文档控制在国际工程项目管理中的作用

摘要：在国际工程项目管理中，文档控制涵盖了工程项目设计、施工、管控和调解的各个方面，它对于国际工程项目的质量保障和监管提供了必要的书面材料。文档控制要点主要是建立完善的文档一体化与现场控制体系，搭建基于工程项目管理的文档控制平台，完善文档控制的编码规则和命名规范。在实际工作中，我们要参与合同谈判，明确项目文档的职责范围，确定项目特色，为项目文档控制提供依据，组建文档控制中心，配备文档控制中心人员，搭建文档控制平台，建立标准化文档控制体系。

关键词：文档控制；国际工程项目；项目管理

文档控制是国际工程项目管理中不可或缺的重要内容，它主要是指在国际工程项目执行过程中，根据工程项目方的合同要求，依据项目管理方所批准的项目文档控制程序，通过现代技术和科学手段所开展的文档项目控制和管理，从而能够实现国际工程项目管理的科学性、可控性和节约性。文档控制在国际工程项目管理中主要涉及到两方面职能：一方面是对国际工程项目开展有效的文档信息统计和追踪，保证如实记录国际工程项目的施工进度、状态信息和管控信息，保证项目文档的完整性、有效性和可追溯性。另一方面是建立完善系统的项目各类文档管理、流转体系，保证项目文档的准备、印发、归类、存储和废弃都能得到有效的管理和控制。

一、文档控制在国际工程项目管理中的作用

在国际工程项目管理中，文档控制涵盖了工程项目设计、施工、管控和调解的各个方面，它对于国际工程项目的质量保障和监管提供了必要的书面材料，主要的分类及其作用表现为：1.国际工程项目文档控制的分类在国际工程项目实施过程中，文档控制管理涵盖了八个方面的信息资料：国际工程项目管理的公共信息和外部信息记录，从而保证工程原始资料的完整性；国际工程项目概况信息记录，能够完整反映国际工程项目的基本状况；国际工程项目的施工信息记录，能够完整反映项目的工程现状；国际工程项目的施工技术资料信息记录，能够充分体现项目的施工技术；国际工程项目的目标控制信息记录，能够反映项目的目标管控；国际工程项目的计划统计信息记录，能够如实反映项目的施工进度；现场管理和工程协调信息管理记录，能够如实反映项目的施工管控；商务信息记录，能够有效开展项目的财务管控。2.国际工程项目文档控制的作用在工程项目管理中，开展有效的文档控制措施，它能够保证工程项目方、项目经理和设计工程师能够及时发现施工过程中出现的问题，保证施工各方能够拥有第一手的施工资料，能够有效衔接施工项目和工程设计按照施工计划和工程进度如期完成，从而可以对工程项目的质量提供保障和管控。（1）建立工程项目的公共信息和外部信息的历史档案，它能够保证国际工程项目的原始档案的完整性，当工程设计或者工程施工不能达到合同要求时，它能够提供完整的法律依据。此外，完整的公共信息和外部信息也可以给其他相似的项目提供参考。（2）在施工过程中如果出现项目经理、项目监理等管理人员的更替时，继任者可以调取文档控制管理中的项目文档信息，了解工程项目的工程现状、施工技术、施工进度和施工管控等相关信息，为后续工作提供便利条件。（3）国际工程项目面临着国际环境、投资资金和施工环境的变化，如果造成工程项目的施工实践延长或者停滞时，通过文档控制信息，能够保证无论什么时间恢复施工，工程管理者和施工人员都能够有资料可查，避免因为个人记忆的缺失而影响项目施工。（4）减少在国际工程项目施工过程中的投资方、项目管理方、施工方和业主之间的纠纷，避免因为各国相关法律或者工程条例的局限所引起的合同纠纷，有利于在施工过程中，各方出现误解和争议后的调节。（5）在工程建设过程中，如果出现国际间的法律纠纷和财务纠纷，并且造成停工情况，通过文档控制管理可以为争端调解、仲裁和诉讼提供必要的书面证据。

二、文档控制在国际工程项目管理中的控制要点

在国际工程项目管理中，文档控制应该侧重建立完善的文档一体化与现场控制体系，创建科学的文档控制平台，完善文档控制的编码规则和命名规范，才能让文档控制为国际工程项目更好服务。

1.建立完善的文档一体化与现场控制体系

在国际工程项目管理过程中，文档控制管理是一个重要模块，而建立文档一体化就显得尤为重要。在项目管理过程中，应该强调电子文档管理的连续性和信息内容的完整性，实现传统的文档档案管理向综合型信息档案管理的过渡，从而实现国际项目的整个项目管理都能实现文件记录和档案管理。而施工现场的文档控制是文档一体化的管理核心部分，要求文档控制人员必须亲临施工现场，加强对于工程项目的文档资料收集，保证文件管理的质量，并为后续的档案管理工作提供便利条件。实践证明，只有在施工初期就建立完善可靠的文档一体化体系，加强施工现场控制，才能保证文档管理与控制的质量，才能为国际工程项目的质量管理提供完善的保障。

