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计算机技术档案信息管理分析

【摘要在社会的快速发展下,计算机技术被广泛应用,这为档案信息管理提供了强而有力的保障,使档案信息管理进入了现代化行列。档案信息在社会信息系统中占有重要的地位、具有特殊的作用,是一种尤为重要的信息资源,计算机技术的运用让档案信息管理更加适应社会信息化的发展,为完善档案信息管理工作提供了重要保障。

【关键词】计算机技术;档案管理;档案资源;资源共享

档案记录了人类的社会生产实践活动,是人类社会发展的产物,也是人类文明必要的构成部分。计算机技术作为信息传输的基础,以其强大的功能和便捷的使用方式,在各行各业中得到了广泛应用。针对当前档案工作中存在的部分弱点,可以通过计算机技术进行合理的改善,使档案信息管理工作更加规范。

1计算机技术在档案管理应用中的重要作用

信息化时代的到来,使计算机技术与社会经济发展密切地联系在一起。档案管理作为单位内科学管理的重要组成部分,是社会经济发展过程中有力的印记,是现代信息化的基础。因此,为了能够使档案管理工作更加适应当代发展,要积极对计算机技术进行探索,为档案管理工作提供强有力的技术保证,使其拥有新的发展契机。1.1计算机技术能够更好地将计算机信息处理与档案信息管理相结合。档案管理的作用除了记载历史面貌外,更注重其管理、提供档案信息服务,档案工作的开展是在信息管理服务中进行的,随着社会的快速发展,档案管理发生了显著变化,但信息管理却无法拥有相应的对策来应对这些变化,而计算机技术的发展在一定程度上解决了此问题。计算机技术作为档案信息化建设的重要技术支持和物质基础,在信息的管理和数据处理中占有重要的功能领导地位[1]。计算机技术在档案工作中的应用,采用高端的科技手段和科学的专用工具,促进了档案信息管理与计算机信息处理科学合理的有机结合,实现档案工作中科学信息管理的高效率,为建立全方位高科技的信息管理服务提供了有利条件。1.2提高工作效率,顺应社会信息化的发展。随着网络技术的发展、人们信息观念的不断加强、信息化建设的不断加快,档案管理工作者也将面对更大的挑战,当前最重要的任务之一就是要在信息全球化发展背景下,利用优势更好地为信息档案管理服务。信息强化的经济市场日新月异,各种新事物、新知识不断涌现,而部分管理人员还存在着技能单一、经验过于传统的局面,仅仅靠老旧的知识结构已经很难适应高科技的发展要求,对此,档案管理人员一定要积极参与到新知识、新技能的学习当中,努力提高自身素养,不断促进档案管理工作的现代化。在社会的快速发展中,重要的决定因素是人类的进步,因此要强化档案管理者的现代化发展意识、提高其计算机专业技能,更好地顺应现代化信息技术的发展。1.3有利于增强管理人员的现代化意识、计算机意识。随着信息技术的发展和科技的进步,电子档案出现在人类生活中,个人企业、相关单位、部分机构在其办公管理模式的变化中,也开始了电子管理这种新型办公方式的发展,这就造成了信息由原来的固体模式转变为无法触碰到的虚拟模式。因此,作为档案信息的管理人员,一定要培养相应的计算机意识,更好地运用计算机技术进行问题的分析,让计算机技术成为档案管理者重要的工具。同时,管理者要提升自己的知识储备和技术创新能力,加强科技化信息管理模式的思想,进一步促进档案管理水平的提升。

2计算机技术在档案管理应用中的优势

社会的高速发展,计算机技术以其方便快捷的强大功能,在各个行业得到了迅猛发展。计算机技术在档案管理应用中的及时性、快速性、开放性,提高了档案信息现代化的管理水平,顺应了当前信息处理技术的发展,为档案信息管理提供了可靠保障。2.1让档案管理更具开放性。在传统的档案管理中,一份完整的档案资料只能被一人使用,这就造成了其局限性,降低了档案资料的利用率。计算机技术的应用使档案管理部门之间的信息交流与业务往来更加快捷,丰富了各个部门的档案资源,使档案管理部门更具开放性,让资料需要者在任何地点、任何时间都能搜索到相应的资料与信息,也可以使各部门之间及部门之外的资料需要者进行更为便捷的信息交流。此外,计算机技术使档案管理在存储数据和资料的提取中更加快捷,部门之间档案的调取也更加快捷与便利,节省了更多的时间及人力、物力,提高了管理人员的专业水平和工作效率。2.2加快了档案管理中资料归档和更新的及时性。在传统的档案管理中,档案管理者需要对分散的资料进行长时间的收集,经过整理才能交到档案室,这就造成了最新时期的资料存在于收集者手中,使档案室所提供的信息具有一定的滞后性,影响人们对当局情况的思考与判断。计算机技术的广泛应用,使档案管理中所需要的信息能及时地被收集和整理,档案管理人员也可以通过计算机中的网络技术收集、修改、核对、保存档案信息,并及时将整理好的资料发送到档案室,直接录入资料库中,确保了资料归档的及时性。事物的更新与变化通过计算机中的网络技术进行传播,档案工作者在网络中可以及时获取最新的资料,保证了档案室中档案资料的时效性。

