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工程设计档案管理研究

摘要:建筑工程设计档案作为工程项目设计的重要参考依据,必须保障工程设计档案管理的规范性。我国工程设计档案管理工作不断发展、完善,但其中依然存在一些有待完善之处,如何进一步做好工程设计档案管理工作已然成为有关部门重点关注的问题。

关键词:工程设计;档案管理;规范性;问题

工程在建设过程中会产生多种文档资料,而工程设计作为一种技术性的创造活动,设计师通过工程的设计思想与技术要求,将一些基础资料和基本依据作为基础,进而设计出图纸等,为工程建设提供有力依据与施工方向。工程设计档案就是由设计师所设计出的技术图纸与技术资料组成,即工程设计师的劳动成果。所以必须要做好工程设计档案管理工作,充分利用工程设计档案中的设计资源,发挥工程设计档案资源的实用性,实现我国工程建筑的可持续发展。

一、工程设计档案管理工作中存在的主要问题

(一)工程设计档案管理空间问题

在工程设计档案管理中,即使实现了现代化管理方式,也依然存在工程设计档案管理空间问题。由于目前档案管理是由纸质档案与电子档案共同组成的,随着有关部门的工程设计档案不断累积以及工程设计项目不断展开,导致纸质档案管理空间问题日益凸显,从而阻碍了档案管理工作的持续发展。

(二)工程设计档案管理成本问题

随着我国工程建筑行业不断发展,工程设计档案急剧增加。特别是在纸质档案管理中,在归档的过程中需要大量的封装工具进行归档、存档,对人力的需求量非常大,甚至在归档“高峰期”会出现档案装具不足的现象。很多档案管理部门针对此类情况引入档案密集装架设备,能够有效地将不同类型的设计档案进行整合、划分,这样不仅可以更加规范地储存档案,同时也减少了人力的投入。但引入新的装架设备无疑会提高档案管理成本,并且无法从根本上解决工程设计档案激增的问题。

(三)纸质工程设计档案修复困难

工程建筑行业是我国最为传统的行业之一,在市场环境下发展了几十年。这一因素造成了一些纸质档案主体的磨损、脱墨、老化,特别是一些传统的调晒底图,由于长时间的调晒,导致设计档案内容丢失现象尤为严重[1]。纸质设计档案修复工作极为困难、成本相对较高,并且修复效果也无法保障,这给工程设计档案管理工作提出了严峻的考验。

(四)人为因素

部分设计人员没有形成良好的设计档案管理意识,没有实现甲方资料收集、管理与工程设计进度同步进行。甚至有些设计人员将校审意见作为档案内容来应付交档,使得这些工程设计档案出现漏洞或失真。也有一些工程设计师在结束设计工作之后,没有及时进行交档工作,从而造成工程设计档案管理的滞后性。再者,很多档案管理人员习惯了传统档案管理模式,在信息化档案管理模式中,过于依赖纸质档案管理工作,而忽略了电子档案管理工作。如果档案需要调出,会严重影响工程设计档案的调出效率,使得工程设计档案管理质量止步不前。

二、加强工程设计档案管理工作的有效措施

(一)建立健全工程设计档案管理制度

在进行工程设计档案管理过程中,建立健全工程设计档案的整编、收集制度,切实提高对工程设计档案管理的监管力度,提高工程设计档案有效资源的利用率。必须要保障新制度的有效落实,充分发挥新管理制度的有效性与稳定性,进而提高工程设计档案管理的质量与效率[2]。工程设计档案有别于其它种类档案,需要档案管理人员与相关设计人员共同进行归档。所以,有关部门要加强对工程设计相关法律法规、设计标准的宣传工作,从而提高设计人员的交档意识,加强设计人员对设计档案的认识,从而提高设计人员的责任感与使命感。进而加强设计档案的收集、管理工作,保障工程设计档案管理工作能够顺利实施。

(二)加强管理人员的培训工作

现代化档案管理已经成为档案管理的一大趋势,同时也给档案管理工作人员提出了新的要求与挑战,例如工作环境、工作模式、管理任务等环节都发生了巨大变化。这就要求有关管理人员能够进一步研究新管理模式中的特点及有关规律,从而提高档案管理效率与质量。有关部门必须要做好档案管理人员的培训工作,培训内容不仅要包括基础(传统)的档案管理知识,同时也要加强程序化档案管理工作,即现代化档案管理模式有关知识、技能[3]。由于信息化档案管理工作需要进行一系列的软件操作,要求管理人员能够熟练掌握计算机技术与相关软件技术,实现工程设计档案的系统化管理,让工程设计档案管理更加智能、有效,即收集→整理→保管→利用→开发系统化流程。从而保障工程设计档案管理工作能够适应现代化需求,推动设计档案管理工作能够可持续发展,从而更好地为工程建筑行业提供有效服务。

(三)开发符合工程设计档案管理的系统软件

想要提高工程设计档案管理质量,必须要以专业的系统软件支持,根据设计档案管理实际情况,构建一个全面化、系统化的信息管理平台,并保障其功能全面性,即收集→归档→管理→发布→共享→统计→查询等功能[4],并且为了提高管理工作效率,必须要保障该系统软件的可操作性。信息化工程设计档案管理作为未来的发展趋势,必须要保障开发管理软件的拓展性功能,从而适应远程技术、图文一体技术的发展趋势,给远程控制管理、档案信息迁移、一体化管理等功能提供预留空间,保障设计管理系统软件的可持续发展。

(四)整合、分类工程设计档案管理内容

现代化工程设计管理模式为传统纸质档案与电子档案共同组成,必须做好工程设计档案的整合、分类工作。对于传统的纸质档案,由于档案量过多,为了不影响设计档案管理正常工作,必须要派专门人员进行电子化档案转化工作,对已经录入的档案内容进行编号、对档案名称进行整编,将同类型的工程设计档案进行整合;对不同类别的工程设计档案进而分类,实现“一图一档”工程设计档案管理形式,将这些档案根据编号、种类纳入到档案信息库中,进而实现统一的电子化档案管理模式,从而降低工程设计管理部门的工作压力,让纸质档案与电子化档案的管理模式更加合理,从而加强工程设计档案管理工作的质量与效率。

综上所述,由于工程设计档案工作与其它领域档案存在一定差异,例如专业性、开发性、周期性、成套性等特点。所以,针对工程设计档案管理,必须要采取一定的措施来提高档案管理效率与质量,保障工程设计档案管理的有效性,充分发挥档案信息的积极作用,保障工程设计档案能够更好地服务于我国工程建筑行业,推动我国市场经济的发展。

作者:胡艾子 单位:广东省建筑设计研究院

参考文献:

[1]苏风娥.浅析工程设计档案特点与管理[J].科技信息,2012(12):22.

[2]陈芳,刘国武.论高校建设工程设计档案的管理[J].城建档案,2012(10):6-7.

[3]华成,陶园.工程建设行业信息化发展的现状[J].工程建设与设计,2013(10):12-13.

[4]龚海廷,陈凤利.浅谈工程设计档案规范管理[J].黑龙江史志,2014(3):34.

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