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纸质病历扫描系统在医院管理的应用

在社会快速发展的今天,病历扫描系统在现代化医院管理中的应用十分关键。尤其是在信息技术逐步完善的今天,纸质病历逐渐地以一种新的形式融入到医院的管理系统中。但在实际的管理过程中,其依旧会面临诸多的管理问题。在管理中依旧会出现诸多的管理困境。所以,采用多种不同的方式让纸质病历扫描系统得到优化意义深远。

1纸质病历扫描系统在现代化医院管理中的概况

1.1病案使用状况。随着我国经济的快速发展,医疗水平也随之得到了很大的提高,对应的医疗制度也在不断的完善,并进行进一步地发展。而在当前信息化的时代下,病案资料在人们的生活和工作中得到了很大的应用,例如:在一些工作岗位的面试中,必须经过相应的体检,若有相关病史,必须出具相关的资料;在教学中,学生也需要将相关的病史记录到资料中,以保证学生在校的健康状况。在一个医院中,拥有完整的病案资料,不仅仅可以为相对应的科研提供相应的数据,还可以非常直接地反应出该医院的总体医疗水平,并且完整的病案资料还可以用于司法机关的检查,医疗纠纷等,实际应用范围十分广泛,还具有很强的实用性。也正是由于当前的各种需求,病案资料的利用率得到了很大的提升,而目前大部分医院的病案库房空间十分有限,这是一个很大的问题。1.2病案存放现状。1.2.1存储量过大。根据我国相关法律规定,医疗机构的门站病历保存期不得少于15年,住院病历的保存期不得少于30年。这对于一个小型医院而言,30年的病历,也不是一个小数目。假设一个医院每年有50000个病人,那么也就意味着会有50000份病历,按照30年存放时间来计,至少会有100万以上的病历,这是一个非常庞大的数据。在当前有限的存放条件下,又是一个很大的难题。1.2.2病案库房安全性低。从医院病历本身的特性来看,其不仅仅与患者的生活有着十分紧密的联系,还具有一定的法律效力。由此可见,做好病历的存放工作是非常重要的。那么在这种情况下,就对病案库房的条件有了一定的要求,例如:库房应防火、防潮、防尘等,这是最为基本的要求,除此之外,还需要具备足够的存储空间,以满足病历持续不断增加的情况。但是从目前病案存放的现状来看,这一点大多数医院做得并不符合相关的标准。在进行病案存放的过程中,需要投入大量的资金,以及人力和相应的住房面积,而这一方面的工作还不能够提升医院的效益,这一点很难引起相关管理人员的重视,从而使医院中病案科的发展非常落后。而且,在一些小型医院,本身的医院面积就比较小,那就更不用说对应病案管理的实际质量。现在一些医院,甚至都没有专门的存放档案的地方,在这种情况下,极容易造成病案的损坏或缺失,影响十分恶劣。

2纸质病历存放过程中存在的问题

2.1库房分布过于分散。在现在大多数小型医院,由于实际住房条件的限制,并没有专门的存放病案的区域。而在一些大型医院中,各方面都比较完善,但是病案科发展比较晚,很多时候,一些病案都是通过腾位置的方式来进行相关的存放工作。从而导致,病案库房的分布过于分散,导致在后期的病案使用过程中,出现一些问题;其中最典型的就是,难以找到对应病案的存放位置。费时又费力,难以提高其相应的工作效率。还在很大程度上,增加了医院管控病历的成本。2.2空间限制太大。在进行病情确诊的过程中,临床科需要查阅大量的病历资料,才能够对相应的病情进行更为准确的判断,例如:神经系统类的疾病,这一方面的疾病很难进行准确地确定,由于病情本身就具备一定的相似性和多变性,这类疾病不仅仅需要查看病人本身的病历,还需要查阅一些类似的其他的病历,来对病情进行正确的判断。而由于当前病案室受到空间的限制,从而导致其无法及时提供准确而有效的病历,这极不利于医院中相应科室的发展和研究,最终导致相关资料的流失。而从这一角度来看,也会降低相关研究人员研究的热情,不能够充分发挥出病案为教研服务的作用。