3计算机技术在档案管理中的使用

档案管理作为单位科学管理中的重要组成部分,它记录了社会经济发展下的各个阶段,是社会历史发展、形成过程中的重要依据。当前,计算机技术的使用实现了档案管理工作的电子化,并且已经被人们广泛接受并迅猛发展。管理者要提高自身的专业素养,以更好地将计算机技术应用在档案管理中。3.1普及计算机技术,实现档案管理的自动化。当代社会的发展,计算机技术不断地创新发展,使其他相应的技术手段多以此为发展基础,计算机技术在信息管理中进一步占据了核心主导地位。计算机技术以其快速的输入法、快捷的输出与存储方式,能够更好地帮助人们进行逻辑判断和推理[2]。同时,计算机技术优化了档案信息的自动化管理工作,在大部分的管理业务到档案的编辑、核对、出版中具有一定的逻辑推理、判断性,这些优势使档案信息管理工作更加高效。因此,要对档案管理人员进行计算机技术的知识普及,让管理人员更熟练地进行操作,实现自动化的档案管理。3.2对计算机技术中的网络技术合理利用,加快档案信息的数字化。传统的档案资料多为纸质,而纸质的档案资料不易保存与查看,也使管理人员的工作难度加大,造成了人力与物力的浪费。计算机技术的应用,使档案信息从纸质的传统档案逐渐发展为高科技的数字化档案,创造了新兴的信息产品和电子产品,使档案信息更容易被传递与保存,降低了档案资料的损坏与丢失风险。同时,档案信息通过计算机中的网络技术,使新兴的电子信息产品能够更好地被利用,提高管理人员的工作效率与水平。与传统的档案资料相比,数字档案在存储、查找收集、修改整理等方面更加便捷,能够更好地服务于社会各界的需求者。3.3运用计算机技术,实现信息传递的网络化。随着计算机技术的不断发展,信息的网络化进程也不断加快,档案信息的管理也由此从传统模式转变为网络传递、网络检索的高科技智能模式。信息全球化的发展让社会各界信息的需求量增大,对信息的明确度和准确性的要求越来越高[3]。因此,档案管理者要从自身实际出发,紧跟时代步伐,加快计算机技术与网络技术相结合,实现计算机技术的网络化检索,让档案管理者能够更好地对档案信息进行收集、分类、整理、修改、加工,减少档案管理中不必要的劳动量,提高工作效率,提升经济效益。

4计算机技术应用于档案信息管理中所需要注意的问题

在档案信息管理中,计算机技术的应用加大了档案管理的快捷方便性,为档案管理事业的发展提供了无比优势,改变了传统档案信息系统中经常遇到的资源量少、传播性小、效益率低的局面,实现了多种资源共享,让社会各界所需的信息更加丰富。在计算机技术的运用中,管理者要积极地面对问题,努力做好本职工作,实现档案信息管理效益的最大化。4.1注重人才的培养,提高档案管理者工作素质。档案管理者通过计算机技术中高强度的运行能力和处理能力创造了科学的探索方法和先进的工作手段,这就要求管理者一定要具备超强的判断力及对专业知识的充分掌握,这需要高技能、高素养的管理人员才能达到。因此,档案管理工作一定注重对人才的培养。首先,档案管理者要培养管理人员的工作热情和熟悉程度,其次要加大档案管理人员的培训力度,提高其档案管理现代化意识,只有这样,才能造就一批专业性强、知识渊博、遵守职业道德的高科技人才团队,促进档案管理从传统模式向信息化、现代化发展,使档案管理工作迈上新的征程[4]。4.2确保档案资源的安全性。在档案管理信息的计算机技术的使用中,一定要注重档案资源的安全性,将部分重要的档案资源做好保密工作。档案作为活动的记录者,对于一些私密事项,要采取对策,确保档案资源的安全性。其中,可以对涉密计算机进行密保设计、申请使用权限、进行身份验证。此外,要解决计算机技术中的电磁泄漏问题,安装防火墙、加载查杀病毒软件、添加漏洞补丁等。要将普通计算机与涉密计算机进行分离操作,把内部网与互联网实行隔离,使其之间不能互相访问。管理者要加强员工的防范意识,对管理人员进行安全保密工作的管理培训,让员工对保密工作的实施更加积极,建立完善的档案资源安全系统,从而使档案工作的开展更加有序平稳。

参考文献

[1]崔震现代信息技术在普通高级中学档案管理中的应用[J]办公室业务,2017(8)

[2]曾雪峰计算机数据挖掘技术开发及其在档案信息管理中的运用研究[J]科技创新与应用,2016(9)

[3]闫瑞凤新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J]福建电脑,2015(3)

[4]单艳梨浅谈档案管理的网络化及其保护[J]企业技术开发:学术版,2011,30(1)

作者:彭玉马 单位:安徽文达信息工程学院

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