生态环境保护档案规范化管理思考

摘要：祁连山生态环境保护档案作为在工作中形成的具有参考利用价值、应归档保存的各类形式和载体的历史记录，是今后祁连山生态环境保护工作查考、借鉴、利用、决策的重要依据。应坚持相关性、补充性、价值性、系统性原则，分部门研究制定其文件归档范围和保管期限表，加强对各部门收集归档文件的审查审核，全面提升祁连山生态环境保护档案的规范化管理水平。

关键词：祁连山生态环境保护档案；档案工作；规范化管理

祁连山是国家西部生态的安全屏障，是河西走廊绿洲城市的生命之源，是张掖人民赖以生存的根基。作为在祁连山生态环境保护工作中形成的具有参考利用价值、应归档保存的各类形式和载体的历史记录档案，是祁连山生态环境保护的重要组成部分，也是今后工作查考、借鉴、利用、决策的重要依据。

一、祁连山生态环境保护档案管理中存在的问题

张掖市祁连山生态环境保护档案工作受诸多因素的影响，发展很不平衡，档案基础业务普遍较为薄弱。随着祁连山生态环境保护工作任务的日益繁重，档案资料收集整理、立卷归档工作也越来越紧迫。祁连山生态环境保护档案存在资料缺失，各类文件收集不系统、不完整，立卷归档不规范、保管条件较差、查找利用率低等突出问题。

二、提升祁连山生态环境保护档案工作规范化水平的对策

1.全面收集整理，科学立卷归档。做好档案资料的收集整理，确保各类资料的齐全、完整，是规范化建档工作的基础。在漫长的祁连山生态环境保护历史进程中，形成了许多具有重要查证和参考价值的文字、图表、声像、实物等各种类别和不同载体的档案资料，这些档案资料政策性强、涉及面广、时间跨度长、牵扯部门多。在收集整理中，我们坚持相关性、补充性、价值性、系统性原则，对各部门现有档案资料进行认真分析，分部门研究制定了祁连山生态环境保护档案归档范围和保管期限表，进一步明确了收集范围和时限要求。加强了对各部门收集资料的审查审核，做到目标明确，有的放矢。要求各部门立足各自职能职责，对本区域、本系统保存在档案馆室和分散保存在各领域的所有祁连山生态环境保护档案进行全面普查和盘点，制定普查计划，列出普查清单及缺失档案资料目录，采取赴上级部门及周边省市档案馆查阅、复制等形式收集，尽可能将缺失资料补齐补全，做到应收尽收。在此基础上，我们选派业务骨干，深入相关部门加大对管档人员的业务培训和指导力度，按照国家档案局和行业规范要求，现场指导做好立卷归档工作，准确划分归档范围和保管期限，统一标准，确保档案准确、整齐、美观。先后指导督促各县区及环保、国土、水电、林业、祁连山自然保护局等职能部门，收集整理各类档案近3000盒（卷），部分单位还建立了专门档案室。2.加大设施建设，强化规范管理。实现档案管理规范化标准化，是做好档案工作的关键。我们以档案室规范化建设为抓手，指导督促祁连山生态环境保护重点建档单位不断加大资金投入，加快档案室建设改造进度，积极改善档案保管条件，确保档案资源安全。近两年来，全市国土、环保、林业、湿地管理等部门，想方设法投入专项资金280余万元，开辟专门档案用房，购置了密集架、防磁柜、五节柜等档案设施，并按照“八防”要求，配备计算机、复印机、扫描仪及防盗监控、自动报警、除尘和温湿度自动调控等设备，极大地改善了档案管护条件。同时，还要求各部门配备具有一定生态环境保护专业知识、档案管理知识、计算机基础知识，并能胜任档案管理的技术人员担任档案管理员，从事档案管理工作。在加快纸质档案规范化建档的同时，要求各相关部门充分运用各种数字化手段，加快存量纸质档案的数字化加工，配套档案数字化管理系统，建立规范化、标准化、可共享的目录数据库和全文数据库，实现祁连山生态环境保护档案信息管理、查询利用的标准化。3.深入挖掘提炼，积极开发利用。在加强规范化、标准化管理的同时，还要求各部门充分利用祁连山生态环境保护丰富的档案资源，加大编研开发力度，深入挖掘整理组织机构沿革、大事记等通用性编研资料，通过查阅利用、信息提供等方式，为祁连山生态环境保护提供决策参考。比如，张掖市市环保整改指挥部抽调专门人员，对祁连山生态环境整改全部关停的各类矿山企业档案资料进行了系统全面整理，完善了相关照片档案，建立了查询目录数据库。甘肃电投河西水电开发公司以祁连山生态环境保护整改落实为抓手，切实加大对各类档案资料的收集整理，制作了专题图片展和整改图册，归集完善了各水电企业统计资料。与此同时，我们还联合市电视台专题策划，精心选材制作了档案电视专题片《绿水青山金不换———张掖市档案局加强祁连山生态环境保护档案工作纪实》，生动再现了祁连山生态环境保护档案工作的历程。4.靠实工作责任，强化指导检查。在祁连山生态环境保护规范化建档工作中，我们始终本着对历史负责、对现实服务的态度，强化工作措施，对各县区及重点建档的17个部门分片包干，责任到人，由分管业务的副局长带队，坚持每月上门开展一次指导检查，及时指导解决档案收集整理归档及查询利用过程中出现的问题，有效推动规范化建档工作任务的落实。目前，祁连山生态环境保护档案工作已列入全市重点工作督查计划，按照《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》和《甘肃省档案条例》等法律法规要求，由市督查考核局、市档案局负责开展专项执法检查。采取媒体曝光、下发通报、限期整改等形式，加强监督检查力度，以确保祁连山生态环境保护档案工作各项任务落地见效。

作者:吴居善 单位:张掖市档案局