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房地产档案管理分析

1.强化房地产档案管理工作的重要性

在房地产项目工程实施的过程中,包括审核及建成后管理阶段内所产生的一些有关于房地产产生过程的影音、纸质、合同文件等资料。这些资料被通称为房地产档案。房地产档案的范围很广,而且是动态的,在房地产开发过程中不断产生的,这些档案数据可以直接的影响到城市规划,在进行一些财产查询时也是非常重要的凭证。

2.房地产档案管理工作中存在的问题

2.1管理部门缺乏档案管理意识。目前看来,许多房地产开发商没有对房地产档案进行科学的管理,这在很大程度上阻碍了档案管理工作的发展步伐,这一环节缺失了领导重视,同时员工也忽略房地产档案的管理,甚至不明白为什么要进行房地产档案的管理,使得很多资料闲置,无法利用。而且,在这个信息社会,仍旧存在很多企业不肯进行信息化办公。尽管目前我国的计算机电子信息科技水平已取得了较大的发展,同时高度共享的网络资源也给予办公极大的便利,但管理层也不愿从网络获取新的信息,这种落后的管理意识,已经跟不上社会发展的脚步。2.2相关档案管理工作人员的整体素质不高。就当今社会而言,各种档案数据信息化已经是主流,所以档案管理也应该信息化,这不仅要求档案管理的相关人员具备专业知识,还要求他们具备一定的信息技术,在客户需要时,准确的提供相关资料,保持高度敏捷的信息洞察力,使得档案能够实现实时化,因此整体素质水平不高的相关人员需要提升自身水平或聘请一些专业的管理人员。2.3房地产档案管理技术手段落后。就我国目前的档案管理系统而言,并没有统一标准的管理体系,只是由不同的地区分别管理,不能整理汇集成大数据库,供整个市场调用,而且,不同的地方经济水平和技术水平都有不同,这导致信息化处理档案变成了一件非常难得事,许多地区无法将档案信息化,也成了房地产档案管理技术无法前进的重要影响因素之一。

3.强化房地产档案管理的解决对策

基于以上两方面分析,在房地产档案管理过程中,需要不断深入研究,找到符合国家房地产档案管理实际的策略:3.1加强房地产档案管理的基础性工作。当今社会对房地产档案管理的基本要求就是将其数字信息化管理,因为房地产管理档案工作专业性较强,复杂程度高,工作量大,管理人员需要不断地筛选信息,才能保证档案的完整性和有效性,因为档案繁多,所以工作人员需要简明扼要,删除不需要的内容,保证档案的通顺和简洁,保证信息化档案的质量。3.2做好房地产双套档案保存工作。对于信息化社会,安全问题是所有人关心的问题,对于房地产档案管理也一样,保证档案的安全,是房地产档案管理工作的最低要求,在信息化的过程中,数字化档案的执行凭证、安全访问与管理过程、数字化档案的规范化等问题,都需要专业问题具体处理,确保解决,不能拖延,通过这些提升房地产档案文件的安全性。在进行房地产档案管理工作时,不仅仅要做好电子档案的存档,更要把一些纸质文件保存好,这样才能有效的保证房地产档案管理工作的安全性,保证有备份资料,与此同时,档案管理部门应当构建一个大型的信息传递平台,大型的数据库,去储存和运用这些档案,给需要查阅档案的人提供方便,快捷的查询方式,在建立信息库的同时,保证安全,提升专业性。3.3规范和简化产权档案的更正办法。当发现一些已经归档的文件存在错误信息时,传统的修改手段是对原件进行修改,这种方式不仅手续繁多,涉及的流程繁多,也很难处理,会给档案的修正造成很大的麻烦,导致许多人员不愿意去修正信息,这给文件的正确性带来了很大的麻烦,所以,简化这一步骤,变为添加修正表,附明原因及修改日期,并把网络数据根据修正表修改,做出标识,在之后的阅读中,提醒阅读者查看正确信息,即可完成。3.4制定有效的规章制度。建立健全的档案管理网络机构,充分发房地产档案管理人员的作用。不断运用有效的规章制度构建,提高管理的有效性,在此过程中房地产档案管理应当建立日常的规章制度,不能随意阅读,外借,复印等,做好保密措施,该销毁的文件决不能留,健全网络数据库,使纸质文件和电子文件接受统一的管理措施,这样才更利于档案管理的发展。

总而言之,随着我国房地产经济的迅猛发展,房地产档案管理工作越发显得重要,且管理工作中存在的问题也更凸显,因此房地产档案管理工作的改革迫在眉睫。首先从提升全体工作人员的档案保存意识入手,将档案管理这项工作列入重点。其次建立健全相关的法律法规,进一步做到有法可依、违法必究。另外还要重视档案管理的软硬件设施建设,为档案安全提供有力的保障,逐步提升信息的查阅速度,只有通过合理有效的管理手段才能确保房地产档案价值的全面体现。

参考文献:

[1]孙庆萍.房地产档案管理工作中的常见难点和对策[J].中华民居(下旬刊),2014(03):134.

[2]刘晓秋.浅谈当前房地产档案管理的现状及相关对策[J].科技信息,2011(20):498-499.

作者:刘云云 单位:杜尔伯特蒙古族自治县不动产登记中心

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