信息化背景下对会计基础规范

我国现行的《会计基础工作规范》（以下简称《规范》），是在1993年《会计法》和1984年《会计人员工作规则》等规章制度的基础上，于1996年制定并颁布执行的。该版《规范》结合当时形势对会计工作的要求，对会计基础工作方面的有关内容，做出了较为系统的规定。自实施以来，对提高会计人员职业道德，改进和加强会计基础工作，提高会计信息质量，加强会计监督及内控制度建设等方面起到了一定的作用。但是随着信息技术的高速发展，财务会计的外部环境发生了巨大的变化，目前的《规范》已经很难满足新形势的要求。

一、会计信息化下会计基础工作规范的发展和变化

（一）会计核算工具的变化

会计的基本核算工具由原有的手工记账，依靠算盘或计算器，到现在完全以计算机代替，这一变化对会计基础工作规范提出了新的要求，现阶段的会计工作规范在某种程度上还不能满足需要。作为会计核算工具的财务软件，虽然在开发、应用前经过有关部门的检验，但在使用过程中难免会发生各种弊病，所以应对财务软件实行年检制度，淘汰不适合的软件，提高财务核算质量。

（二）会计核算流程的变化

手工记账前提下，遵循报账———复核———记账———报表的流程，循环往复，周而复始。在这个过程中，手工会计的资料记载在纸上，传递于会计人员、各个小组和上下级之间，凭证、账簿、报表填写单据的效率很低。而会计信息系统的数据存放在电子计算机中，通过计算机网络来传输，大大提高工作效率。原始数据可以在各个数据发生地点直接进入电子计算机中，通过计算机网络传输到会计部门，经会计人员确认后自动产生会计凭证，继而完成账务处理工作。会计核算流程进一步优化，报账、审核、记账成为信息化流程上一个工作站，员工可以通过网络查看单据流转到哪一步，大大增加了会计信息的透明度。

（三）会计核算组织结构的变化

手工会计系统的组织结构和岗位分工，是以会计事务工作特点的不同来划分的，并遵循一定的内部牵制制度。每一步工作都要会计人员亲自去做，不可避免地存在一些重复抄转、环节多、差错率高、数据共享性差，手工做账浪费了人力物力，影响了工作效率。信息化下会计工作，是按照数据处理的不同，来安排组织结构和岗位分工，许多核算环节都可以由财务软件自动完成，如：结转利润、计提折旧、结转成本、结转工资、登记总账明细账、编制报表等。随着信息化程度的进一步提高，会计组织机构重新划分，分成原始数据录入、数据处理、数据分析和系统维护等。由于会计信息和业务信息可以实现集成和同步，会计核算量大大减少，会计部门中的各个岗位进行合并和重新设立。控制职能相对集中，整个会计组织呈现扁平化的趋势。在业务过程高度集成的网络组织中，就会出现个别职能岗位相互融合的情况。

（四）内部控制的变化

手工会计账务处理的安全性和正确性，主要是依赖内部牵制制度来保证的。但在执行过程中，要想完成某项会计业务，必须考虑每个环节，有没有不相容职务同一人担任，重大事项是否由一人签批，通过岗位设置和规章制度加以控制。使用计算机实行信息化管理后，可以通过设置权限口令来实施控制。会计人员可能既从事数据的输入、处理，又负责数据的输出、报送，这就有可能在未经批准的情况下，直接对使用中的程序和数据库进行非法的删改处理，增加了人为出现错误与舞弊的可能性。但是计算机信息化的账务数据都已经录入电子计算机内部的数据库，原有的内部管理和内部牵制等制度部分已经失去作用，其安全性和正确性必须由计算机技术和相应的管理制度来保证，同时会计信息化后的内部控制的重点将放在原始数据输入计算机的控制、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制几方面。

（五）会计人员及职能的变化

手工记账条件下，会计人员按照一定的原则设置账簿，以实际发生的经济业务为依据，记账、算账、报账，做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、按期报账、如实反映财务状况、经营成果和财务收支情况，并履行会计监督职能。传统的记账方法对会计人员要求较低。会计信息化要求会计人员的知识结构不能只局限本专业，而且要有一定的深度和广度，应具备一定的综合能力，既要懂会计专业知识，又要懂信息技术。会计人员的工作，不仅仅局限在简单的记账算账，提供各种会计信息方面，更主要的是在资金管理、决策分析、财务管理等诸多领域中都发挥作用。会计人员从事后核算转变到对经济活动的全过程的核算。

二、信息化下《会计基础工作规范》的缺陷及修订建议

随着会计信息化的不断发展，会计基础工作规范也应该随之改变。其存在的缺陷渐渐制约了会计基础工作的发展。详细说明及修订建议如下：

（一）会计机构和会计人员

1.《规范》第七条对于会计机构负责人、会计主管人员的任职条件做了多方面限定，但缺少对于信息技术、会计信息系统方面的知识和技能要求。但是，如果会计机构负责人、会计主管人员不懂会计信息系统的基本原理、流程，很难想象他们能够有效地推动所在部门的会计信息化工作。建议《规范》增加会计机构负责人、会计主管人员在信息技术、会计信息系统方面的知识和技能的要求。

