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地质勘查数字化档案管理分析

档案管理的好坏与地勘单位发展有着直接的影响,但是从目前来看我国大多数地勘单位档案管理仍然存在较多的问题,尤其是数字化管理有很多的困难和问题,不利于地勘单位的可持续良性发展。基于此,档案管理应该结合数字化技术实现管理的高效性和统一性,从而能够有效避免传统管理模式中的不规范问题,促进整体行业的可持续、高效化发展。

一、地质勘查数字化项目档案管理内容和目标

所谓地质勘查数字化项目档案管理指的是通过对项目档案进行数字化管理从而实现地质勘查数字化项目管理的优化性,避免传统管理中存在的弊端,更好地服务于地勘单位发展。数字化项目档案管理有以下几个优点。首先,可以通过计算机数字化管理实现管理的网络化最终实现资源共享达到服务目的;其次,数字化项目档案管理能够将档案进行整合保存和维护,避免人工管理中遗漏、错误等管理。纸质资料通过信息化系统转化之后更有利于资料的整合和保存,使得所存储的资料更利于查找,有助于项目资料管理效率和质量的提升。

二、地质勘查数字化项目档案管理工作中存在的问题

1.地质勘查项目档案管理分类不够完善。由于我国数字化项目档案管理的发展较晚且缓慢,所以还没有完全实现管理的自动化,在数字化管理过程中难免存在一定的不足。其中就包括数字化项目管理无法实现分类的完善性。分类不完善将不利于项目档案管理的存储,在档案资料调取的时候也较为浪费时间。由于项目档案管理的分类没办法完全实现,所以在数字化项目档案管理的过程中无论是存储还是调取都较为浪费时间,降低了工作效率。2.地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。职责不明确是地质勘查数字化项目档案管理制度上存在的较大漏洞,各部门之间责任互相推诿、各自为政的工作模式较多。不合作、不协调以及职责不明确的制度并不利于项目数字化档案管理的实施,很有可能会因为沟通不协调等问题造成项目档案管理效率低下、工作质量低下的问题。3.档案管理水平有待提高。工作人员档案管理水平主要从两个方面来看。首先,是管理人员自身意识不强,不重视档案管理的重要性,其次,是并不具备一定的职业技能和业务能力,所获取的信息量较小,不能妥善完成地质勘查数字化项目档案管理的工作,进一步降低管理效率。

三、档案信息数字化管理应用于项目的必然性

当今是信息化时代,其网络技术、计算机技术以及信息技术的发展给人们的生活和工作带来了较大的便利。同时,其也成为当今社会发展中应用最为广泛的技术。档案管理在现代社会中的各个方面占有重要作用。例如,文化、政治、经济等方面的发展均离不开档案管理。由于当今社会是信息化的社会,其科学技术的发展速度迅猛,在信息技术发展的同时,档案管理事业也必须要进行适当的改革,以便更好地适应社会发展的需求。因此,档案管理需要朝着档案信息数字化的方向发展。在地质勘查项目中,由于其项目涉及的文件较多,工作比较复杂多样,通过档案信息数字化的管理应用,可以有效减少工作难度,提高工作效率。

四、档案信息数字化管理在项目档案管理的应用

1.项目档案管理应用原则。针对项目档案管理的应用首先可以依据国内外行业标准编制一套符合自己地勘单位实际的项目档案编码,按照项目类型不同进行编制,确保编码是唯一的身份证标准,在以后的应用过程中能够利用编码进行操作,避免繁琐的流程,提升工作效率。除此之外工程项目研究部门可以依据不同的工作地点、文件类型等制定属于不同部门的编号,这样能够有效简化程序,降低工作中的失误。2.项目信息集成平台的设计和应用。在项目档案管理编码完成后以此为基础进一步规范项目档案数字化管理,利用文档编码的方式简化工作流程提升工程效率。文档管理、版本追踪、发送以及接受管理都是项目信息集成平台的主要功能。其中的文档管理主要负责是可以通过项目中的文档搜所在全文档范围内对自己所需的资料进行查找和管理。除此之外文档管理还存在以下几个辅助功能,即文档的归档处理、目录管理、权限设置以及新增管理文档等功能。文档版本的追踪功能主要对文件的传送、审批进行有效追踪后形成追踪报表,以便于工作人员快速查询所需档案,提升工作效率。

