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办公室工作经济学分析

“经济”一词起源于希腊,原意是管理一个家庭的人。经济与人息息相关,经济学就是研究人类如何管理自己的稀缺资源,如何使用稀缺资源生产有价值的商品的学问。办公室工作就是在现有条件下,优化协调单位中的人、财、物,使各要素充分发挥作用,实际上履行的是一种管理职能。只不过经济学要求管理决策讲究理性,依理决策,而办公室工作主要是人与人之间的互动协调,包含领导与基层之间的上传下达、部门与部门之间的沟通协调、内部员工之间的分工合作。办公室工作既要讲究科学性,又要讲究艺术性。

一、办公室工作的经济学解释

办公室工作繁杂琐碎,方方面面的沟通协调并非一帆风顺,资源配置很难完全做到科学合理,通过信息调研很难掌握全局。工作中基层职工不理解、部门配合不如预期、原定计划方案与实际不符等问题都可能出现。运用经济学原理对此予以解释,有利于我们保持清醒的头脑,理智、冷静地思考应对措施。

(一)理性人

经济学是基于一系列假设来构造其理论框架的。经济学中最重要的假设就是理性人。人总会“理性”地作出选择,即从自己的本能愿望出发,做对自己最有利的选择,争取个人的最大利益。无论是办公室内部分工还是组织之间配合,简单、成熟、易出成果、对个人发展有利的工作从来不缺人做,而有难度、费时费力、付出多回报率较低的工作几乎没有人愿意干。尤其是涉及人员和流程较多时,常常会出现推诿、拖延等问题,造成工作效率低下。如果没有规章制度和职业道德的限制,这几乎是一定的。运用理性人的理论可以合理地解释这一现象,理性人总会优先选择投资回报率高的工作,配合其他部门的工作相比自己的工作而言并没有那么重要。推己及人,我们需要做的是承认这个事实,并考虑应对的办法。

(二)资源的稀缺性

资源的稀缺性是各类管理工作存在的根本原因。如果物品是无限的,那么劳动就不再是必须的,人们就不需要做任何选择,社会上的各种现象也就不会出现了。资源的稀缺性应用到办公室工作中,具体的表现是,办公用品及设备、车辆、会议室、各类预算经费甚至食堂供应的广受欢迎的菜品都是稀缺的。稀缺就有竞争,理性的经济主体会倾向选择最多、最优质的资源。这就需要办公室统筹考虑,制定尽可能公平公正、科学合理的分配规则。当然任何组织或个人都不可能占有所有资源,这就会涉及选择成本。经济学的成本是指为了得到一件物品需要付出的最大代价。这个代价是指有可能从其他方面获得的所有利益。经济学上称这个成本为机会成本。因此我们在做任何选择时,都要按照比较成本优势的思路,做自己最有比较优势的决策,而不是什么都想试一试。

(三)信息的不完全

信息不完全,原意是指市场参与者不具有关于市场环境状态的全部信息。我们可以将这一理论扩大到除了市场活动以外的各种选择行为。实际上,任何组织或个人在做选择时,都不具备完全的信息。但在实际操作中,我们经常会忽略这一点。马克思曾认为市场经济杂乱无章,不如计划经济井井有条,但计划经济还是失败了。其原因就在于,计划如此大的经济体,需要异常庞大的基础信息作为支撑,然而这种条件从来就不具备。具体到办公室工作,就是要随时保持警惕,每一次调研都可能因为调查方式、样本、分析方法等的差异漏掉一些信息。因为信息不完全,任何规则或制度都不可能让所有人满意。工作中,我们希望制定完美的计划和方案,按部就班顺利达到期望值,但经常会有突发状况或没有预见的种种事件打乱我们的步调,因为信息处在动态变化之中。

二、办公室管理的经济学建议

(一)正视理性人的自私性,合理分工,规范流程

每个人的比较优势不同,决定了社会分工或者专业化生产的必要性。社会分工和专业化生产的好处是:职责明确、分工合作、熟能生巧、积累知识。就办公室管理而言,部门内部应建立精细化管理模式,按照“定岗、定责、定标准”的要求,明晰岗位职责和考核办法,合理设定每个岗位的权限大小、任务目标、工作量等,使每项工作目标明确、责任清晰,每个工作人员各尽其责。办公室的各项工作内容如何分配、操作顺序如何安排、每个环节如何控制,按照从始到终、环环相扣、无缝衔接的工作流程,形成一整套科学、规范、可操作的运行模式,使办公室工作始终处于一种规范有序的状态。

(二)认清资源的稀缺性,制定规则,统筹安排

资源是稀缺的,就要从全局考虑,严格按照制度和流程办事。办公室既要维护制度和政策的权威性,又要做好制度和政策的解释工作。尤其是当资源稀缺到一定程度时,更要坚持公开透明和公平公正原则,坚决杜绝想当然、随意性、开后门,在整个组织内树立起规则意识。对办公室工作人员而言,工作任务繁重时,时间也是稀缺的。制定工作计划和安排工作任务时要充分考虑各项工作任务和时间安排的机会成本,权衡比较成本优势,结合轻重缓急和难易程度,有效提高工作效率,变被动为主动。

(三)承认信息的不完全,留有余量,加强控制

在作决策、制定规则之前,要尽可能充分地收集信息,拓宽信息收集的渠道、范围和方式,增强样本的典型性和代表性,加强数据筛选和分析的科学性。有条件了解其他单位、部门或经验人士成功的方式方法,可以少走很多弯路。要充分意识到人预知未来的能力是有限的,所以无论是安排日常工作还是做计划和决策,都要留有余量和退路。工作任务尽量提前安排完成,不要因为拖延症陷入忙天慌地拼命、乱七八糟地对付的陷阱。信息是动态变化的,计划可能赶不上变化,避免凭经验办事,加强事前、事中、事后的检查、评估和控制,尽早发现缺陷并及时调整。

三、结语

办公室工作的琐碎性、突发性决定了必须依靠科学的管理理念、管理方法和手段,才能使各项工作从被动向主动、由忙碌繁杂向规范有序、由“过得去”向“零差错”转变。在当今这个信息时代,办公室更离不开现代化的管理武器。经济学原理为办公室工作提供了理论解释,让决策更趋于理性,有利于办公室效能更好地发挥。

作者:唐黎标

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