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高校财务报账流程研究

摘要:高校除了要开展一系列的教学工作外,还要进行科研活动或发挥服务社会的其他功能,以上这些工作的开展都非常需要高校财务部门的支持和辅助。如果高校财务部门工作效率低下,将会很大程度影响高校各项工作的顺利开展。因此,建设校园信息化、提高高校账务报账流程具有十分重要的意义。本文对高校报账流程中出现的问题及原因进行分析,进而提出基于信息化的财务报账流程,为提升高校的财务报账工作质量提供一定的参考。

关键词:信息化;财务报账;问题;措施

1高校财务报账的内容及现状

高校财务报账是指经办人通过自制及外来原始凭证(自制原始凭证需加盖单位公章),按学校管理要求填写报销单,将相应的原始凭证附在后面,由证明人或验收人签名,经相关领导签字后到财务部门进行审核报销的过程。而高校财务部门内部的报账流程是:审核经办人提交的资料,审核无误后填写报账支出凭证或财政授权支付申请书,交由会计主管审验,最后交由出纳开具支票或支付令加盖印鉴,完成支付的过程。高校属于行政事业性单位,随着信息时代的到来和高等教育事业的蓬勃发展,高校的教育经费也随之大幅增加,呈现收入来源多样化的特点,高校的财务报账工作也变得日益艰巨。不少教职工反映,在进行高校的财务报账时,往往存在报账审批时间长、一次性通过报账难、报账需经常往返等问题,因而大大降低了教职工对财务部门的满意度。而高校报账具有较强的政策性与原则性,加上各种业务繁杂、手续繁琐,财务人员的工作量也大大增加。因此,实现高校报账的信息化,实现高校的业务信息与财务信息相互交融,提高报账效率显得非常迫切。

2高校财务报账流程存在的问题

2.1报账签字审批困难,报账时间长。高校为了提升管理效率,会将部分财务管理权下放至各二级学院,由二级学院作为报销的第一个控制环节。例如实习经费,在报账时需要先经过各学科专业主任及院级相关领导的审批,完成第一个审批环节之后再到校级相关领导部门进行审批。而校级相关领导往往公务繁忙,报账人员要完成所有的签字或盖完章需要耗费大量的时间。而实际上,由于相关领导并不太了解相关的财务信息,最后的审核工作最后还是要由财务部门来完成,大大增加了财务部门的工作量。2.2财务信息不对称。目前高校各级部门,如资产后勤处、人事处、学工处、采购办、招生办及各二级学院等部门都拥有自己的信息系统及相关数据库。加上随着网络化及信息化进程的快速发展,数字化校园平台给师生提供了各种便利。但财务处与其他部门之间却很难实现信息共享,比如报账人到财务处进行报账时,财务审核人因没有及时了解费用的预算及控制情况,因而容易出现报账难的现象。其次,师生极少关注网络平台公布的财务办事指南,对财务报账流程及相关要求不熟悉,比如不能正确填写报销单据等,由此造成的信息缺失也会加大报账的难度。2.3高校财务信息化管理水平不高。主要表现在高校财务信息传递的时效性不高,影响财务信息的实时性、相关性及有用性,无法满足学校相关领导及师生对财务信息的合理需求。另外,财务软件功能存在不足。在信息化环境下,高校普遍实行会计电算化核算,因此,财务软件是高校管理的重要基础。但现行的财务软件还不够灵活,比如高校决策者做出决策或预测时,不能从财务软件中直接得出决策需要的财务信息数据,而是需要先导出相关数据,然后对数据进行加工和分析后才能使用,这就明显降低了信息反馈的时效性,实现高校财务信息化还有一些差距。2.4财务人员工作满意度低,服务质量不高。在高校的部门评价得分中,财务部门的得分往往较低,这是因为在进行财务报账具有较强的原则性和强制性,当因某些单据不符合要求而予以退回时,会引发经办人员的不满情绪,认为是财务人员的有意刁难。其次,随着经费报销项目变得繁多且杂,财务人员的工作量也变得日益繁重,除了要对各项报账材料的合理性及合规性进行审核,如遇不懂报账的经办人员,还需要花费时间和精力为其详细解释报账流程、报账要求等相关财务知识。此外,财务人员与高校教师一样要进行工作量的考核,如工作不能顺利完成,也会影响绩效及奖金的发放,如此环境下很容易造成财务人员产生一些不良心理状态,比如比较急躁、焦虑等,而这些不良的心理状态很难提供优质高效的服务。

