管理理论在技术经济的运用

本文作者：王建设李慧民工作单位：西安建筑科技大学

一、引言

目前,管理理论广泛应用于企业管理、工程项目管理等社会各方面,并取得了显著成效,但很少有人把它应用到技术经济工作中去。所谓技术经济工作就是对工程项目进行投资估算、效益分析与预测,以便给决策者提供科学合理的经济方面的决策依据或结算依据。随着我国加入/WTO0和市场经济的繁荣,对技术经济工作质量和效率的要求越来越高,为此必须分析技术经济工作的特点及影响其质效的因素,然后对症下药,灵活运用管理相关理论提高质量与效益,适应市场需求。

二、技术经济工作特点

11涉及的专业多如做一个矿井初步设计概算,要计算矿建工程、土建工程、设备安装工程概算,这就涉及到采矿、土建、机械、总图、给排水、采暖、供电、通讯、环保和技术经济等专业,技术经济专业人员除了掌握本专业知识外,还需要对其他各专业知识有个大概了解。21信息交换频繁技术经济专业人员要接受其他各专业人员提供的资料,而且这些资料可能随时修改,因此与其他各专业人员之间信息交流较多。31计算量大技术经济专业人员要估算各种费用,套用的指标多,计算量大,而且由于业主的要求及专业设计人员的设计思路在设计期间可能随时改变,导致提交的资料随时修改,而数据间的联动性强,修改一个数据就必须修改环节汇总、总表、评价参数等,使得计算量更加增大。41任务急、时间紧由于技术经济专业处在其他各设计专业的下游,其他专业资料几乎都在最后几天同时提交给技术经济专业人员,而设计文件的最后出版时间已定,这就要求技术经济专业人员必须在短时间内完成任务,因此时间紧迫。

三、影响质量与效率的因素

11基础资料准备不足做技术经济工作前需要准备大量的资料,如概预算定额、设备材料价格汇编、取费文件、税率、已建单项工程实际造价指标,项目概况、项目特点等,这些资料如果收集不全,就会影响质量和效率。21信息传递失真各相关专业之间传递资料失误,尤其是上下游专业之间,往往存在着信息传递失真的情况,上游专业把资料修改了,没有及时通知下游专业,导致下游专业给经济专业人员提供的资料因变动全部作废。如机械专业人员将设备尺寸提交给土建专业人员,土建专业人员据此设计厂房,并将厂房资料提交给技术经济专业人员,技术经济专业人员据此估算投资。可后来机械专业人员设计思路变了,重选了工艺设备,而没有通知土建、技术经济专业人员,直到项目负责人汇总时才发现,这样土建、技术经济专业人员返工工作量大。31定额指标与实际市场价差别大由于定额指标是一个综合平均价,且具有滞后性,因此,随着施工技术的不断改进、物价水平的不断变化以及地域的差别,按定额指标算出来的工程投资有可能比实际市场造价高得多或低得多。41工作方法不当无项目管理意识、用人不当或人员搭配不合理、计算方法低效,设计的计算表格无自检性和连接性,改一个数就得改一串数等。