五、档案信息数字化管理的应用原则

首先工作规范性原则是档案信息数字化管理的首要原则。数字化项目工程档案管理作为一项新的工作方式被应用于档案管理中难免会出现一些失误或者工作漏洞,所以必须制定相应的应用原则针对现存缺陷进行补充并且保证数字化管理的完善性。在相关规范标准中要确保其能够更好地服务于文档的归类、保存等问题。除此之外还要对档案信息的管理、传送和运用等过程标准化进行提升。其二,工程项目档案信息数字化管理需要重视技术的应用,以便确保信息的安全性和保密性。针对档案管理事业来说,其中档案的保密性和安全性是尤其需要注意的问题,由于信息技术是档案信息保密和安全性的保障,因此,在档案信息数字化管理应用的时候需要重视先进技术的应用,以便有效地确保信息的安全和保密。需要加大对档案信息数字化管理的投资,开发出完善的档案信息数字化管理系统,在档案信息传输、审批、归档的时候需要设置加密装置,以便确保信息的保密性和安全性。其三,在数字化工程档案项目管理中需要更多的应用复合型人才,要保证管理人员在熟悉计算机操作的基础上掌握对文档管理的要点和专业技能,这样才能够在工作人员综合性管理能力的条件下提升工作质量和效率。单位也能够在必要的时候对行业内的人员进行培训,适当的提供课程学习的机会,让工作人员进一步掌握工作技能。同时,工程项目部门应该建立科学的档案信息数字化研究机构,不断完善数字化管理系统,以便能够更好地应用于地质勘查项目档案管理事业中。

六、地质勘查数字化项目档案管理建议

1.加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。对地质勘查数字化项目档案管理中项目分类的漏洞进行弥补更新,促使项目档案管理的科学化,加强其收集、分类、保存管理的能力,从而提升地质勘查数字化项目档案管理的效率,加强工作的高效性。2.建立完善的档案管理制度,拓宽档案管理范围。想要提升地质勘查项目档案管理的合理性和完善性必须建立完善的档案管理制度,明确各个部门之间的职责、提升管理人员的自觉性,特别是随着地质勘查工作的不断增多,档案管理工作内容也在不断加强,想要提升工作效率、简化工作流程就必须制定完善的管理制度,将其应用到档案管理的工作中去,才能避免以往项目档案管理中的弊端。除此之外还可以将其他与数字化项目档案管理的工作人员接纳在档案管理工作中去,增强档案管理的内容、提升工作效率。3.加强对先进计算机技术的创新,加强相关人员培训。前文中提到,项目档案管理工作中存在的问题包括管理人员的自身技术问题,所以想要提升项目档案管理的优化性就必须首先加强对技术人员的培训,使其能够在意识到档案管理重要性的同时加强自身技术能力,更好地运用档案管理系统为行业提供更好的服务。除此之外还可以提升管理人员的自身技能,从而全面实现地质勘查数字化项目档案管理工作的优化,促进档案项目管理行业的发展。4.加强各部门间的配合,并做好档案管理工作的监督和指导。加强各个部门之间的交流和配合,有效促进地质勘查项目数字化工程档案管理的有效性,特别是上级档案管理部门需要对下级档案管理部门进行全面的指导和监督工作,在科学合理制度的基础上加强各个部门项目档案管理的交流合作,避免工作误差或者工作人员操作错误等情况。

七、档案信息数字化管理在工程项目中的应用效果和发展前景

1.档案信息数字化管理在档案管理项目中的应用效果。首先对于档案数字化管理的应用能够完全替代传统的档案管理模式,特别是针对地质勘查工作中需要高精确度和需要长久保存的资料来说节省了大量的时间并且将原来的纸质化资料转变为独立的文档归入到数字化管理系统中有效提高工作效率的同时能够避免资料丢失或者遗漏等现象,同时还降低了管理的成本;其次数字化项目档案管理在对档案进行管理的过程中都必须经过管理系统对文档进行标准化和规范化的管理,减少人工失误,进一步实现资源的共享化,在简化流程的同时节省了大量的时间,提升资料的传输速度,有效发挥自身管理优化,加强了各个部门之间的协调性和合作性。2.地质勘查项目中档案信息数字化管理的发展前景。作为地质勘查项目工程管理的辅助性工具,虽然有效提高了工作效率,但是相较于其他发达国家的信息技术来说仍然存在一些管理上的漏洞,还需要相关人员不断进行完善和提升,保证在信息集成平台标准化和规范化的基础上能够制定出更加完善的应用管理模式,更好地服务于工程项目的管理。通过研发人员不断的研究和优化,可以让数字化管理系统更加完善和成熟,能够形成一套完整的、使用方便、易操作、高效的档案管理系统,为工程项目提供更多的便利和服务。

综上所述,随着信息技术的不断发展,地质勘查项目的档案管理的管理程序包括模式都在不断进步,还有上文中提高的相关制度的不完善、资料获取不及时以及管理人员工作繁重等问题都可以通过信息化技术管理的进步实现工作效率的提升,在减少工作人员工作量的同时能够促进工作效率的提升,减少传统地质勘查数字化项目档案管理中存在的不足。

作者:熊瑛 单位:广西壮族自治区二七二地质队

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