集团公司财务事前监控

财务管理不仅要做好事后的核算，更要做好事前的控制。集团公司因为有二级公司、三级公司多，都要实现事前的控制，可以做得到吗？答案是：可以的。本文中，笔者以一个有80多个单位构成的实际运行的集团为例，介绍如何实现财务的事前控制。

一、财务事前控制所需要的软件

某集团本部负责全集团的财务汇总，有一个本级的财务单位，有9个二级单位，每个二级单位又有7至10个3级单位，整个集团有80多个单位构成，分布在相距几百公里的地域，在各地开立银行账户。该集团实现财务事前控制的方法是：借助于网络技术，实现实时信息传递，编制支出预算，以银行支出凭证为控制点，每张支出凭证都用电脑在系统中打印，对应的开户行约定只接收电脑打印的凭证。没有预算的凭证、超过预算的凭证，电脑系统打印不出银行支出凭证，无法支出财务资金。达到事前控制的目的。

要做到事前控制，首先需要有一套具有预算管理功能、有日清月结的、有银行支付功能的网络系统，它不同于一般的财务电算化软件，它把信息化、网络化很好地应用到财务管理工作中，为财务工作服务。把预算、指标管理、资金控制与会计核算很好地集合，以拨款单据为控制点，随时计算各个项目的指标增加数字、已支出数，把两组数据随时进行对照检查，一旦超指标拨款，就无法打印拨款单据，银行不能支出，达到远程控制的目的。该软件不仅是核算的软件，还是事前控制的软件，还是省、市、县集团数据大集中的软件，是远程指标控制的软件。

二、预算安排

要做到事前控制，需要做好预算安排，年末就要让各子公司、孙公司根据人员数、项目成本等要素编制次年的开支预算。汇总上报总部，总部审核批准各单位次年的开支预算和支出的项目。把预算数放入本系统，各单位开银行支票时，系统自动核对该预算数，如果项目不对、预算超支，就开不出银行支票。多个单位同时使用这套软件，提高财务信息的适用性、时效性、准确性。以前，省市县集团之间多用电话、传真、邮件等传递财务报表数据，传输速度慢、输入和汇总工作量大，有些报表经过层层的传递、转换容易出差错，有的数据传来传去，都超过了时间，时效性差，无法满足管理会计、各级领导决策的需要。该系统使用后，县里输入一张凭证，这张凭证的科目、数据、甚至原始的发票、凭证、照片，在几秒内传送到省里的数据中心。省、市、县领导、财务人员，需要看报表，账本、凭证，无需基层财务人员编制、呈送。可以自己生成报表、账簿、可以直接查看凭证、原始凭证、照片，总部与子单位、孙单位查看数据几乎没有时间差。汇总出来的数字是当前从基层直接来的数字，没有经过中间层的加工的数据，是最原始的、最真实、最准确的数据。原始发票、合同、工程照片都可以看到。用款单位更会认真审核原始单据，防止虚假发票、单据的产生。

会计从事后的核算走向了事前的控制，加快了信息的传递、反馈与控制能力。现在，经过领导审批的指标由省里统一导入到本系统，每拨一笔资金电脑都会随时自动记录、计算，一旦指标超过，就无法开出拨款单，解决了超指标用款、挪用其他项目款项的违纪违法情况的发生。

预算数在年度中期，因为实际情况有变动，经过领导集体研究，是可以变动的，领导层把预算变动了，财务部门要及时调整预算数，如救灾款项，就需要在短时间内调整预算，系统要适合快速变动。资金支出以拨款单据为控制点，随时计算各个项目的指标增加数、已支出数，把两组数据随时进行对照检查，一旦超预算拨款，就无法打印拨款单据，银行资金不能支出，达到远程控制的目的。

支出过程的严格控制主要体现在：用于拨付项目款的银行账户必须上报省局，由省局统一录入系统，如果账号改变也需通过省局修改；付款时全省使用统一的会计科目；对项目工程施工单位设置往来账簿管理，省局在线监查时，通过往来管理查看施工单位的用款情况；项目拨款一旦超出预算数，系统自动视为无效拨款，无法进入到下一环节即银行转账环节；项目拨款成功后，首先生成一张拨款审批单，为了保证拨款单与审批单的一致性，通过校对两份单据上的验证码即可杜绝名不符实的拨款；资金支出拨款完成后，县级单位会计人员将该拨款单转入会计凭证，未转入会计凭证的视为拨款未完成，而一旦转入会计凭证，该拨款单则无法再做任何变动。