2.《规范》第十一条至十三条，对于会计岗位的分工，按照岗位职能分为会计主管、出纳、工作核算、成本费用核算、往来结算、制单、稽核等。《规范》中虽然对开展会计电算化的单位规定，可以根据需要设置相应的工作岗位，可以将某些工作岗位结合，但是对信息化会计人员的工作岗位及职能未能进行详细说明。对于信息化程度较高单位的会计部门，按照会计信息资源管理的流程设置岗位和职责，包括会计部门负责人、系统安全运行岗、流程设计维护岗、数据采集岗、数据输出岗、操作日志管理岗、会计信息分析岗、系统内部审计岗等，每一岗位根据权责分离和内部牵制原则设置相应人员和权限，使得系统模块与岗位职责完整一致。

3.《规范》第二章第二节对于会计人员的职业道德用了八条加以说明，从爱岗敬业到钻研业务，从遵守国家制度到保守商业秘密，都做了规定。会计信息化对会计人员的要求更全面，更专业。信息化条件下建议增加：一方面对会计人员的职业道德要求，特别是信息化环境下系统的安全性及保密性，应该通过规范详细说明，加强会计人员的教育及约束，设置权限保证流程的有序化、安全化，通过密码来保证系统的安全性。另一方面，要对网络财务的保密工作提出要求，这种保密工作已不仅仅是对会计人员个体提出的要求，而是一种由计算机专业人员和会计人员共同关注的问题。

4.《规范》第二章第三节对于会计人员的会计交接规定，账簿、报表、印章等现场交接，交接人和被交接人签字时，单位负责人必须在场，会计交接关注的是实物形态、资料保管的连续性和工作责任划分。信息化环境下除了传统会计资料、名章、实物资产等工作对象的交接外，更重要的是信息资源和系统职责的切换、更替和转移，包括职责权限、文件存储方式、系统控制要点、操作日志转接等。建议增加流程及数据库完整性交接程序及规范，对于各操作岗位的账户、密码和权限应单独交接并明确限制过渡期限，即对交接人员交接前后的账户权限等进行过渡期约束，避免新的密码权限生效之前，有人利用时间差进行越权操作或非法使用。依靠技术手段和操作日志制度来完整记录操作过程，对交接全过程进行监督。

（二）会计核算

《规范》用一章四小节的篇章对会计核算做出了要求。会计凭证类型、格式、内容、编号、书写等都有具体的要求，实施信息化后，好多具体要求已经没有了实际意义。

1.《规范》对原始凭证及填制会计凭证做了详细的规定，原始凭证的内容，开据时大小写金额必须相符；一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途；记账凭证的内容；编号的连续；发生错误时的更正；甚至对字迹，数字的书写都有规范的要求。信息化带来无纸化办公，计算机按照预先设定的程序，将经济业务处理过程简单化、规范化、标准化。建议增加对机制凭证的复核工作要求，从信息采集的源头控制，以防止错误的发生。

2.《规范》要求所有的凭证账簿必须打印、装订、存档。信息化环境下，只要系统配置时设置好借贷科目，相关业务人员录入动态数据，系统就会自动生成会计凭证，会计人员无法干预其中，只要系统前期配置正确，业务人员数据录入无误，凭证、账簿及报表就不会有误，并且可以按照统一格式直接从计算机中打印出来。由于信息量较大，打印会对人力物力的造成极端浪费。由于系统中数据来源相同，传统的账证核对和账账核对成为多余，此类账簿的打印失去意义。因此建议不再要求凭证及相关账簿的打印与存档，使用电子凭证、账簿、报表等电子数据，并出台相关政策加以规范使其具有合法性。

3.《规范》规定了划线更正法、红字更正法和补充登记法三种方法，这些更正方法较适用于手工会计核算，对信息化系统完全不适用。信息化系统是业务与财务的高度集成系统，财务数据只是业务事件的结果，系统实行流程化管理，数据来源具有“唯一性”，处理过程“透明化”，流程任何环节出现差错都影响下一环节的处理，对于差错的更正要求从发现处层层更正到源头，而不是传统会计中的仅仅做调账处理。因此建议增加信息化环境下错误更正的程序及规定。

4.《规范》对会计账簿的登记、月结年结的格式、财务报告的编制也做了要求。手工条件下的记账、结账工作繁琐，报表数字出错率较高，影响了会计信息的真实性、及时性。会计信息化带来的不仅仅是核算工具的变化，更是会计核算流程的变化，会计人员工作的重心变化。《规范》关注的应该是如何提高会计人员自身素质，以适应信息化对会计人员的要求。

（三）会计监督及内部会计管理制度

由于各地经济发展不均衡，单位的规模有大有小，因此手工会计核算和部门会计信息化将长期存在下去。对《规范》中不适应现如今手工记账及会计信息化条款应进行修订。会计信息化模式中具有共性的条款应当保留，同时应依据经济环境的变化做出相应地修订。因此《规范》的第四章会计监督，第五章内部会计管理制度，应结合当前《企业内部控制制度》做出修订。为了促进信息化环境下会计核算管理的规范化，提高会计信息质量，有必要对当前执行的规章制度、规范条例进行统一清理、修订，不断完善会计监督及内部会计管理制度。综上所述，目前的会计基础工作规范适合传统手工会计条件下，并在规范会计行为方面起到了一定的作用。随着会计信息化的功能不断扩大和发展，《规范》中很多内容看似合理而实际无效，并且阻碍了会计信息化进一步发展。只要建立基于运行系统的内控机制，从系统结构和功能逻辑上嵌入有效的控制手段来代替传统制度形式，信息化环境下会计信息系统与信息化环境的控制功能能有效发挥，则完全可以放弃目前一些“基础规范”，通过系统本身的控制体系，真正实现会计处理流程与业务控制流程的一体化和集成化。