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知识管理在档案工作的应用

一、知识管理相关理论概述

(一)知识管理的兴起

知识管理的思想与概念在1998年才进入中国,由于我国整体管理水平较低,进行知识管理存在一定的困难。可喜的是中国知识界已经认识到,在现代社会创新不再是从零开始,而是要在已有知识的基础上进行再创造,因此知识管理是当代社会生存和发展的必然选择。国内很多知识管理体系纷纷上马,虽然步调难以一致,效果参差有别,但积累了知识管理的宝贵经验,有些还树立了成功的典型。

(二)知识管理的内涵

知识管理就是应用现代技术对知识资源(包括显性知识资源和隐性知识资源)进行管理,以促进知识创新的活动。具体而言,知识管理包括三方面的内容,即知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体,其目标主要是管理的显性知识资源。

(三)知识管理与信息管理的比较

信息是表达、存储和分配知识的有效工具。因此,知识管理并不能脱离信息管理而单独存在,信息管理是实现知识管理的基础。但知识管理不是信息管理,知识管理是对信息管理的提炼,主要表现在以下三个方面:

1.信息管理以提供一次、二次文献为主,而知识管理不再局限于利用片面的信息来满足用户的需求,而是对用户的需求进行系统分析,向用户提供全面、完善的解决方案,帮助用户选择有价值的文献,提高知识的获取效率。

2.信息管理仅局限于对信息的管理而忽视对人的管理,在信息获取的整个流程中,人才是核心,知识管理认为对人的管理既可以提供广泛的知识来源,又可以建立良好的组织方式用以促进知识的传播,适应了知识经济时代的要求。

3.知识管理通过对知识的管理摒弃了信息管理中被动处理信息资源的工作模式,它与企业的知识交流、共享、创新和应用的全过程融合,实现企业业务流程重组,使知识管理成为企业知识创新的核心推动力,给企业带来新的活力。

二、知识管理在档案管理中的应用

知识管理与档案管理相互融合、共同发展并推动档案管理创新。只有两者有机结合,才能充分促进各项管理工作质量及效率的提高,并实现预期管理效果。因此科学分析知识管理在档案管理中的应用必不可少。

(一)实现档案管理的细化

在信息化时代,伴随着档案管理过程应用了知识管理手段,促进了档案管理保管单位的进一步细化。只有做好档案保管工作,才能实现对档案有序、科学化的管理。过去,我们的档案管理方式是以“卷”为单位进行管理,这种传统的档案管理方式存在着许多不便之处和缺陷。例如,档案管理人员很难了解档案中的真实内容,需要对档案进行立卷调整的时候很难进行查询检索;在实际工作中我们有时只需要查询一卷中的一小部分内容,但却不得不对整卷档案的内容都进行查阅,这样不仅浪费时间,也耗费人的精力。目前,传统的档案卷宗管理的方式已经慢慢被淘汰,档案管理越来越多地实现了信息化管理和信息化储存,并对档案管理的单位作了进一步细化。在网络时代,知识元是档案管理的最主要方式,也是最基本的单位。通过计算机,可以对知识元进行实时查询和存储,极大地提高了查询的速度和效率。

(二)实现档案管理的有序化

随着网络时代的发展,档案管理中逐步引入了新的信息技术手段,信息技术和网络技术使档案的管理方式有了进一步的发展和提高,信息技术和网络技术以及数据库为档案管理提供了强有力的保障,最终实现了档案管理的有序化。

(三)实现档案知识服务技术的加速化

在新的档案管理时期,档案知识服务技术的迅速发展为档案管理的高效性提供了新的技术保证。实现对档案的智能检索是随着网络时代的发展而进一步发展起来的,它通过使用新的检索机制来实现对信息的检索和传输。同时,它可以通过使用自然语言的处理技术,来分析用户所提出的问题,进而向用户提供所需的检索结果,表现出极强的推理性,并通过技术手段提高档案信息的检准率及检全率。这也充分体现了档案知识服务技术发展的新趋势。

三、知识管理在档案管理中的实施策略

实施知识管理需要进行宏观调控,对各知识部门的物质资源、知识资源、人力资源以及资本资源等进行协调管理,档案工作与知识管理环境协同就是知识管理宏观调控的内容之一。从全局来思考,将档案工作纳入知识管理全局设计之中是必然的选择。

(一)思维层面

1.转变被动管理思维

档案工作人员应该转变被动的管理思维,不应仅仅满足于档案实体的安全与责任管理,还必须研究档案知识资源的加工,促进档案知识产品化,促进档案知识应用于实际生产过程。知识产品有两层含义:一是销售知识成品,二是知识性服务和物化的知识产品。现代知识产品的生产表现为隐性知识的创造阶段和脑外物化表达阶段多次随机变换互动,即隐性知识创造—脑外物化表达—隐性知识创造—脑外物化表达,直至一个完善的知识产品生产出来。所以,知识产品的生产机制,在生产程序上呈现出一种精神变物质——物质还原为精神的随机循环往复、彼此互动的机制,即从隐性知识的精神创造物化到表达成知识产品的半成品,再将知识产品的半成品还原成隐性知识进行知识完善再创造,如此随机多次循环,最终生产出一个完整的知识产品。

2.开放意识

知识管理环境下,企业档案工作内容进一步拓展,档案部门需要重视已有知识的挖掘、共享与整合,同时还要挖掘人员脑海中的隐性知识并及时归档。把组织内外不同专业、不同背景的知识结合到一起,有可能形成知识创新的新视角。美国Unocal公司提出通过建立由50名来自世界各地的钻探经理、技术人员、地理学家组成的小组能够比其他公司开发同类油井节约40-60%的成本。这种跨部门、跨地区的人员合作,需要打破内部边界,企业内部首先建立开放的沟通渠道。企业档案人员需要树立开放意识,摒弃本位思想,培育组织内外的沟通渠道,一方面及时提供自己的知识成品、半成品或档案资料给有需要的部门和人员;另一方面,积极与其他部门人员进行有效沟通,掌握动态的、隐性的知识资源,及时归档。

(二)管理层面

1.文档一体化

文档一体化管理在企业发展中具有举足轻重的作用,知识管理环境下企业对文档实行一体化管理显得尤为必要。档案工作环节和一些具体的操作手段需要革新。要在立卷制度上更新,在工作手段上改进,尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤,尽量缩短立卷归档周期,这样也便于推行部门立卷工作。

2.文档系统与其他信息子系统的协同

企业内各个子系统相互开放,通过与其他子系统的协调与配合,从而实现整体绩效的最优,如企业档案部门与企业情报、图书、资料等部门通力合作,实现协同。从只整理保管本企业形成的纸质档案、科技图书、标准、期刊、法律法规中解脱出来,实现由封闭的以实体管理为主的管理模式向开放的电子信息网络管理模式转变,由“重管轻用”向“重用促管”转变,由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变,形成辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。管理人员在分工合作的基础上负责企业档案、图书、情报的收集、整理、加工、处理、传递、交流等,建立结构合理、种类齐全、质量优化的知识体系,为领导决策、企业生产经营提供高质量的信息服务。

随着知识经济时代的到来,知识管理已日益成为人们关注的热点并且逐渐应用于各个领域。档案管理在面对知识管理带来的机遇与挑战时,必须进行自身改革与创新。把知识管理应用到档案管理中才能真正实现档案管理工作的持续发展。

作者:徐敏 单位:中交三航局工程物资有限公司

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