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外经贸监督机制问题探索

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本文作者:张世辉  工作单位:东方国际服装中心

(一)外经贸企业内部控制环境有待改善美国COSO报告(1993)中关于内部控制环境的分类主要包括:员工诚信原则和道德价值观、执行与技能、董事会或审计委员会、管理哲学与经营风格、组织结构、责任分配与授权、人力资源政策与实施。控制环境决定了其他控制要素能否发挥作用,是内部控制其他要素发挥作用的基础,直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业内部控制目标的实现。控制环境中较为重要的是经营管理理念以及人员素质问题。然而,我国的多数外经贸企业并没有意识到内部控制对企业经营发展的重大意义,甚至很多外经贸企业的管理人员将内部控制单纯的理解为对于各个部门的约束和限制,因此并未建立起一套完整的内部控制制度。有些企业虽然建立了内部控制制度,但并未有效执行,导致内控制度形同虚设,没有起到应有的作用。此外,参与制定内部控制制度以及内部控制制度执行人员素质不高,多数外经贸企业公司内部控制专业人才储备不足,人才缺乏是大部分企业在内部控制建设方面面临的普遍问题。第一、我国内控控制制度实行较晚,大部分内控人员均来自财务岗位,专业知识比较局限,在管理方面具有综合分析能力、能够胜任内部控制工作的人才较少。第二,企业对于内部控制工作的重视程度不够,没有将最优秀的人才安排在内控岗位。第三,对于一些中小企业来说,内部控制尚处于起步阶段,还没有培养起熟悉内控流程、掌握内控评价机制的人才。(二)外经贸企业内部控制相关制度不够健全外经贸企业属于商品流通企业,它的贸易性质、产品结构和业务流程多种多样,资产流动性大、周转快。因此外经贸业务流程控制不到位,导致业务运作流程不畅,严重影响企业的经营效率。同时,我国外经贸企业公司治理结构不完善,导致了组织结构控制缺位。一些小的外经贸企业还停留在传统的家族式企业管理观念中,重经营轻管理,高度集权制,主要依靠内部人治理,而不是形成互相牵制互相制约的管理控制体系。主要表现在责任不明,缺乏分工,岗位权责与控制点不清。因此在各个流程运行过程中并没有按照授权审批制度施行,导致越权审批,以及滥用职权现象严重。科学合理的管理模式应该是保证企业内部人力资源、物力资源以及信息资源达到合理配置,充分发挥各项资源的作用,从而提高工作效率。健全的组织结构,流程控制体系还能起到相互检查与制约、防止和纠正各种错弊的控制作用。(三)内部审计落后,没有有效的监督机制内部审计曾被誉为“管理者的耳目”,是对内部控制进行的再控制。内部审计经常为被管理层提供改进企业经营、风险管理的方法及改进内部报告的途径。现代内部审计的职能已由传统的监督、评价拓展为确认与咨询服务,关注控制、风险以及公司治理。内部控制的执行不力很大程度是由于内部监督不当引起的。审计机构不够健全、人员编制不足和知识结构欠缺是外经贸企业普遍存在的问题,由于内部审计部门并没有给带来直接的经济利益,有些外经贸企业的内部审计部门形同虚设,没有起到内部监督的作用,在机构调整时,总是先撤销内部审计部门。甚至有的中小外经贸企业没有设置内部审计部门,就更谈不上什么内部监督了。(四)风险管理落后,缺乏有效的风险管理机制每个企业都面临着来自外部与内部的风险。管理层必须时刻关注并重视企业各个方面的风险,并采取相应的措施来管理这些风险,使不利的风险降到最低。确定和分析风险的过程是一个持续的过程,是有效的内部控制的一个关键性因素。外贸企业与一般商业企业相比,所面临的风险既有相同之处又有很多独特之处。首先,面临着国际国内两个市场中存在的风险。主要包括汇率风险、国际商场价格变动风险、信用风险、政治风险以及国际金融风险等。由于主要为外国客户,对于外国客户信用情况的了解比较困难,由于立法方面的差异,对于客户在法律上的约束也受到限制,这给企业在客户选择上带来了风险。其次,国际结算方式、贸易方式、贸易规则等也增加了外经贸企业的风险。尽管面临着如此高风险,一些企业风险意识仍没有提高到应有的高度,风险意识仍然较为薄弱,主要表现在管理决策的主观随意性和盲目性较大,决策时往往根据经验,而缺乏相应的风险评估机制,并且风险管理方法落后,缺乏对于所有重大风险定量的预警指标的制定以及有效的风险管理机制。

