财务辅助工具的运用

【摘要】文章从四个方面具体阐述了如何用好财务辅助工具，以提高财务工作效率。

【关键词】财务工作辅助工具

“工欲善其事，必先利其器”，财务工作要做到高效、精准，为企业当好家、理好财，离不开一些辅助工具的支持。本文结合自己17年的财务工作经验，就如何利用好财务辅助工具，提高财务工作效率做一些探讨。

一、一体化的常用性工具——财务软件

财务软件最大的优势是只要录入凭证，就能自动生成各类明细账和总账，同时根据需要生成各类报表，达到账证表一体化。精细化的账务处理无疑为日后的查账和企业管理及后续财务工作提供了极大的方便，用好、用足现代财务软件的各项功能使其能最大限度提高工作效率，主要可以从以下几个方面作为切入点：

（一）科目设置

科目的设置是账务处理的基础，直接影响企业财务管理的水平，实务中应尽量细化，做到级次分明，一目了然，以达到任何时间向任何人均能提供准确数据的目的，也能方便财务部门今后的工作以及各类内外部审计和相关部门的查账。

企业在实行新准则后，一级科目的代号和名称，可参考的工具书如中国财政经济出版社出版的《企业会计准则——应用指南》中相关内容。二级以下科目可结合财政季度报表、年度报表，国税报表、地税报表，统计报表等相关内容以及企业的实际情况来设置，例如在核算反映企业对社会的贡献度的“2221应交税费”科目时，可根据财政年报《财务指标补充资料表》和地税应交款项明细表的内容，分税种设置，借方反映已交各类税种金额，并和“1002银行存款”贷方数对应；贷方反映计提数，和应归属的成本费用类中各明细税种对应；在核算企业为员工交纳的养老、医保等五险一金时，可在“2211应付职工薪酬”科目下，结合财政年报《财务指标补充资料表》和地税利润表附表内容按五险和住房公积金分设下级科目，再按各具体险种分设三级科目，同时在成本费用科目下根据受益对象分设相对应的明细科目。对于个人承担部分在“2241其他应付款”下同样按具体险种分设，个人承担加上单位承担的金额能与“1002银行存款”相匹配。其他各科目的设置同理，这样设置的优点有如下几个方面：（1）在日常工作中从当月发生额和本年累计发生额两个角度都能很好的检验账务处理的准确性；（2）为审计的截止性测试带来极大的方便；（3）在填制各相关部门报表时也能快速取数，而不必在填制报表时为摘一个数据就要找上半天。为了更清晰反映上述内容，特在文后附上表格以便理解。

（二）凭证录入

凭证录入是使用财务软件的最基础也是最繁琐的日常工作。为提高录入效率和精度，首先必须规范凭证摘要字段。摘要是凭证的一个很重要的要素，是对日常经济业务内容的描述，也是记账的依据，应尽量详细，并且同类业务应尽量格式化、模板化、规范化，使其能高度概括原始凭证所反映的内容，从而达到不翻查原始凭证，即可知道业务内容。不因一时的偷懒，为日后的工作带来麻烦，费时又费力。日常工作中对于常用摘要，可以建立摘要库，免予每次重复录入，直接选择即可。摘要的编制应结合企业管理需要，比如在处理销售收入业务时，应包括以下字段：产品、客户、发票号，按左、中、右字段排列；在处理现金报销业务时，应包括以下字段：报销人、费用类别；当需要提取某类业务的明细账时，可通过过滤摘要包含的最简练的字段快速查找需要的资料。也可通过导出相应的明细账为EXCEL格式，运用函数公式LEFT、MID、RIGHT，根据需要提取摘要栏的左、中、右字段，通过排序、筛选、分类汇总等功能，获得自己想要的分析资料。

其次在制作凭证时，应尽量使用软件提供的各种功能达到快速、高效，如用“复制”功能处理同类业务；或保存为“模式凭证”，下次直接调用；处理跨月错误凭证时，直接用“冲销”功能处理；对于结转制造费用、计提税金等业务时，可通过“自动转账”功能，设定取数公式，直接生成凭证，既准确又方便；处理低值易耗品摊销、无形资产摊销、递延资产摊销等摊销业务和租金、借款利息、固定资产修理费等的预提业务时，可直接使用软件提供的凭证摊销和预提功能，提高效率的同时，又能防止业务处理的遗漏。

