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高校财务报账改革探索

摘要:随着网络信息化水平的提高,网络报销模式已慢慢被许多高等学校财务报账工作所采纳。虽然网络报销模式与传统的财务报销模式相比,具有许多先进之处,但是在现实运用过程中仍需改进。本文简单介绍了高校财务网络报销模式,分析了此模式下高校财务报销工作存在的问题,提出了优化财务报销工作的建议。

关键词:高校;财务报销;网络报销模式

一、引言

在互联网飞速发展的今天,许多行业都以互联网为载体优化了生产要素,更新了业务体系,提升了经济生产力,实现了社会财富的增加。高校财务工作模式也在悄然发生改变。高校财务报销工作是高校财务工作的基础,受理全校师生的报销,规范学校资金的使用。随着经济的发展,高等教育事业也迅速发展,高校的财政拨款、科研经费也大幅增加,“报销慢、报销难”问题日益凸显,网络报销应运而生。

二、现行高校网络报销模式流程

网络报销必须依托完善的互联网系统,其基本流程是:登陆网络报销系统→填写报销单→提交报销内容→生成打印报销确认单→整理粘贴原始凭证→相关负责人在报销确认单上签字审批→送至网络接单处→会计核算人员审核原始凭证→财务人员录入系统支付→会计核算人员在报销系统中根据报销确认单自动生成凭证→复核。与传统的窗口报销模式相比,现行的网络报销并没有改变会计核算流程,而是某些流程的执行方式发生了一定改变,主要表现在以下三个方面:一是报销人员登陆网络报销系统的终端(个人电脑)填制网络报销确认单,这样可以降低手工填写错误率,同时也促使报账老师仔细核对原始发票;二是将签字审批后的网络报销确认单送至网络接单处即可,免去了排队等待报销的过程,也降低了和会计核算人员面对面起冲突的概率;三是会计核算人员在填制记账凭证时可以依据报销确认单自动生产凭证,不仅节约了工作时间,还提高了准确性。

三、现行高校网络报销存在的问题

(1)传统的纸质发票已经不适用于网络报销的发展。目前原始凭证均为纸质,由报账老师自己整理粘贴,连同审批过的报销确认单一并送至财务处,一旦会计核算人员审核时发现票据不合理就要打电话退回至报账老师,有时候一笔业务可能需要报账老师多趟往返财务处换票整理,给报账老师带来了很多不必要的麻烦,增加了会计核算人员因制度限制等问题与报账老师起冲突的风险。同时在面对纷繁复杂的纸质发票时,会计核算人员难以鉴别真伪,也会给会计核算工作增加困难,再加之报销时粘贴整理不规范,造成凭证装订困难。(2)审批签字程序繁杂,存在人难找、字难签现象。财务报销业务的审批签字是困扰报账老师的难题之一。为加强学校财务管理、提高资金使用效率,高校都会制定一系列审批制度,然而当老师们打印好报销确认单找领导签字时便会遇到各种各样的问题。比如不清楚该找哪些部门领导签字,超过一定金额又要找哪些领导签字,再或者往返很多趟找不到领导签字,有时候还会出现好不容易找到领导签字了,拿到财务处报销时,却被审核人员告之签错字了。这便导致大量老师在找领导签字前先跑到财务处做全方位咨询,以防找错人、签错字。这样就导致报销单据在某一审批节点停留很长时间,报销周期过长,教职工抱怨,也增加了财务人员工作量。(3)系统孤立造成财务人员重复劳动。高等学校资金流入、流出与会计核算系统并不能融洽实现对接。比如高校的学费收费系统往往和会计核算系统是相分离的两个系统,学费收入的入账是由财务人员在学费收费系统上进行统计,再将统计数据交由会计核算人员入账,由于缺乏监督会造成统计数据失真,也会滋生舞弊行为。在资金支付中,虽然经过十几年的发展,国库集中支付系统取得了长足进步,强化了资金支付监督,然而在实际操作中,由于会计核算系统没有实现和国库集中支付系统的对接,一份报销单据不仅要经过会计核算人员的审核,还要配备专门的财务人员在国库支付系统中录入支付信息,国库支付系统不能直接调用会计核算系统中由报账老师录入的支付信息。同样,会计核算系统也没有与银行系统实现对接,老师们的零星报账款,不能由会计核算系统实时地直接发起支付,还需要财务人员进行数据导出、整理、送银行支付等环节,增加财务人员工作难度与工作量,影响财务报销工作效率。(4)报销人更换频繁,制度宣传形式单一。高校内不仅所有老师都可以作为报账人进行财务报销,临时聘用人员以及学生也都可以进行报销,报销经办人数量多、流动性大,给财务报销制度及信息的宣传带来很大的困难,而且在报销过程中有很多老师反映不了解财务报销制度,不知道该怎么处理具体业务。其实老师们主要是不愿意去阅读纸质或者发布在官方网站的政策文件、办事流程,因为这种方式获取要点的难度较大,问题命中率较低,即时性很差,不能满足快速解答的需求,以往的这些宣传形式已经不能够满足用户阅读、学习日渐碎片化的习惯。