(一)优化外经贸企业内部控制环境内控环境直接影响着外经贸企业内部控制机制的建立,是内控制度得以执行的前提。第一,外经贸企业管理人员应培养现代公司治理理念,建立良好的企业文化氛围来引导员工参与到公司的管理当中,形成自下而上的内控制度执行机制,使控制环境逐渐与企业文化相融合,加强对内部控制的教育宣传,从而充分认识到内部控制的重要性以及对企业发展的意义。第二,重视人力资源,提升员工素质。员工素质的提升直接影响内控制度的实施,内部控制最主要的是各个岗位中人的控制,没有人力资源的支持,内控控制也就无从谈起。此外,还要重视员工与企业共同发展,使员工个人的发展与企业的发展融为一体,对员工进行管理理念、专业知识与技能培训,只有从上到下所有的员工都意识到内部控制的重要性,并自觉按照内部控制制度要求规范自己的行为,这样才能保证外经贸企业切实有效地贯彻实施内部控制制度,从而保障外经贸企业持续稳定的发展。(二)完善外经贸企业内部控制制度,加强内部控制执行力度针对外经贸企业在内部控制制度上存在的问题,其主要应该在组织结构控制以及业务流程控制上加以完善。首先,企业要在良好的公司治理结构的条件下建立合理的组织结构控制制度,如授权审批制度,岗位职责分配等。一方面组织结构要服务于公司的整个发展战略,要考虑公司的长远发展目标;另一方面,要保证各个岗位权责分明,并使其形成相互制约,互相监督,避免出现一人多岗,岗位职责不明确,或者责任与权力不匹配从而滥用职权的情况发生。其次,重视业务流程控制,完善业务流程控制制度。由于外经贸企业业务环节多,价值链较长,同时涉及国内国外众多产业链,因此更应该建立合理的流程制度,减少不必要的程序,优化增值作业环节,设置关键控制点,这样才能提高经营效率,使内部控制制度更好的发挥作用。在完善制度建设基础上,更为重要的是加强内部控制的执行,并在实践的基础上不断改进和加强内部控制制度。因此外经贸企业一定要严格按照审批权限执行,在制度执行的各个环节进行严格的控制和监督。(三)加强内部审计内部审计是为增加企业价值,改善企业经营而进行的确认和咨询活动,内部审计对企业风险管理加以评估与改善,关注内部控制领域中的风险,评价控制标准的适当性,检查是否存在薄弱环节,从而为管理人员提供合理的经营管理建议。因此,内控控制能否发挥其应有的作用,还要有健全的内部监督机制。一方面,内部审计人员与管理层合作,制定适当的评价标准。组织实施内部控制,进行风险自我评估,从而提高内部控制效率、降低控制成本。另一方面,管理层甚至业务的直接操作人员更多地参与到运行和维持内部控制过程中,使员工、内部审计师与管理人员合作评估控制程序有效性,共同推进内部控制的评估与建设,通过内部控制自我评价,内部控制可从事后发现内部控制薄弱环节转向事前防范。(四)加强对外经贸企业内部控制的主要风险防范外经贸企业面临更为复杂的经济环境,随时面临着各种风险,无论何种风险,企业都应该保持应有的关注度,建立可以辨认、分析和管理风险的机制,确认高风险领域,并加强管理。外经贸企业应强化风险意识,制定全面风险管理相关规划和应对风险的方案。这是由于风险无处不在,大到企业的战略目标,小到每个员工所在的岗位都会存在风险,如果企业没有针对各个风险的控制点,建立有效的风险管理系统,及时捕捉各种信息,觉察潜在风险,通过对风险的预警、识别、评估、分析、报告等措施,对财务风险和经营风险等进行全面防范和控制。那么企业往往会遭受严重的损失,甚至可能给企业发展带来致命一击。

对于外经贸企业而言,内部控制不容忽视,应该引起公司治理层、管理层的足够重视。但是,也不能照搬内部控制框架盲目进行内部控制,要结合行业特点以及企业内部特点,找准关键控制点,建立一套与企业自身发展战略相适合的内部控制的体系,并将内部控制制度真正的落实到实处,从而降低风险,促进外经贸企业实现其发展战略。机制问题探索

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