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高校工作效率提升方式探微

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一、当前办公室工作职能的不足

1.自身价值定位不准,对自身认识不足。以学院办公室工作为例,作为教学辅助部门,办公室需要协调上下,为教师学生做好基层服务工作,可以说是内容上十分繁重、琐碎和复杂。因此,高强度的工作有时也难免会出现“脸难看、门难进、话难听、事难办”的现象,导致工作效率不高,影响职位的服务形象。这些都与工作人员的自我认识不到位有关,对于自身的工作价值没有给予正确的认识,导致服务意识不强,观望等待,缺乏积极主动为基层服务的工作热情。2.制度不健全,管理不流畅。俗话说“无规矩不成方圆”,高校办公室应健全各种制度,提高办公室的工作效能。但很多高校的办公室建设中没有明确办公室部门的角色定位,导致办公室工作职能混乱,各职权的行使分工不明确、管理不到位的现象时有发生,甚至偶尔出现工作失误。3.办公自动化使用与建设方面不足。传统的办公方式效率低下主要表现在:文件泛滥;电话频繁,会议效率低,解决问题缓慢;公务复杂性增强,组织分工不明确等。传统的办公方式正在逐步地退出舞台,办公自动化的发展是办公室建设的重要硬件标准之一。我校自去年实行OA办公自动化以来,在很大程度上提升了办公效率。但是作为学院办公室的一员,我发现,公文流转在校级层面多为电子化,而学院层面则有时因为任课老师及相关人员不能熟练操作系统,从而影响了OA系统效能的充分发挥。4.部分重要职能缺失。新形势下高校办公职能发生着从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变。作为学校的中枢部门,参与领导的决策参谋、调查、辅助的作用,但人员短缺、管理理念落后等因素影响着办公参谋与协助的能力,同时带来的督察督办效果的不足,甚至有时会出现“决策雷声大,执行雨点小”和“决策果断,执行软弱”以及“决策都知道,执行无人抓”的现象。

二、提升高校办公室工作效率的有效途径

1.管理科学化。一是明确分工,对办公室工作要按性质合理分工,各司其职,责任到人,精诚协作,形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。二是量化考核,要建立岗位目标责任制,从办公室领导所应承担的责任到每个工作人员肩上的任务,都要科学合理地设置,尽量做到细化、量化、操作性强,并且对事务性的岗位,如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节,制定规范目标,对以效率质量为主的岗位,制定效率质量目标。三是靠实责任,对领导交办的任务要“热心办、马上办、办得好”,不推拖、延误。2.协调规范化。沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。重点在协调方面,要特别注意做好上情下达和下情上报,既有纵向的沟通,也要有横向的联络,充分发挥好办公室的桥梁纽带作用,这就要求我们必须找准位置,选好切入点,充分发挥综合协调作用。情况综合、工作协调确实不容易:综合情况角度要准,有理有据,准确可靠;协调工作要有力度,横到边,竖到底,发挥最大效能。办公室是一个整体,要使这架机器正常运转,就需要各个岗位和全体工作人员之间的相互合作,充分发挥“一盘棋”作用。3.服务优质化。优质服务的关键是创新。新形势下,要强化超前服务的意识,力争由被动服务向主动服务转变。一方面,要善于分析、总结办公室工作的规律,积极运用这种规律努力增强工作的主动性;另一方面,要增强工作的计划性,科学规划工作,注重超前预测,既要想领导之所想,更要想领导之未想,及早发现工作中可能出现的问题和困难,并提出相应的对策,掌握做好工作的主动权。要强化服务全局的意识,实现由只办好具体事务向当高参转变。要强化优质服务的意识,实现按“惯例”办事向开拓新局面转变。要优质服务,以实现工作“零差错”为标准,严谨细致地做好每一个环节的工作,特别是要克服墨守成规的经验主义做法,面对不断发展变化的新形势,善于应变求新,尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞,为工作的顺利开展提供全过程的优质化服务。4.业务精通化。工作人员的基本业务素质是顺利完成工作任务的根本保证,尤其办公室工作既繁琐复杂又具体细微,每项工作对于个人的要求也不尽相同,没有资深的业务素质,就很难顺利完成办公室工作。因此,我们应该将提高办公人员的业务素质能力定位于办公室部门发展的必由之路,多为其创造深造学习的机会,提高个人的综合素质能力,积极开展个人专业工作的学习活动,精研业务知识,丰富自我的知识体系,为办公室工作打下良好基础。5.信息超前化。信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。在信息内容上应捕捉亮点,关注热点,剖析难点。在信息质量上应把握真实性、时效性、超前性,在信息拓展上应在观察、思考中求新,在比较、对照中抓新,在发展、变化中出新。在通过以上五个大的方面来提升效率的同时,办公室工作还应该做好长远规划,切实将办公室工作效率的提升与部门的战略目标有机结合起来,确保工作效率的提升始终围绕工作效果的提升,为南京农业大学创建一流农业大学的目标服务。

作者:李珣 单位:南京农业大学公共管理学院

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