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论知识经济档案管理体系的重构

1高校档案管理工作现状和不足

受社会环境和自身条件等各方面因素的影响,目前我国高等院校的档案管理工作,无论是管理理念、组织机构、服务方式、队伍建设等各个方面,都存在一定的问题和缺陷,突出表现在以下几个主要的方面:

1.1管理理念相对滞后,管理工作被边缘化

由于人们对档案管理工作的重要性缺乏充分的认识,过去的档案管理“重收藏轻使用”,致使高校档案管理工作逐渐被“边缘化”:长期以来,高校档案管理工作侧重于经验性的传统管理,侧重于对档案的收集、整理、编号和入库等传统的“收藏”和“保管”工作,仅仅注重数量管理而忽视了质量管理。在档案的借阅和利用方面,管理人员处于相对被动的‘守株待兔”状态,缺乏主动的、走出去的服务意识和市场竞争意识。与此同时,在档案信息数字化建设方面,高校档案管理工作者持顺其自然的态度,缺少开拓、创新的精神,致使档案管理创新工作进展缓慢。

1.2档案管理机构设置老化,发展空间狭窄

目前,我国高等院校档案管理机构形式各异,组织机构相对比较涣散。许多高校档案管理部门或隶属学校办公室,或挂靠于学校图书馆,或附属于校内某个部门,档案管理工作的主体地位存在缺失,在一定程度上影响了档案工作的生存和发展空间,进而影响了档案管理工作的创新和开展,影响了高校档案管理工作的法制化、程序化建设,档案馆的数字化建设整体水平偏低。

1.3高校档案服务方式、内容、对象单一

受多方面因素影响,我国高校档案管理工作者缺乏主动的服务意识,在档案服务工作实践中,大多习惯于传统‘等客上门”的老模式,档案服务内容大多局限于纸质案卷的查阅、复印、打印等传统服务,较少提供可查阅的电子案卷,甚至不能提供电子文件搜索服务;操作方式习惯于传统的手工操作,电子化、自动化水平较低,工作效率必然会受到影响;在服务对象方面,传统的档案服务对象,主要是校内师生,较少对校外提供服务,档案开发利用怠于创新。此外,高校档案管理还存在人才紧缺、管理团队建设滞后,以及档案管理信息化程度不高等诸多问题。也正是高等院校档案管理中存在的诸多问题,造成了高校档案管理工作的被动局面。在当前以信息化、数字化为主要特征的知识经济时代,高校档案管理工作必须与时俱进、不断创新,关键要在转变管理理念、优化机构设置的基础上,优化高校档案服务工作,以更好地服务于客户,服务于经济、社会发展的实际需要。

2高校档案管理体系的重构

知识经济带来了经济和社会的巨大变革,也对高等院校档案管理工作提出了新的要求。针对我国高等院校档案管理工作中存在的诸多问题和不足,重构高校档案管理体系,关键要做好以下几方面的工作:

2.1构建科学发展、持续创新的管理理念

行为创新、理念先行。重构高校档案管理体系,首先要求重构高校档案管理理念。首先要转变内部思想,在档案管理实践中,彻底摒弃“重收藏轻使用”的理念,要跳出“大而全”、“小而全”的片面观念,从时间、空间、环境等多个维度,全方位思考问题,实现档案管理规范化、制度化、服务化的有机结合;在外部环境营造过程中,高校档案工作者要摒弃传统、保守的理念,要立足于经济社会发展的实践,以开放创新的姿态,广泛通过学术交流、专项合作、联合开发、调研学习等多种形式,加强与外部的交流与合作,积极拓展档案管理工作的内涵和外延,拓展高校档案管理工作的生存和空间,提高学校档案的利用效率。另一方面,在宏观管理理念定位方面,高校档案管理工作应始终坚持“科学技术是第一生产力”的理念,通过持续创新,推动高校档案管理工作的不断改进。高校档案管理工作的创新,要始终立足于档案管理的实际需要,提高工作的积极性、主动性和前瞻性,要进一步明确高校档案“藏为所用,以用促藏”的观念,要明确“收集是手段,利用是目的”的理念,使高校档案管理的创新得到持续、稳步推进。

