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企业货币资金内部控制论文

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企业的货币资金内部控制制度包括:收支两条线、不相容职务分离、会计系统控制、票据和印章的管理、预算控制、授权审批制度等。其具体的控制点包括:货币资金流入点控制、货币资金流出点控制、复核控制、记账点控制、对账点控制、银行开户点控制等。货币资金如同空气,充溢于企业的各个角落,而货币资金的内控制度则如同空气过滤器,起着监督和防范的作用。由于制度涉及范围很广,下面仅就与我们日常工作联系紧密的几方面加以论述。

一、不相容职务相分离

不相容职务是指那些由一个人或者一个部门,容易发生错误行为和舞弊的行为,但是又可能掩盖其错误和违法违纪行为的职务。不相容职务分离是企业完善内部控制制度建设的重要部分,也是实现货币资金控制管理的基础。因而企业在设计和建立相关的内部控制制度的时候,首先要甄别哪些岗位和职务是不相容的;其次要明确各个岗位的职责范围让不相容职务和岗位之间可以相互监督,相互制约,从而实现有效的均衡约束机制。特别是出纳、会计、审核、审计这几个主要的关键控制环节,必须做到相互制衡。在人员的选聘方面,应该重点考察其职业道德修养、个人品德和专业素质,坚持德才兼备的原则。通过不相容职务相互分离,可以大大提高工作效率,还能将企业制定的相关内部控制制度有效的开展实施,更可以有效的保障企业会计信息的真实,减少舞弊行为的发生。具体的不相容控制内容如下:1、出纳与会计的职务分离;2、内部审计与会计的职务分离;3、防止出现“一条线”现象;4、出纳人员不得负责收取对账单;5、业务经办与授权审批职务分离;6、出纳人员不能负责会计档案的保管和银行存款清查工作;7、人员素质控制。现举一例说明不相容职务分离的重要性:《北京青年报》2003年10月17日报道:2003年北京市发生最大的职务犯罪,是某基金会的会计和出纳共同策划的。卞某是某基金会的会计,每年经手的现金流量达上亿元,有一次,卞某的一个朋友说如果能够为其提供资金可以支付高利息,卞某便铤而走险,通过感情攻势使自己的同事吴某———基金会的出纳成为自己的情妇,他们共同伪造银行对账单,先后将近两亿元的资金转入杜某的北京市汇人建筑装饰工程有限公司,并从中收取高额利息,最终由于数额太大,卞某无法及时弥补挪用的资金而东窗事发。该案例说明,在设计内控制度时,不仅要从业务职能上进行分类,还要关注其他方面。本案中除了对会计和出纳进行了职务分离外,没有对其他环节的控制,也就是缺乏对关键控制点的认识。另外,在选择出纳和会计人员时要注意考察他们的品德和价值观以及其行为、思想变化,这是职务分离控制有效的基础。在日常工作中,除了出纳与会计职务分离外,值得一提的还有“出纳人员不得负责收取对账单”一条。现如今,各企业由出纳领取对账单是天经地义的事情,包括我公司也是如此运作。此举看似正常,但由此却为一些不法分子提供了可乘之机。众所周知,银行存款日记账与对账单核对是为了监督银行收支情况,而企业的出纳人员与银行非常熟悉,如果由出纳负责收取对账单,就有发生篡改的可能性。因此,我觉得公司应防患于未然,严格执行此不相容职务相分离制度,每月派其他的财务人员负责对账工作,而且应该定期轮换对账人员。

二、票据和印章的管理

票据和印章也是我们工作中经常接触的,任何企业都应该明白一个道理:薄薄票据,价值千金;小小印章,力重千均,因此企业也应当做好票据管理工作,明确票据管理各个环节的权力和责任。专设备查簿登记,防止空白票据的遗失和被盗用,并且备查簿应作为会计档案管理。同时,企业必须加强银行预留印鉴的管理,企业的印章是明确责任、说明业务执行情况的印记,任何经济业务的审批、执行、监督都要留下印章的轨迹。印章的保管首先要贯彻不相容职务分离的原则,任何单位必须严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。如保管箱设两道锁,钥匙由两个以上的人员持有。其次,印章离开企业需要经过各部门主管的批准,印章使用者取得印章后要签字证明,印章保管人员要备查登记,及时收回。从目前来看,我公司的票据管理基本上能严格按照《票据法》的规定执行,但印章管理却流于形式。印章几乎都由出纳一人保管,事实上每个人都了解印章的管理制度,但每个人都抱着侥幸心理,没有事故发生当然是好事,但一朝有人乘虚而入,那么给企业带来的则不只是经济上的损失那么简单了。因此,公司应严格执行印章的职务分离制度,防微杜渐、防患未然!事实上人员素质的提升是所有制度的重中之重,古人尚知“君为舟,民为水,水可载舟亦可覆舟”的道理,当今的管理者更应当未雨绸缪,于细微处见精神,以人员素质的提升为切入点,全面贯彻和完善企业的货币资金内控制度。

三、授权批准控制

此方法在于要求企业在自身内部要明确相关人员责任和职责,规定相关会计工作人员工作范围、权限、对应的责任等,改方法也要求会计相关管理人员必须在这些明确的要求下有效的进行工作,经办人员所涉及的业务必须是在被授权的范围之内开展。在日常的工作中我们会计人员经常会遇到相关人员出差而相关业务又急需办理的情况,这就涉及到了特殊授权的问题,比如:我公司与甲公司签订了一笔设备维修合同,合同规定我公司在设备维修后,正常运转三个工作日内支付90%维修费,否则需支付相应的违约金。而此时恰巧负责审批维修费的业务经理出差在外,流程无法进行,这时,公司就应该启动紧急预案,实施特殊授权,联系出差的业务经理由其授权其他人员实施审批流程,待其出差回来后再办理补签手续。这样既不违反制度规定,又使业务得以正常进行。但需说明的是,待特殊授权所针对的特别、紧急状况消失后,应将该授权及时取消,以免发生不必要的争端。

综上所述,企业的货币资金是最容易出现问题的环节,企业除了在设计内部会计控制的过程中要全面把握每一个环节,充分考虑货币资金的关键控制点,建立一套最适合本企业的货币资金内控制度外,还应在工作实践中认真防范,并通过转变管理者的领导风格和方式,转变领导观念,提升法律意识等来管理企业内部资金管理,减少错误防范风险,相关的会计工作人员要责任心强,维护企业制定的相关规章制度且遵循国家法律法规的要求,预防徇私舞弊之事的发生。

作者:徐宝艳 单位:内蒙古霍林河露天煤业股份有限公司

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