3采用现代化扫描方式的优势

3.1“数字化病案”的实际使用状况。随着经济的快速发展,我国的科学技术也随之得到了很大进步。而在现在的互联网时代下,对数据的保管工作有提升到了一个新的高度,这对于病案管理而言,是一个非常好的机会。在现在的病案管理过程中,除了要做好相应的纸质管理工作之外,还需要根据病案更新的实际进度,使用相应的病案管理系统对其进行扫描,将医院的患者资料、病历通过系统转换为数据资料,存放于相应的系统或设备中。在这种条件下,如果患者要求查看病历,就可以通过相应的系统直接进行查找,极大地提高了工作的效率。而且患者在办理相关的转院手续时,就可以直接通过相应的网络系统,来办理对应的病历转移手续。其不仅仅能够在很大程度上提高工作的效率,还可以减少医疗矛盾的现象。3.2纸质病历扫描系统的优点。在进行病案保管的过程中,纸质病历会在很大程度上受到环境的限制。并且随着时间的推移,其质量也会有一定的下降。利用对应的纸质系统进行扫描,可以非常有效地解决一些相对应的问题,接下来,我们就来对其进行一定的分析:(1)可以突破时间空间的限制。从目前大多数医院的病案保管情况,就可以非常清楚地看到,当前纸质病历保管的质量并不好,受到空间限制很大,而且现在医院病人越来越多,有限的空间已经远远不能够满足病历迅速增长的需求,这是目前医院面临的很大难题。而通过电子数据的形式进行存储,就可以突破时间空间的限制,对资料进行有效保存;(2)病案保管安全。纸质病案管理的安全性非常低,在进行管理的过程中,非常容易出现丢失的情况。通过电子系统进行存储,可以有效解决这一难题,也可以在很大程度上降低医院所要承担的风险;(3)查找效率高。通过纸质的存放,很难在众多的病案只能够找到对应的病历,查找的效率非常低,耗时又费力。而通过电子数据系统进行相应的查找工作,不仅仅可以非常快速地找到相应的资料,还可以非常明确地对资料进行有效地分类。

4纸质病历扫描系统在现代化医院管理中的应用

4.1病案保管安全的应用。在对病案数字化进行管理应用后,一旦原始的病案原件入库上架后,将几乎不会再次被借出使用,这样在很大程度上能够降低因病案原件使用而引起的丢失或损毁的风险。与此同时,也使得医院因为病案损毁可能遭受巨额索赔的风险大大降低。在对病案进行整体的保管过程中,还需要采用多种不同的形式加强病案的整体安全性。从而让病案保管的整体安全性得到相应的提高。4.2库房空间的节省。病案原件采用排架式的方式,这样的管理会占用大量的库房空间,随着出院患者人数不断增加,会造成很大的库房资源消耗。但是,如果将病案采用电子化方式进行管理,电子化后的病案可以基本脱离原件,所以,可以将原件打包堆放。根据测算结果显示,在病案打包存放后,占用的库房空间会大大缩小,仅为原来的1/3左右,这样能够极大的节省房屋资源。通常情况下库房的空间相对有限,其病房空间的节省以及开支相对而言也会存在一定的变化。因此,为了能够让库房空间节省的效率得到相应的提高。需要采用多种不同的形式让排架体系得到相应的优化。最终让库房的空间得到良好的节省。4.3提高工作效率。就二次入院患者而言,医生需要对患者上次诊疗的详细过程进行了解,那就需要医生从方案室中借阅患者以前的病案资料。根据医生提供的信息,病案管理人员再从病案架上找出所需的病案递送给医生,最快的速度也得15min左右。如果这份病案正被科研借用,则需要等待更长的时间。但如果采用电子病案管理的话,可以在病区设立一个医生工作站,这样医护人员通过自己的电脑就可以直接调阅病人的案例,无需再到病案室借阅原始纸质病案,随时随地都能对患者的既往医疗情况进行了解,大约2~3min内即可完成病案的电子调阅,这样大大地缩短问诊时间,为急重症患者争取到宝贵的时间。如果考虑到一个医院的全年因教学、科研、临床等借阅病历的总和,可以管理利用病案电子化后,这样能够大大地节省医生和病案工作人员的时间,从而,将有限的时间投入更有价值的工作之中。为了能够让整体的工作效率得到相应的提高,其需要采用多种不同的方法让病案的数据扫描更为清晰,从而让病案得到良好的管理。4.4提高服务效率和质量。病历复印占据病案室日常工作中的相当大一部分的人员与时间,原始的工作流程从查找到复印、收费、盖章,每人每次至少要花费20~30min,如果患者的老病例历史悠久,则需要等候更长的时间。如果采用扫描系统的方式,则可以减少等候时间长、病历复印窗口拥挤排队等问题,省略耗时较长的查找过程,这样能够极大的提高服务满意度。病案扫描系统,从手工管理能够使病案提升到计算机管理,在很大程度上将病案管理的工作效率与科学性提高,这样能够更好的利用病案资源。随着现代化医院建设的不断推进,势必会淘汰老式的病历存放模式。

5结语

纸质病历扫描系统在现代化医院管理中的应用十分重要,其能够让整体的管理效率得到相应的提高。在进行管理的过程中,其首先需要采用多种不同的形式让病案管理的体系得到优化。与此同时,还要对医院纸质病历扫描系统进行综合性的数据分析。从而让纸质病历管理的优点全面的发挥出来。从整体上提升现代化医院病历管理的效率。

作者:陈阳 胡娟 叶志秋 孙水来 吕小玲 单位:廉江市人民医院

〔参考文献〕

〔1〕黄正东,肖飞,郭雪清,等.基于医院信息系统的数字化病区设计及实现〔J〕.中国医疗设备,2013,28(11):81-83.

〔2〕黄正东,肖飞,郭雪清,等.数字化建设推进医院内涵发展的探索与实践〔J〕.医疗卫生装备,2013,34(11):99-101.

〔3〕樊光辉,肖飞.数字化医院建设中存在的问题及构建模式〔J〕.中国医院管理,2013,33(10):57-58.

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