3信息化环境下优化高校财务报账流程的相关建议

高校财务报账流程信息化是指借助现代信息技术来协助完成高校的各项报账业务,从而进一步提升高校的财务管理水平与效率。3.1建设数字化校园,实现高校财务活动与业务活动的一体化。充分利用数字化校园建立财务信息一体化平台。比如财务部门可以在该平台及时发布最新的财务法律法规、相关通知或办事指南等,同时为方便师生查询,还可建设经费查询及缴费欠费预览子菜单,如经办人员在办理过程中遇到困难,还可添加交流互动平台,如此可使报账不受办公地点和时间的制约,从而能够提高业务效率,也能实现高校财务活动与业务活动的一体化。其次,通过财务管理系统的全面信息化,可以实现财务部门和学校其他部门的资源共享,可避免信息不对称的现象,可以将高校的财务管理工作由原有的事后体现和控制转向事前、事中进行控制,发挥高校财务报账管理的实时控制作用。3.2实行“无等候”网络预约报账。高校的财务报账比较特殊,报账时间比较集中,一般为期初或期末。业务的集中办理大大增加了财务人员的工作压力,影响了报账的效率。为实现高校财务的信息化建设,为提升服务质量及工作效率,高校财务部门可实行“无等候”网络预约报账。预约报账是指学校设立财务网上报账窗口,报账人员可充分这个报账平台随时随地登录系统,根据业务类别、业务范围及金额等填写相关报账信息,提交申请,打印“预约单”,然后将相关报销单据或凭证及预约单送至财务处,由财务人员于规定时间内予以处理。网络预约报账不仅可以提高工作效率及管理水平,还能缓解财务人员的工作压力,提升服务质量。实行“无等候”网络预约报账时,应充分满足使用者的需求。比如大部分师生都缺乏财务知识,对相关的财经法规及学校财务部门的管理要求并不熟悉,因此,建议该平台的操作系统能尽量简化,附上相关流程,使到操作界面简单快捷、清晰易懂,高效率地完成预约及申报工作。3.3做好信息化下高校财务报账流程的保障工作。(1)加强网络安全,规范操作权限。信息化环境下不可避免需要依赖计算机信息系统和校园网络,因此必须保障信息系统的安全性。比如要特别注意系统如遇黑客入侵、病毒感染时应如何做好应对措施。同时也要特别注意权限的设置及操作,防范操作风险。(2)加强沟通,提高报账效率。与传统的报账方式相比,网络预约报账缺少面对面的交流。当财务人员在进行相关资料时发现问题,比如金额超出规定范围、票据违规使用等,无法及时和经办人进行沟通,此时往往会进行电话咨询沟通。但由于平台的使用对象大多数是师生,财务人员的工作时间也正是师生的上课、开会或科研时间,导致电话沟通有时不及时,影响报账效率。因此,为报账信息化环境下高校报账流程的优化,需加强财务人员及经办人的沟通及联系,及时发现问题,解决问题,提高工作效率。(3)完善系统软件、强化网报系统的操作功能。由于高校财务报账具有办理时间集中性的特点,往往容易造成业务量集中,即集中的时间点上出现网络报账平台的大量访问。为避免系统瘫痪,建议高校财务部门进一步完善系统软件,比如购买相关辅助设备、定期做好备份工作等,不断提升高校财务报账的信息化水平。(4)定期开展财务知识讲座、提高财务管理水平。在利用信息化平台进行财务报账时,经常出现单据填写不规范、发票没有进行分类整理、票据粘贴不符合规范等现象,这也说明广大师生缺乏相应的财务基本知识,对学校的财务制度及相关要求不熟悉。甚至对于一些年纪较大的教职工,由于不太清晰平台的操作而对信息化平台持有排斥心理,因此,建议学校财务部门可对报账人定期进行业务培训,包括财务基本知识的宣讲,如各项经费的使用规定、报销流程、报销单据的合法填写要求、票据的规范粘贴等,这样既可以减轻日后财务人员的工作量,也能提升报账人员的工作能力,减少返工率。3.4提高财务人员的综合素质、充分调动财务人员的工作积极性。为更好地服务广大师生,鼓励财务人员定期或不定期进行业务培训,树立优质服务意识,提升专业技术能力,以良好的心态服务广大师生。此外,建议实行有效的绩效管理,制定可行的激励措施,以此调动财务人员的工作积极性和主动性,从而提升服务质量,提高工作效率。

参考文献

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作者:丘艳 单位:河源职业技术学院

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