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水电工程项目档案规范化管理探讨

摘要:随着社会的不断发展,对电力资源的需求日益加大,水电工程项目建设日益增多,因此水电工程项目管理工作的重要性也逐渐突显。水电工程项目档案管理是项目管理中最重要的内容之一,档案管理质量直接关系到建设项目质量,然而在实际的水电工程项目档案管理中存在较多问题,规范性不强,对水电项目建设造成了不利的影响。本文分析了新时期水电工程项目档案管理中存在的问题,并提出解决策略,以期加强项目档案的规范化管理。

关键词:新时期;水电工程;项目档案管理;规范化

在新时期,我国大力倡导低碳经济,支持开发水电等清洁、可再生能源,随着社会对电力资源需求量的日益加大,我国水电工程项目也在高速发展。但在实际工作中,水电工程项目档案管理存在较大的问题,作为项目投产后运行、维护的重要依据和工程历史成绩的信息记录,水电工程项目档案管理缺乏规范性,档案管理水平不高,对水电工程建设造成了不利影响,阻碍了工程的验收和达标投产。因此,要加强对水电工程项目档案管理的重视,解决管理中存在的问题,提高档案管理的规范性[1]。

一、新时期水电工程项目档案管理的重要性

水电工程项目档案是水电工程建设中重要的组成部分,是整个工程建设过程的真实体现,其中记录了水电工程项目建设中各项活动的信息数据,是企业生产运营管理活动中重要的信息资源。在水电工程项目中,项目档案管理直接影响到一个工程的建设发展,建设中所有的问题都可以在档案中发现,并需要借助档案解决,因此工程中项目档案管理具有极大的重要性[2]。项目档案资料是水电工程项目建设的重要工作依据和历史凭证,能为项目安全生产、运行维护、专项审计等各环节工作、问题等提供信息支持和依据,是提升项目建设水平的重要手段。全面、真实、系统、准确的项目档案能有效提高建设效率和项目质量。

二、水电工程项目档案管理中的问题

(一)管理制度不完善。由于水电工程具有规模大、涉及施工单位及人员众多、牵涉专业广、时间跨度长等特点,导致了水电工程档案管理工作具有很强的复杂性。因此,如果项目档案管理制度不完善,则会导致各部门之间无法相互配合,责任划分不明确,容易出现各种工程建设问题。在水电工程项目进行中,各机构和单位不只是处于相互独立的地位,相互之间的联系更紧密。水电工程项目档案管理机制不健全,则会导致相关工作人员对档案管理的重视度不强、责任意识不高,而不健全的管理制度难以约束相关建设工作,难以遵守相关制度[3]。不规范的管理制度导致了项目档案管理中存在诸多问题,诸如管理者管理意识不高、材料不齐全、信息虚假等,无法保证档案资料的完整性、准确性和真实性。(二)档案管理人员专业素质不强。由于企业对档案管理的重视度不够,导致了其配置的档案管理人员存在管理意识不强、管理专业素质不高、责任意识不高等问题。企业的项目档案管理人员通常是由各部门人员兼任,而且流动性大,且专业性不够。如此一来,就难以培养专业且富有项目档案管理经验的高素质人才,使得档案管理人员在整理、编辑及管理上存在问题,导致管理工作效率不高、质量无法保证[4]。很多企业项目档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不够,认为只需要简单地记录,做好保存和提取工作,没有更好地做好日常整理、归纳工作,导致档案管理不善。(三)档案管理监督力度不够。很多企业项目档案资料存在失真的问题,甚至出现偷工减料、拖延工期等未曾记录的现象,严重降低了档案真实性和完整性。在项目档案管理过程中,相关监理单位未将监督管理责任履行到位,只是对工程质量进行监理,忽视了项目档案的监管。表现在资料形成中档案规范性不强,没有督促施工单位严格完成档案资料管理,催促力度不强,审核把关不严,档案移交过程存在大量手续不全、签名盖章缺失等情况,导致档案资料不完整、不真实、不准确,影响整个水电工程项目建设。

三、新时期水电工程项目档案规范化管理

(一)完善水电工程项目档案管理制度。要做好水电工程项目档案管理,首先就要从源头上打下良好的基础。从完善水电工程项目档案管理制度开始,在水电项目工程开始之前,企业应深入了解国家及水电行业对项目档案管理的要求,提高对项目档案管理的重视程度,制定完善、科学的档案管理制度。管理制度中应明确各建设单位、参与部门、施工人员的工作责任,促进各建设单位进行档案规范化管理。水电工程项目各参与单位应根据各自单位的实际情况和工作任务,结合相关规定制定出一套包含档案管理各项环节的管理制度,从档案资料日常收集管理、整编、移交保存等方面入手,规范档案管理流程[5]。同时,要做好考核、监督工作,严格贯彻制定的管理制度,保证档案资料的完整性、真实性、准确性。(二)加强档案管理人员专业素质。项目各参与单位要加强档案管理工作重视宣传教育,加大企业对档案管理工作的重视,提高档案管理人员规范化管理意识。各参建单位要加强档案管理队伍建设,通过建立专业、固定的档案管理部门,保证各项目档案管理的稳定性。企业定期组织档案管理知识、技能相关培训,不断提高档案管理人员专业水平和综合素质,让档案管理人员全面掌握档案管理工作。同时,各单位应加强技术人员的档案管理工作的认知教育,让技术人员了解档案资料的整编和管理等,提高档案管理水平。(三)加大档案管理监督力度。工程项目档案管理是一个系统的管理工程,少不了监督管理。因此,要加强监理单位的监督管理工作,不仅监督工程质量,也要监督工程项目档案资料质量。监理单位和各建设单位应严格按照规范化管理制度对档案管理进行监督,定期和不定期检查、指导各单位档案整编工作,项目工程师和审查工程师严格审查档案资料,对资料整理的分类、组卷、编目等进行规范化审查,确保档案资料的完整性、准确性。通过有效的监督检查,发现、找出各参建单位项目档案管理工作中出现的问题,给予及时地分析和解决,不断完善项目档案管理工作,提高档案管理质量。

总之,水电工程项目是一个复杂、庞大的系统工程,而项目档案管理能真实记录项目的建设过程,为其提供工作依据和支持,清晰反映整个建设过程的问题,并有助于应对解决。因此,建设单位要加强项目档案管理,通过完善水电工程项目档案管理制度、提升档案管理人员专业素质、加大档案管理监督力度等措施,不断规范水电工程项目档案管理,提高档案管理水平,助力项目建设顺利进行。

参考文献:

[1]程荣娟.浅析水电工程项目档案管理存在的问题及措施[J].城市建设理论研究(电子版),2017,12(21):37-38.

[2]胡佐君,罗谢.创新模式全员参与全力抓好流域工程项目档案管理[J].四川档案,2017,15(2):42-43.

[3]任小华.浅议新时期水电工程项目档案的规范化管理[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集(上)[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:2017(1).

[4]艾月琴.水利水电工程档案管理创新[J].中外企业家,2015,16(15):162+164.

[5]唐敏燕.浅谈龙滩水电站工程项目纸质档案数字化建设[J].红水河,2013,32(4):95-98.

作者:熊轶玲 单位:广东水电二局股份有限公司

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