2.搭建基于工程项目管理的文档控制平台

随着信息技术的飞速发展，它也带动了文档控制管理的信息化和系统化建设，随之也产生了大量的电子文件和信息文件，而国际工程所特有的项目复杂性、多方人员参加以及跨地域等诸多因素，决定了工程项目涉及的施工需求、设计建议、工程准则、建设方案和项目会议等都需要文档化、标准化，方便查询和调用。因此，在工程项目的文档控制中需要建立一套完善的文档控制平台方便项目组成成员调取和查询。在文档控制平台中需要创建多套多样式的文档模板，保证需求、建议、方案和会议等不同场合的需求。而为了保证在众多纷繁复杂的文档中找到需要的文档，就需要在文档控制平台中建立完善的文档目录管理体系，而文档控制人员在输入和保存文档的时候，需要注意文档的基本信息填写，保证按照文档目录进行分类，确保使用者在查询的时候能够根据文档定义做到快速查询。

3.完善文档控制的编码规则和命名规范

在国际工程项目管理中，文档控制的核心工作就是文档内容的规范性和科学化，而这就需要在文档控制中完善文档的编码规则和命名规范，保证利用标准化程序来开展文档控制管理工作。在国际工程项目管理中，需要文档控制工程师根据国际标准、行业准则、企业规则、施工管理需求，建立一系列通用的文档控制管理体系文件。在工程项目启动后，文档控制人员需要根据项目计划、施工进度、合同需求和地域需求，在通用标准程序文件的基础上编制规范的项目文件编码规则和命名规范。在整个项目管理周期中，要保证文档控制管理体系能够涵盖从产生到存档保存的各个环节。而为了保证文档控制的管理人员和使用人员能够方便查询和调取，应该在文档控制管理文件的基础上再编纂操作性较强的手册，提供给需要者查询。

三、国际工程项目文档控制的步骤和方法

在国际工程项目文档控制中，需要深入了解国际工程项目所在国家的行业标准和业主需求，履行完善的文档控制步骤，保证整个文档管理科学有效，可以从合同谈判入手，建立齐备的文档控制体系，主要为：

1.参与合同谈判，明确项目文档的职责范围

在国际工程项目的合同谈判阶段和项目工程执行初期，文档控制工程师就需要介入到合同谈判中的相关文档控制条款，将合同要求的施工合同条件、招标投标、工程监理制度和合同管理制度的文档控制内容做到如实记录，保证文档控制管理工作有制度可循，做到认真严谨，符合国际标准和项目要求。

2.确定项目特色，为项目文档控制提供依据

工程项目文档控制工作是一项专业系统的工作，而国际工程项目又带有明显的地域性和复杂性，其工作内容和控制特点都决定了文档控制人员必须系统掌握项目文档的程序、流程和方法。在国际工程项目的文档控制初期，文档控制人员需要认真准备文档控制程序文件，认真了解过程所在国家的行业标准规范，组织项目投资方、施工方和业主提供相关文档控制文件，并且认真估算项目文档的数量、种类、来源、规格等，将文档控制中心建设纳入到工作日程，保证项目文档的控制能做到有备无患。

3.组建文档控制中心，配备文档控制中心人员

在国际工程项目中，文档控制的工作量庞大而琐碎，需要根据工程项目的设计、规模和进度安排各种专业人员进行分工协作，组建文档控制管理团队，规划项目文档控制的人力分配计划，确定文档控制中心的软、硬件配置和项目服务器的规模。在实践操作中，文档控制中心需要由文控经理领衔，设立以文控工程师等数名文控人员。另外，软、硬件和网络设备需要根据项目的规模及业主要求具体配置。另外还需要搭建文档控制平台，建立标准化文档控制体系。

四、总结

综上所述，国际工程项目具有非常强的区域性、复杂性和不确定性，它就对于文档控制提出了非常高的要求，我们一定要充分认识文档控制在国家工程项目管理中的作用，把握文档控制的控制要点，对国际工程项目文档实施有效的控制步骤，保证整个文档控制科学有效。

作者:刘黎丽 单位:中工国际工程股份有限公司

参考文献:

[1]刘佚名.国际工程建设项目中的文档控制管理[J].中国招标，2012，（48）：28-30.

[2]张慧敏.国际工程建设项目中的文档控制管理[J].时代报告：学术版，2015，（9）：227.