高黑龙江省农业高等院校的财务管理水平。

(五)加强信息的传递与沟通,建立内部消息公开制度

在校园网上建立内部控制专栏,对教工进行内部控制相关知识的培训,使其不但了解本部门的业务,而且了解相关岗位的工作流程以及所负责工作在整个内部控制体系中的位置和作用,同时将内部控制最新程序和措施及时发布给全校师生,以便全员执行,并接受全校师生的监督。综上所述,黑龙江省农业高等院校应在构建良好的内部控制环境、风险定期评估机制、内部会计控制体系、监督和评价体系以及加强信息的传递与沟通,建立内部消息公开制度等方面加强内部会计控制工作,为黑龙江省农业高等院校教育事业的腾飞奠定坚实的基础。

作者:姚艳 李海成 单位:东北农业大学

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