四、提高质量与效率方法

11运用项目管理过程理论把技术经济工作本身当作项目进行管理从理论上讲,项目所含若干阶段的每个阶段都含有启动、规划、执行、控制和结束五个过程,它们是通过所产生的结果来加以连接的,同样,项目管理过程也相应地由输入(启动阶段)、计划过程、执行过程、控制过程和输出(收尾过程)组成,各过程之间相互联系重叠如图1所示。技术经济工作间,需要消耗一定的资源,必须达到特定目的的一次性任务,符合项目的基本特征,即一次性、独特性及渐进明细[1]。如做某个矿井的初步设计概算,它必须在业主规定的时间内完成,需要消耗人力、软硬件设施等资源,所完成的概算书必须符合国家有关文件规定。因为每个矿井有与其对应的独一无二的概算,所以它具有一次性和独特性,又因为它随着设计的展开,逐渐明确工程构成内容及其造价,所以它是渐进明细,因此它是项目。树立项目管理理念,对技术经济工作的每个过程进行管理,就能提高质量与效率。具体来说,就是在各个过程做好以下工作。(1)输入过程主要是初选项目组成员、准备好硬软件设备、收集基础资料。(2)计划过程主要是用多目标规划模型确定所需的人员类别和数量,即根据时间、工资费用、人员素质高低等约束条件选择满足管理目标的最优人员组合方案;应用工作分解结构(WBS)和责任矩阵,确定每个人员的工作内容、进度安排及质量考核指标;核算成本费用,做好成本计划,如购买设备、文件资料、办公纸张、人员差旅费等;应用计划评审技术(PERT)[2]编制总体进度计划,如何时出差收集资料、何时完成投资估算,何时完成效益分析,何时出版等。(3)执行过程主要是准确、快捷地收集项目相关资料,如:设计规模、征地费、采矿权价款计算规定、地区价差综合调整系数、地震烈度、海拔高度、取暖期、矿井涌水量、开拓方式、提升高度、当地主要材料价格,资金来源及比例、贷款利率;地方规定的取费文件及劳保费率、人均工资、电费、地面塌陷费、邻近矿的经营成本、总成本、流动资金、产品销售渠道、最可能的售价等,根据信息集成的思想进行数据集成,设计小组共享集成数据;应用市场调研、查询设备和材料价格汇编等方法快速查询设备材料价格;编制投资估算表,尽量使报表文件格式标准化,提高应变性;应用经济评价软件,对项目进行财务评价,测算经济效益指标,编制说明书;自检,防止漏项、错项。(4)控制过程主要是按计划中的质量考核指标对每个人的工作随时抽查,掌握各自进展情况,发现问题,及时纠正;随时根据业主的要求调整计划,保证进度;根据项目的进展和变化情况,随时调配人员,核算费用,保证费用支出在计划的合理范围内;为保证质量和效率,尽量不鼓励加班,以使大家工作时精力旺盛,效率更高,事半功倍;鼓励大家发扬团队合作精神。(5)收尾过程主要是全面检查、校对整个项目的文件资料,投资计算结果是否正确,有无遗漏,依据是否充分,评价指标是否正确,评价结果是否可靠,可行性研究的结论是否阐述准确,是否满足业主的事先要求等;打印出版成品文件,检查有关附表、附图、附件是否齐全;将本项目有用的资料保存归档,并总结工作心得,以备后用。21运用多目标规划理论优选人员在项目的计划过程,需要根据多目标规划理论选择最佳的人员组合。所谓多目标规划是研究在某些限制条件下,同时考虑多个目标的最优化问题[3]。可根据业主的要求和单位的工期、效益目标要求,建立目标函数,然后求解以确定人员。下面举例说明这一理论运用。如某造价咨询公司现有技术经济人员20人,其中:教授级高工2人,高级工程师5人,工程师10人,助理工程师3人。现欲做某矿井初步设计概算,要保证质量,如只让教授级高工做,则2人需20天完成;如只让高工做,则5人需12天完成;如只让工程师做,则10人需8天完成;如只让助理工程师做,则3人需40天完成。假设业主要求15天完成,教授级高工日工资100元/人;高工日工资80元/人;工程师日工资50元/人;助工日工资30元/人。由于公司领导考虑在做此项目期间,随时可能有新的项目任务,因此要求设计时间越短越好,设计人数越少越好,最多不超过5人,另外,考虑到公司的经济效益,要求成本越低越好(假设除工资成本外,其它成本固定不变),工资成本最多不超过4200元,问该公司领导如何安排项目组成员?显然,这是一个典型的多目标规划问题,设公司领导安排教授级高工、高工、工程师、助工人数分别为x1,x2,x3,x4;根据题意,教授级高工、高工、工程师、助工每人每天完成工作量分别为/40,1/60,1/80,1/120,为计算简化,设助工每人每天完成工作量为1个单位,则教授级高工、高工、工程师每人每天完成工作量分别为3,2,1.5个单位,该设计任务总工作量为120个单位,于是有目标函数:Minf1(x)=120/(3x1+2x2+1.5x3+x4);Minf2(x)=x1+x2+x3+x4;Minf3(x)=(100x1+80x2+50x3+30x4)@120/(3x1+2x2+1.5x3+x4)。约束条件:-x1+2\0,-x2+5\0,-x3+10\0,-x4+3\0,-(x1+x2+x3+x4)+5\0,-120/(3x1+2x2+1.5x3+x4)+15\0,-(100x1+80x2+50x3+30x4),@120/(3x1+2x2+1.5x3+x4)+4200\0,x1,x2,x3,x4为非负整数,求解此题可得:费用最小的解是x1=2,x2=0,x3=0,x4=3,f1(x)=13.33,f2(x)=5,f3(x)=3867;工期最短的解是x1=2,x2=0,x3=3,x4=0,f1(x)=11.4,f2(x)=5,f3(x)=4000;人数最少的解是x1=2,x2=0,x3=0,x4=2,f1(x)=15,f2(x)=4,f3(x)=3900。31建立项目管理信息系统,实现信息资料共享管理信息系统涉及系统的规划、开发、管理和信息技术工具的应用,其目的是帮助人们完成与信息处理和信息管理相关的一切任务。而信息技术是指各种以计算机为基础的工具,人们用它来加工信息并支持组织对信息的需求和信息处理的任务,它包括键盘、鼠标、显示器、打印机、调制解调器、文字处理软件和操作系统软件等[4]。在技术经济工作项目的执行过程中可以利用信息技术,创建项目管理信息系统实现业主、其他专业人员、技术经济专业人员之间信息资料共享,避免信息传递失真,从而缩短了时间和空间。此外,将所做过的每个项目资料输入项目管理信息系统数据库,可便于今后做技术经济工作时快速查询参考。41模式化作业在执行过程中编制投资计算表时,尽量规范化,各表格之间自动连接。如项目投资计算总表与矿建工程投资计算表、土建工程投资计算表、设备安装工程投资计算表、其它基本建设费用计算表以及建设期贷款利息计算表自动连接,这样一旦某个专业资料修改时,只需修改该专业的投资计算表就可以了。这种模式化作业的优点是减少了计算修改量,提高了工效,避免漏改,保证了质量,同时为后续项目提供示范。