档案信息对经济社会的影响

本文作者：朱兰兰工作单位：郑州航空工业管理学院

提高信息资源开发利用水平，是落实科学发展观、推动经济社会全面发展的重要途径，是增强我国综合国力和国际竞争力的必然选择。[1]档案信息资源是经济社会全面发展的重要战略资源，对其开发利用是档案信息化的核心任务。构建档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度的指标体系，以量化的数据反映我国档案开发利用的现状、发展进程、存在问题，特别是其对经济社会发展的现实影响力，对提高档案信息化水平，助推经济社会又好又快发展，意义重大而深远。

1档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度的意义

测度是数学概念，测度理论是实变函数论的基础。目前，测度理论应用于社会科学领域，尤其是经济学和管理学方面，如可持续发展测度、信息测度等，主要还停留在测度方法的研究上。信息时代经济社会发展日益依赖信息资源的开发利用，档案是社会信息资源的重要组成部分，其开发利用成效是影响经济社会全面发展的重要因素。科学度量档案开发利用对经济社会发展的影响，成为档案开发利用工作的重要课题，既能丰富档案开发利用的理论，也能更好地指导开发利用的实践，使我国丰富的档案信息资源得以更深层次的开发和更为有效的利用，为经济社会全面发展做出应有的贡献。理论方面，档案开发利用理论以往多侧重于开发利用的策略、方法等研究，对开发利用效益研究不多，而探究档案开发利用对经济社会发展影响力测度问题，可完善对档案开发利用效益的评价，丰富和深化开发利用的理论。实践方面，这项研究能有效指导档案开发利用实践，促使档案信息资源为经济社会发展做出更大的贡献。首先，测度档案开发利用的影响力，有助于坚定档案开发利用的正确方向，档案开发利用是对档案所承载的信息资源加工、输出、接收与运用的过程，以实现档案的使用价值，即档案信息对国家、社会组织及个人的有用性，从而实现其对经济社会发展的推动作用，创造更多的经济和社会效益，所以这项研究可促使档案开发利用工作进一步坚持以社会需要为努力方向。其次，有助于发现档案开发过程中存在的问题，从而分析原因，总结经验和教训，促使档案开发利用工作更加科学、高效。第三，有助于建立和完善激励机制，进一步增强档案开发人员的积极性、创造力和责任感，不断提高开发工作水平，使档案开发利用的目标更明确，成果更实用，为经济社会发展提供更为可靠、准确的信息资源。

2档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度的实质和原则

2.1档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度的实质测度档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力的实质，就是对档案开发利用的绩效进行科学评估。测度作为数学概念，要求测度的指标和结果尽可能量化，但档案开发利用活动受多种因素影响，它对经济社会发展的影响力也是较为抽象的概念，不可能完全用量化的手段来准确测度。这个影响力究竟有多大？应该如何进行测度？笔者认为，采用测度的理念和方法来进行更实事求是，即通过科学评估档案开发利用活动的绩效，达到测度档案开发利用对经济社会发展影响力这一目的。绩效就是对社会组织或个人在一定时期内投入产出情况的综合评价，本身就含有成绩和效益等内容，投入包括人力、物力、时间等物质资源，产出包括工作任务在数量、质量及效率方面的完成情况。绩效既包括工作结果，也包括工作行为，目前广泛应用于经济管理、人力资源管理，甚至用在公共部门来衡量政府活动的效果。绩效评估是从经济性、效率性、效益性三个主要角度对管理活动进行的定性与定量相结合的综合测评，因其综合运用了科学的标准、方法和程序，对社会组织或个人的业绩、成就和实际作为做尽可能准确的评估，因而能较全面、准确地反映社会组织或个人的绩效状况。绩效评估涉及很多方面，仅从基础理论框架上划分，绩效评估体系就包括评估对象及要素、评估主体、评估价值取向、评估的内容及指标体系、评估方法等。对档案信息资源开发利用的绩效进行评估，就是运用科学、规范的评估原则和方法，对一定时期内档案开发利用活动中的种种数据及其成效等指标进行定量与定性分析，做出真实、客观、公正的综合评判[2]。因此，测度档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响力可以借助档案开发利用绩效评估的理论与方法。

2.2档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度的原则档案信息资源开发利用活动受多种因素影响，具有不稳定性，因此它对经济社会发展的影响力也是动态的。为能较为准确地衡量档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响力，必须遵循科学规范的测度原则，这对测度工作尤其是测度指标体系的构建有着直接的指导意义。

