浅谈煤炭体制的档案管理

1依法管理档案

档案部门应经常的宣传《档案法》，增强各类人员依法管理档案意识，使他们关心和支持档案工作，建立统一管理档案的规章制度，同时要对制度实行严格的考核，做到奖罚分明。建立业务规范，形成机关档案管理整体机制。除统一的制度外，还必须确立各项业务标准，诸如档案制成材料的规格，文字符号、分类、组卷、装订、编目等标准，使各项工作按统一的标准进行。要建立相应的机构，实行综合管理，必须设立综合性的档案室，它既是机关的职能部门，又是管好档案的实体部门使档案更好的为我国的现代化建设服。要转变观念，一是要排除档案员“看堆”的旧观念，真正树立起为机关和基层服务的新观念，我们所处的时代是信息时代，特别是过去的“信息”———档案，常常会给我们目前的工作提供难以想象的参考价值。二是要改变以党政工团的文书档案为主体的旧观念，树立以科技档案为主体的发展生产力提高经济效益的新观念。三是转变坐等归档为主动超前归档，变守门待客的被动利用为送出去、请进来的主动服务。四是变经验管理模式为实行全面质量管理、目标管理、系统工程和ABC等科学管理方法，推动档案工作全面发展。

2摆正关系，解决好文书处理、科技文件形成与积累和档案管理的关系

档案是文件材料转化来的，文件材料收集不全就没有完整的档案。做好文书档案工作和科技文件的管理工作是做好档案工作的前提条件。因此档案工作部门要与技术部门、文书部门加强联系，切实做好文件材料的形成和管理，做到手续齐全、归档完整。一是建立机关档案管理网络，机关下辖的单位较多，档案难于全部集中，故应按层次分别管理，建立档案分室，组成档案管理网络。二是摆正档案工作的位置，为科技工作提供依据，为领导提供信息，做好技术后勤服务工作。三是档案部门要担负起对文件材料图纸资料形成、积累、整理、归档的监督指导作用。积极开发档案信息资源。全面开发的关键是档案人员要全面熟悉档案内容，并了解各方面对档案信息的需求，掌握档案利用特点，充分发挥档案的潜在功能。

3建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着档案馆（室）内部局域网的建立，企业档案部门应利用单位的网站制作自己的网页，积极组织证据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。操作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现可公开档案信息资源共享。一是开展在线服务，积极改变被动的、手工式的档案提供方式，采取主动地、现代化的档案服务方式。企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。二是实现信息资源共享。档案服务要创新，必须和各煤炭企业建立一个完整的档案信息系统，实体化管理，充分发挥整体优势。三是采用建立联合形式，实现资源共享，使各煤炭企业充分挖掘资力，实现档案资源互补，提高各煤炭企业档案馆藏利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足煤炭企业多方面的需要。

4创新煤炭企业档案服务

当下各煤炭企业提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息，形式要求转变传统的服务方式。企业在生产经营过程中产生了大量电子文件，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显，在我国，由于很多地方煤炭企业所处的环境较为偏僻，没有足够的条件很好地保护和管理这些档案，常常造成许多资料的流失和缺损，这使得企业在无形中流失了一笔宝贵的财富。从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。由于信息的多样化，传统的摘抄不能满足需要，这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，打破常规，创新管理和服务机制。把档案工作列入单位工作计划之中，在年初制定工作计划时，有档案工作相关条款，至少每年领导集体研究一次档案工作，及时解决档案工作中的具体问题和实际困难，为档案工作的顺利开展创造良好的环境。

本文作者：王鹤工作单位：黑龙江省煤矿设计院