2.2健全组织机构、科学规范管理制度

重构高校档案管理体系,必须按知识经济时代特色和要求,健全高校档案管理的组织机构。近年来,随着我国计算机技术和网络技术的快速发展,数字化校园建设工作深入推进,高等院校档案资源的开放性需求越来越强烈,高校档案管理的重要性日渐突出,建设现代化档案馆的呼声也越来越高。因此,高等院校应该与时俱进,将学校档案馆升级为独立的二级单位,通过明确档案工作的主体地位,为档案馆各项工作的顺利开展提供制度保障。其次,在组织机构建设方面,应结合知识经济时代档案管理工作的实际需要,结合高校档案管理“人员少、任务重”的情况下,构建科层扁平化的管理模式,并建立分权式的决策参与制度,使高校档案管理工作具有一定的挑战性。要通过建立一种紧凑、干练的扁平化组织结构,节约管理费用,并充分发挥计算机的辅助作用,提高档案管理工作的信息化水平;再次,要在扁平化管理的基础上,持续提高管理的专业化水平,学校档案馆要细化科室的岗位职责,建立了主副岗工作制度,既有明确分工,又有团结协作,共同完成建设现代档案馆的目标。

2.3创新服务模式、构建多元服务平台

创新高校档案管理工作服务模式,关键是要在创新服务理念的基础上,结合学校档案管理工作实践,构建多元化的档案服务管理工作平台。具体来讲,首先要提升档案服务管理工作的整体质量和水平。特别是在服务方式的拓展方面,要充分利用网络、电话、微信、微博等现代化的传播媒介,为客户提供多样化的远程服务,以更好地满足客户的实际需要。与此同时,还要建立网上档案馆,面向校内外不同主体开展网上搜索、网上借阅、资料下载、在线浏览等多样化服务。特别是要借鉴校园平台、校园平台,强化高校档案知识的普及,实现对高校档案资源的深度开发和利用。要在积极挖掘新客户的同时,使档案服务由传统的管理控制型向现代的服务引导型转变,以此提高学校档案资源的利用效率。

2.4加强队伍建设、强化团队合作意识

重构知识经济时代高校档案管理体系,要求我们加强高校档案管理队伍建设,强化团队合作意识。具体来讲,一是要尊崇人的全面发展观,按照“以人为本”的理念,在尊重档案管理工作者个性差异的基础上,鼓励全面发展,构建“以知设岗、以岗定津、拉开档次、按岗分配”的激励机制和考核机制,从而充分调动档案管理工作者的积极性和主动性;同时,要鼓励职工通过外出调研、业务培训、专业学习等形式,加强学习提高,从而为职工搭建施展才华的有利平台,为他们创造自由发展的空间,提升职工的业务素质和理论水平。此外,还要通过“引进来”的方式,吸引高层次的复合型档案人才加入到档案管理队伍中来,以此优化档案管理队伍结构,提升学校档案管理工作的整体水平。另一方面,在加强队伍建设的同时,还要强化团队建设:学校档案馆从实际出发,以“重知识、重能力、鼓励知识创新”为指导思想,对束缚人才发展的机制和制度进行改革,发挥“传、帮、带”的作用,通过有力的团队建设,使高校档案管理工作者在思想上、感情上、心理上对单位产生认同感和归属感,为重校高校档案管理体系奠定良好的人才基础、队伍基础。

2.5创新管理方式、加强信息化建设

重构高校档案管理体系,要求我们注重技术传承创新,加快档案管理工作的信息化建设。具体来讲,首先要构建文档一体化管理模式,要在以手工传承为主、以计算机管理为辅的基础上,加大了对档案管理的信息化建设投入力度,特别要构建纸质与电子文档同步归档机制;要遵照“主次分明,突出重点”的原则,逐步实现馆藏案卷的数字化,建立了网络档案资源数据库,建立了网上档案馆,实现了对电子文件、电子数据的一体化管理;其次,在档案的信息化建设方面,要注重档案管理信息系统的升级,实现学校数字化共享平台的对接,持续提高学校档案管理工作效率;再次,要注重创建档案信息服务网站,及时更新档案工作动态,为档案用户提供了快捷便利的服务,持续提高学校档案管理的信息化水平。

作者:魏红 单位:湖南广播电视大学

参考文献:

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[2]胡唐明,郑建明,秦嘉杭.“螺旋”向度下的知识管理研究[J].情报杂志,2016(1):104~108.

[3]石杰.知识视角的企业战略管理[M].北京:海洋出版社,2008.

[4]李晖,李科峰.信息化时代高校档案管理工作创新刍议[J].档案管理与创新,2014(1):78~81.

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