从核算会计走向管理会计，把财务人员从繁重的事后核算工作中解脱出来。原来数字输入、计算、汇总，只要一个地方出错、一个单位出错，各级汇总就不平，各级和总部报表就无法做出来，查找出错原因，需要全盘重新检查、计算，工作量十分巨大，经常加班加点。领导看到财务人员整天忙于数字，许多管理的工作、控制的工作都无法布置给会计人员做。现在记账、算账、汇总、做报表、上报，都可以在较短的时间内完成，财务人员的计算工作量减少了，核算轻松了，就可以抽出更多的时间做审核工作、管理会计的工作，以及调查研究工作，事前控制、审查工作。不仅没有降低财务人员的作用，领导更会把管理工作布置给会计人员去做，这样更提高了会计人员的地位。用上了财务网络管理系统，财务人员从原来做数字的奴隶变成现在做数字的主人，更有了主人翁的感觉。

三、系统的稳定性

事前的控制需要注意的是系统的稳定性。因为网络偶尔有断网、堵塞等情况发生，病毒、黑客还将长期存在，如何做好系统的稳定性呢？本系统采用VPN网络实现总部与各子单位的联接，采用数据大集中方式，原始凭证存放在市县子单位，由市县子单位把会计凭证输入系统，把原始凭证进行扫描存入系统，通过网络实时把原始凭证、会计凭证传送到总部的服务器。实现省市县资金的在线管理。本系统包含：指标数据转化、拨款、凭证、账簿、报表以及初始设置、权限管理等。在拨款过程对数据的处理实现预算指标支付的控制、网上对账，总账明细账用软件系统自动登记，报表自动生成，及全省的自动汇总功能。

本系统采用三层B/S架构，采用当前流行的三层结构，Browse/Server方式来构建，运用当前先进的技术、网络编程接口与数据库相连接，构造一个功能强大的应用系统平台。系统采用了后台数据库，用户界面完全通过浏览器实现，一部分事物逻辑在前端实现，但是主要事物逻辑在服务器端实现。WEB服务器、数据库服务器，互为备份，互为切换。实现在任何一台服务器出故障的情况下，另一台服务器在短时间内可以恢复系统的运行。在故障服务器修理好以后，重新启动双服务器运行。

资金的控制主要通过指标账的转换、指标凭证的输入形成指标账薄。拨款单打印时，数据与指标账余额进行对照，如果超过预算数，就不予打印拨款单。拨款单由可以自动生成会计凭证，自动记录明细账、总账。指标账与会计账对照，再加未入账的拨款单数据，随时计算其中的余额，达到控制支出数的目的。

如何做好网络安全是实现在线监控的关键要素。网络安全是指利用网络管理、控制或用技术措施保障一个网络环境里的信息数据的保密性、完整性和可用性。具体地说，网络安全要确保计算机网络信息系统在存储、处理、传输信息数据的保密性、完整性和可用性，确保对授权合法用户的服务和限制非授权用户的服务。网络安全包括两方面内容，即网络的系统安全和网络的信息安全。系统安全包括系统的软、硬件和固件的安全性，包括计算机网络信息系统的CPU操作系统、存储器、路由器等的安全；而信息安全包括信息数据的存储、处理、传输的安全，包括信息的保密性、完整性和可用性。监控系统在保障网络安全上采取了以下措施。

首先，加强安全意识的培训，统一认识。因为一些保障网络安全的先进技术在一段时间过后会过时，需要培养操作人员的安全意识，养成良好的上网习惯才能应对不断袭来的安全威胁。比如及时打好系统补丁、使用杀毒软件进行计算机病毒查杀、不得使用各类移动存储设备在互联网和内网之间传播不安全程序、文件等等。

其次，确保足够资金投资于IT系统的安全项目。例如：防病毒软件、防火墙服务器、加密软件、入侵检测系统、集中安全管理、网络操作行为管理软件、身份认证卡等产品。

网络管理员对全网流量的监测。网络内部的不良流量也可能非常严重地影响到网络关键应用的运行。因此，进行全网的流量监测是非常重要而且是必要的。通过全网流量检测，能够了解网络当中的数据流状况，包括流量大小、来源和目的、由何种应用产生、数据量的大小等。对于重要的支出，需要提前预见，提前准备，最好提前2天或提前几个小时先打印支票，如果没有实际支出，再给予作废。防止在断网期间，无法支出，给工作造成损失。

本系统已经运行2年多时间，总结了一些经验和教训，基本上做到业务流、数据流、信息流、控制流同步作业。可以日清月结，随时生成县、市、省级和全省总部的账务、报表及领导需要的各类数据。为财务的事前控制、资金的实时管理、辅助决策提供及时准确的数据信息和控制手段。