（三）核算项目的设置

对于财务人员来说，往来科目下挂核算项目是很熟悉的业务，比如应收、预收下挂客户，应付、预付下挂供应商；同样，资金类科目也可直接下挂核算项目——现金流量。现金流量表的编制一直是企业报表编制的一个难点，而现金流量信息，不仅是企业管理当局进行计划和控制的重要依据，而且对企业外部使用者来说，也会提供他们非常需要的有关企业产生的现金流入能力、现金支出的需要量以及相关投资和理财活动的信息。在编制凭证时直接选择对应的现金流量项目，就能得到即时的现金流量表。费用按部门核算时，同样按部门设置核算项目，结合科目，随时生成所需的各种组合报表。

二、提升效率的实用性工具——EXCEL

EXCEL可以制作出非常复杂，自动化程度极高的报表，其最大的优势在于灵活，是财务人员理想的IT技术工具。财务日常工作应充分应用EXCEL表的各项功能，如条件格式、替换、高级筛选等功能，特别是函数公式，如SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP、时间函数、数组公式、嵌套公式等，可以大大减轻报表填制的工作量和审核量，大量的财务报表之间存在勾稽关系，灵活运用各类函数公式，可直接由源文件取数，达到大部份表能自动生成。一旦修改源文件，引用文件会自动更新，避免了由于疏忽而遗忘修改，提高精度的同时，通过报表的逻辑关系也能发现账务处理过程中的不足之处，及时完善，达到账表的完美结合。

用EXCEL制成各类相关实用模板，能轻松准确完成工作，同时又为企业节约了购买其他小软件的开支。如制作电子版付款申请表和各类银行票据的打印模板，日期自动按系统日生成，从下拉框选择供应商，对应的供应商付款信息即自动显示，输入小写金额即自动显示对应大写金额，直接打印即可；成本计算表的设定，按照期初料、工、费，本期料、工、费，期末料、工、费项目设置，结合月初月末产品状态，解决完工产品成本、库存成本、主营业务成本的取数；产品销售收入和销售成本数据库的建立，为企业的报价、各类分析工作提供了一个良好的平台；供应商付款表加入凭证各要素，如摘要、科目代号、核算项目代号，在录入凭证时，横向平铺窗口，筛选出付款表中金额为非空值的，摘要通过快捷键“CTRL+C”从表格复制，科目、核算项目直接输入代号，即可轻松完成凭证的录入。其他如员工工资、五险一金等也可直接在表上加入科目代号，用公式提取对应金额，生成凭证时选取相应的模式凭证，输入金额即可。诸如以上，大大提高了财务部门的日常工作效率，既高效服务了其他部门，同时也赢得其他部门工作上的更好支持。

三、化繁为简的应用性工具——网络平台

网络时代为企业与政府、银行之间建立起实时信息交换的桥梁，企业能在瞬间通过这个信息平台完成纳税申报、网上支付等工作；比如开通企业网上银行，能实时掌控资金情况，在完成信息实时交互的同时，还能完成信息加工，为财务部门建立资金决策支持系统奠定了可操作的坚实基础。使用电子银行的批量支付功能完成每月供应商的付款，既方便又快捷，改变了以往开具支票，汇票等传统方式，无须在企业与银行之间往返，轻松点击一下，即能完成支付指令；通过网上财务室完成发放工资、现金报销等业务，加强了内部控制的同时，又防范了风险和舞弊。

另外，企业在申报国税、地税、出口退税时，直接运用网络平台，完成申报后，相关部门即能从企业账户中扣取申报税款，减少了重复工作，提高了效率。企业内部网络平台，汇总了各部门的信息，从而为财务当家理财，制作各类分析报表，更好地为企业的决策提供了依据。

四、不可或缺的备用型工具——财税法规

面对千变万化的经济形势，为了顺应发展，国家会适时出台各种调整政策，财务人员不但要熟悉财务处理，也要对国家和地方性的财税法规及办事程序都能适时掌握。如新修订的三大流转税增值税、消费税、营业税暂行条例自2009年1月1日开始施行，其中固定资产进项税可以抵扣可使企业税负大大降低，出口退税率的调整直接影响企业的出口；应对当前全球金融危机，国家更是加大了财税政策支持力度。

财务工作是一份很严谨的工作，若不及时了解相关法律法规和有关优惠政策，处理不当，则可能会造成企业不合理支出，甚至形成税务风险，让公司遭受或大或小的损失。在国家、企业、职工的利益天平上，严格遵循法律法规，规范财务工作的各个环节，是企业稳健发展的良好保证。

合格的财务工作者，应当有效依托财务软件，熟练掌握EXCEL，灵活用好网络和配套政策，协同工作，并结合管理技能的学习，使自身素质和业务水平不断提高，尽心尽责，为企业提供尽善尽美的财务服务。

参考文献：

[1]企业会计准则——应用指南.中国财政经济出版社，2006.