四、优化高校网络报销的建议

(1)电子发票的应用将极大程度地减轻财务人员工作负担。电子发票的应用正在逐渐普及,相信在不久的将来电子发票将遍及各个领域、各个行业。高校财务报销工作正好可以搭上电子发票的顺风车,减轻工作负担、提高工作效率。报账老师们填制好报销确认单后,将相应的电子发票传送到系统,系统可自动识别发票真伪、金额等信息,如信息不对,将上传失败原因实时返馈报账老师,老师们可及时进行修改,直到上传了真实、正确的发票为止。这样报账老师在电脑终端就可以完成报销业务,免去了来回奔波财务处之苦。另一方面,电子发票应用于报销业务,由会计核算系统自动对电子发票进行审核,减少了会计核算人员审核纸质发票的环节,解放了会计核算人员的劳动力,提高了工作的准确性与时效性。电子发票作为附件存档,可以不占空间永久保留,随时调阅查询,同时也免去了月末凭证的装订工作。(2)利用电子签名实现网络系统自动审批。电子签名已经在很多领域应用,而且也符合当今社会提倡环保、节约、信息化办公的理念。将电子签名应用于财务报销工作中可以有效解决报销中的签字难问题。报账老师在系统终端将填写好的报销确认单提交后,该笔业务可由系统根据经费来源、金额大小等分级别逐级地自动送至相应的负责人处进行审批,业务到达时会给相应负责人发短信提醒,负责人也只需登陆系统终端审核业务后进行电子签名审批,不局限于时间和空间的限制。该业务所涉及的负责人在系统中都审批完成后,系统会自动发短信提醒报账老师,可进行下一步操作。这样就不需要报账老师来回奔波找相关领导签字,也避免了找错人、签错字的情况出现。(3)完善系统间对接,实现资金收付自动结算。学校应将学费收费系统、会计核算系统、财政和银行等系统有效的串联起来,避免信息孤岛的产生,实现资金自动收付。对于资金的流入,会计核算系统根据金额直接生成记账凭证,比如产生学费收入时,会计核算系统可直接读取学费收费系统的数据,实时生成记账凭证,既起到了有效的内部牵制作用也提高了工作效率和工作质量。在资金流出方面,经过会计核算人员审核、记账的业务由财政或银行系统实时读取已录入会计核算系统的数据,直接发起支付。会计核算系统通过与银行系统和国库支付系统的对接实现了实时支付,避免财务人员的重复劳动,提高报销效率。(4)固定财务报销人,运用多元化宣传手段。在财政拨款、科研经费都大幅增加的今天,为促进高校的财务服务和管理水平,各个学院都应当设置一个固定的财务人员,负责财务知识宣传与本学院财务报销工作。学校财务部门要加大财务工作宣传力度,定期组织财务制度宣讲班,还要对各学院固定的财务人员组织开展有针对性的业务培训、指导和交流,提高全校教职工的报销业务素质。财务部门还应当采用多元化、适应时代发展的宣传手段对财务报销知识进行普及,为了满足人们阅读学习的随时性、随地性,可以利用微信群、微信公众号等工具及时发布各种财经法规和最新的财务报销工作要求,对财务报销制度进行宣传和答疑,实现财务政策、财务信息及时分享,有助于提高财务服务质量。

作者:康璐 单位:河南科技大学财务处

参考文献

1.殷涛.“互联网+”模式下高校财务报销工作改革探究.教育财会研究,2015(12).

2.于亚利.网络环境下高校会计核算流程再造.会计之友,2016(13).

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