2.2.1目的性原则测度活动是一项复杂的系统工程，其指标体系的制定、建立、执行和反馈等一系列活动的目的，归根结底都是希望通过测度，找出问题和差距，寻求改进的方法，以达到更为优化的效果，为后续工作的科学决策和方案优选提供科学依据。所以，测度指标的选取必须目的明确，指标要客观、本质地反映相关内容。只有这样，才能准确测度出档案开发利用的影响力，从而全面实现档案信息资源开发利用的目标。

2.2.2科学性原则一是测度指标体系的科学性。指标的选择与层次划分要符合逻辑思维习惯，且各项指标都要有明确的含义和目标导向，不能太抽象或似是而非，应为可量化的且具有较强的操作性和可执行性；不能仅仅是定性的，还要避免选择模糊含义的指标，以免出现互相矛盾、标准不一、越界划分等错误；同时，指标层次之间的界限要明晰，但各层次指标并非孤立、分散使用的，而是要成为一个系统化的完整体系。二是测度方法的科学性。不能只选取其中的一种或两种方法来进行测度，而应采用多种方法结合进行测度，这样得出的结果更具说服力，更真实有效。三是测度选取的代表性指标的科学性。对于有关的测度指标要进行筛选，所选指标必须典型、有代表性，能科学反映档案开发利用的水平及影响。

2.2.3模糊性原则人们构思一个复杂、系统的测度指标体系时会发现相当一部分指标可能属于定性指标，而且某些定量指标也很难用准确的数值表达，这是被测度对象的属性决定的。同时，测度行为本身也是一种“意识决定论”的体现，往往是测度者观察角度不一、测度方法多样。因此，借助模糊，将数学抽象思维模式应用于档案开发利用的基本理论领域，在追求准确完善的前提下还得允许一定程度的置信区间存在，以系统综合的指标效应反映总体的质量层次，测度效果将更为理想。

2.2.4动态性原则档案信息资源建设是一个动态过程，不同阶段、不同环境下应有不同的建设策略和工作内容；同时，用户新的和潜在的信息需求总是不断显现。由于测度对象始终处于变化发展过程中，档案开发利用影响力测度也应适应其规律，不断总结、改进，修正测度标准，在动态中保持相对稳定，以获得有效的测度数据，为完善档案开发利用工作系统提供科学依据。

3档案信息资源开发利用对经济社会发展影响

力测度指标体系的构建构建测度指标体系是测度档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力的重要环节，如何使指标体系更科学、合理，须遵循科学的方法，本文在分析经济社会环境下档案开发利用的影响因素基础上，初步设计了以下测度指标体系。

3.1测度档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响力需要考虑的因素档案部门是整个社会环境系统的一个要素，必然与其相互作用，而档案信息资源开发利用主要是档案部门的行为，因此，测度它对经济社会发展的影响力，不仅要考察档案部门内部影响到档案开发利用的因素，还要考虑这一行为与外部环境各要素的相互影响。只有全面考察这些因素，测度指标体系的构建才能更全面、科学。

3.1.1档案部门因素档案开发利用就是由档案工作人员通过若干工作环节对档案资源进行开发，及时输出档案信息，满足档案用户的利用需求。档案部门内部影响开发利用的因素，主要有档案工作人员、馆藏量、档案信息资源的加工程度、档案信息服务的效果、有关档案信息资源开发利用的政策与法规等五个方面。档案工作人员是档案开发利用的主体和关键要素，其整体素质和结构状况直接影响着档案信息资源开发利用的成效。档案馆藏是开发利用档案信息资源的物质基础和前提，丰富的馆藏和优化的馆藏结构有助于提高开发利用的效率，无馆藏就谈不到开发利用。档案用户除了需要原始信息，往往更关注经过分析、预测的综合信息，尤其是与经济社会发展密切相关的经济、科技信息，这要求档案部门对档案信息资源深加工，下大力气做好层次深、专指性强的二次甚至三次性的信息开发。目前，档案部门的信息服务还不能满足各类用户的需求，需要充分运用信息网络技术，加大档案网站和数字档案馆建设力度，提升信息服务能力。我国当前在档案信息资源开发利用方面的政策法规体系还不够系统、完善，对档案信息的管理缺少协调和沟通，致使档案信息传播的不同系统职责不清，各行其是，成为制约档案开发利用的重要因素。

3.1.2外部环境因素外部环境因素包括政治、经济、文化、科技等方面，反映着档案信息资源开发利用活动与社会的相互影响。良好的政治环境有利于产生开放和开发档案的方针、政策，档案开发利用政策也影响着政治环境，如档案开放、公布制度的实施，配合了政府信息公开，维护了公民的知情权，从而推动了政治民主化进程。包括经济制度、生产力水平、经济发展规模和产业结构等在内的经济因素，很大程度上决定着档案开发利用工作的规模、速度、水平和效益。档案开发利用是服务性的科学劳动，需要大量经费投入，档案工作者主体因素不变的情况下，经济越发达、投入的经费越多，开发利用工作发展得越快。而档案部门只有做好开发利用，产生一定规模的经济和社会效益，切实助推经济社会发展，才能得到认可，获得更多的经费支持。文化因素指文化事业的发展对档案资源有必然的利用需求。档案真实记载了人类科学进步、经济建设、文化发展、社会生活等各个领域的情况，是科学文化知识的重要储备形式。这一属性决定了档案信息资源开发利用工作与文化环境密不可分，相辅相成。科技因素指科技进步与档案资源开发利用互为影响。现代科技大大加快了档案信息化建设进程，提高了档案部门深入开发档案资源的能力。同时，档案资源中蕴含着丰富的科技信息，运用先进技术对其深层次发掘并服务于科技工作，既充分实现了档案自身价值，也有力推动了科技进步。

3.2档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度指标体系设计据以上测度原则及影响因素，笔者认为，档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力的测度指标应包括三大类，一是档案开发利用规范，二是档案开发利用方式，三是档案利用效益。这三类指标中，开发利用方式主要反映开发利用活动的过程或行为，利用效益主要反映活动的效果，这两项指标都反映了档案开发利用对经济社会的直接影响；而规范是开发利用方式及效果的制度保障，对经济社会间接发挥着影响力。

3.2.1档案开发利用规范该类指标包括制度规范和管理规范,是档案信息资源开发利用工作的保障,主要反映有关档案开发利用的政策法规制度的制订和执行。制度规范主要包括档案的开放制度、公布制度、利用制度和开发制度等，其中开放制度主要规定了档案开放利用程度有多大、如何开放、开放多少档案等，公布制度主要规定公布档案的形式和频次，利用制度主要是档案利用主体、利用程序和内容方面的规定，开发制度主要是开发主体、开发程序和内容方面的规定。管理规范主要是档案工作标准的制定，包括管理标准和技术标准等。

3.2.2档案开发利用方式该类指标主要反映档案信息资源开发利用的方式方法，方式不同则对经济社会发展的影响也不同。如档案展览能够满足人们的社会文化需求和精神需求，产生较大的社会效益；而档案咨询服务，尤其是以用户需求为导向的信息开发服务则会产生较大的经济效益，促进经济社会发展。档案开发利用方式的构成指标主要有：1、档案展览，包括展览的次数、主题等内容。2、档案公共阅览，包括接待利用者人次和提供档案的数量。3、档案信息产品加工，包括档案编研成果和专题数据库的数量。4、档案信息服务，包括档案信息咨询服务、信息增值服务和网络服务等。其中增值服务主要指档案部门与社会力量对已公开档案内容进行研究和开发，把档案内容转变为档案信息知识，包括纸质与电子、文字与影像、目录与全文、丛书与短讯等各类形式的档案信息增值服务产品；网络服务则指档案网站建设和档案信息网上（目录、全文信息）、网上检索等。

3.2.3档案开发利用效益该类指标主要反映档案信息资源的开发利用所带来的经济和社会效益。经济效益指标包括凭证效益、技术转让效益、节约成本效益、设备维修效益、增加产量效益、扩大销售效益等，社会效益指标包括政治效益、文化教育效益、社会档案意识效益等,这两类指标的设计都应根据不同情况而定。据此,本文构建包括四个层次、三大类共24项指标的指标体系（见上页表）,以测度档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响力。四个层次分别为：第一层次表示档案开发利用对经济社会发展影响力总的程度；第二层次由构成档案开发利用影响力的三大类组成，三大类指标分别描述了档案开发利用的规范、方式和效益；第三层次是三大类指标中的二级指标；第四层次是更为详细的三级指标共24项。该指标体系较全面地反映了档案信息资源开发利用对经济社会影响力的主要因素。本文就档案信息资源开发利用对经济社会影响力的测度问题只是初期探索，仅构建出了测度指标体系，测度指标的执行和测度效果的反馈仍可做进一步探究。还有算法的研究，即如何运用这些指标，以量化的手段计算出档案信息资源开发利用对经济社会的影响力，这都是今后继续研究的方向。