档案信息管理系统设计与实现

多年来，广西发改委档案室已积累了很多档案资料，这些档案都是宝贵的信息资源，经常被各个部门查询调阅。随着档案的逐年累积，各种档案资料库存量逐年攀升。传统的纸质档案管理方式已经不能满足档案管理、查询借阅的需求，档案的查阅利用与存储管理的问题日益凸显，档案信息化系统的建设尤为紧迫。同时，为进一步贯彻落实中央关于做好档案工作的精神和自治区《“十二五”规划》中关于“加强档案基础信息资源开发利用”要求，广西发改委于2013年下半年启动档案数字化及综合档案信息管理系统建设工作，系统现已投入运行。

1系统设计思路

系统依托办公内网，采用先进的计算机技术，汲取国内外各种信息系统的建设经验，从发改委实际要求出发进行设计；在“安全、共享、高效、服务”原则基础上构建广西发改委档案信息管理系统，建立安全可靠的档案信息服务体系；将发改委纸质档案资料进行档案数字化服务，实现纸质档案数字化，为档案信息无纸化利用提供电子信息与元数据，实现部分档案全文检索利用；建立电子档案资源数据库，改变传统的纸质档案管理模式，实现网络化管理与利用，满足以后与上级机构或其他相关机构对档案信息资源的利用需求；建立科学完整的档案管理系统，实现与OA等其他信息系统进行信息交互，避免出现信息孤岛；对数字化后的涉密数据进行压缩加密，并实现异地备份；对大量的历史数据条目进行迁移，确保数据的延续性和完整性；建成以档案数据信息和档案影像的全方位利用为目的，完整、专业、易扩展的综合档案信息管理平台。

2系统的架构、功能和应用安全设计

2.1系统架构

广西发改委档案信息管理系统主要包括收发文管理、归档管理、统计查询、档案借阅及系统管理等模块组成。

2.2系统功能

（1）收发文管理①收文管理收文管理实现对外来公文进行登记和处理。主要用于登记国家各部委来文，党委、政府来文、区直各单位及各地市来文。主要有收文登记、填写拟办意见、领导批示、处室承办、传阅、提交归档等功能。还具有全文检索、条件检索、统计等功能。②发文管理发文管理实现对发改委各类发文的登记和查询。主要登记文件标题、文号、签发人、主办处室等重要文件要素，同时具有提交归档、条件检索、统计等功能。（2）归档管理归档管理实现对业务部门提交的历史档案进行加工归档并入库、档案著录管理、对在库的档案进行统计、分析及利用等。同时提供档案管理人员直接登记、扫描、编目和著录功能。（3）统计查询统计查询是对档案利用率、档案归档、访问量等进行统计。按照发改委要求实现上级部门及地方档案管理部门要求的各类档案统计报表（包括档案的归档情况、库存情况、利用情况），所有统计结果都要可以打印，转换成上级部门要求的档案标准格式。（4）系统管理系统管理包括组织机构管理、用户管理、角色管理、权限管理、分类码表管理、档案卷目设置管理、档案类型设置管理、流程定义、操作日志管理等功能。（5）查阅利用子系统实现机关内部工作人员借阅档案（电子卷、实体卷）申请和档案管理部门逐级审批，根据处室人员权限不同划分可直接阅览、需审批才能阅览，具有规定借阅时间、保留借阅目的和审批意见、各处室借阅资料统计等功能。

2.3系统安全设计

由于系统要求具备很高的安全性和保密性，系统在应用安全上的解决方案是以应用系统的安全设计为基础，以应用系统日志、数据备份与恢复等为主要手段，保证应用系统的访问及数据安全，主要内容包括：（1）按角色定制、设计与分配权限，事前控制用户对系统的访问；（2）采用SSL协议对外部访问进行数据加密处理；（3）为关键的应用系统流程设计日志功能，以便于事后进行安全问题追查；（4）严格按照规定进行数据备份与恢复操作，保证应用系统数据安全。

3系统开发的解决的关键问题

3.1海量纸质文件数字化存储

广西发改委的档案主要包括了文件类、照片类、音视频类、实物档案类、会计类、基建类等档案，分类较多，其中文件类和照片类的档案数量尤为庞大，在档案数字化的过程中，必须将这些档案扫描成电子档案后再存储到信息系统中。存储的公文类图片文件采用黑白二值模式扫描的格式，对于一些对档案图片质量要求较高的图片采用灰度模式或者彩色模式进行存储，虽然采用了TIFF格式和JPG格式已经起到了图像压缩存储的功能，但对于海量的存储和网络访问来说，这种存储方式效率还是较为低下的。为了降低存储空间、减少存储硬件投入成本、提高网络档案检索速度，系统使用格式转换程序将通用格式TIFF或JPG文件通过压缩加密程序转换为HL格式文件。HL格式是广西海蓝公司自主研发的一种图像压缩格式，通过进行HL格式的转换压缩后的图像格式文件的压缩比高于国际通用格式TIFFG4格式的50%。系统只需做简单的路径设设置，转换过程由计算机自动处理，无需人工干预。这不仅可减少成本，而且因该加密技术的特殊性还可保护档案安全不被窃取、盗用。

3.2历史数据迁移

（1）原系统数据库分析新建的档案管理系统需要将原档案管理系统的数据导入进来，但原档案管理系统厂家已经不再继续维护系统，且没有数据库导出接口及有关技术文档。为将原系统中的数据安全完整地导出到新系统中，项目组利用SqlServer事件探测器对原档案系统数据存取机制进行监测，最终分析出数据存取过程和数据所在表格，并成功地将数据完整安全地从原系统导出到新系统中。分析过程如图2所示：（2）数据导入在对原系统数据库分析完毕后，已得到了原系统数据存储的原理、过程和存储位置（所在表格及表格间的逻辑关系）。为确保数据导入完整性和准确性，项目组采取了以下步骤：①先对原系统数据库进行备份；②将原数据库数据导出到Excel表格中，并在表格中标明各字段属性；③将导出的数据总数和数据库中的数据总数进行比对，抽样地对导出数据和原数据进行校验；④修正导出的错误数据，并根据新系统对数据的要求修改；⑤将修正后的数据导入到新系统中；⑥对新、旧系统中的数据进行抽样比对，确保数据完整性和准确性。

3.3与其他应用系统整合设计

档案信息管理系统作为文件的归档管理系统，需要接收来自不同业务系统的归档文件。因此，利用Webservice技术构造了文件自动分类归档引擎，实现了文件自动导入和归档。（1）归档引擎的功能设计引擎可以利用文件标题、文号、分类等各属性中包含的关键字、表达式、归档文种等指标构造分类公式实现文种自动化识别和归档，如公式：“标题:会议纪要&标题:政府&标题:电子公文->收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”，表示将标题中含有“会议纪要”、“政府”和“电子公文”关键字的文档自动归档到“收文/机要室/党政电子公文(无密级)/区政府/会议纪要”文件夹中。自动分离归档引擎公式配置界面如图3：图3自动分离归档引擎公式配置界面（2）归档引擎的工作流程以OA系统归档过程为例：由OA系统把所需要归档的各种字段自动送到接口的处理模块A中，接口程序根据当前程序繁忙状态，将需处理的数据循环列入归档队列中，档案管理系统定期从接口的中间库中读取数据，实现数据导入。在数据导入的同时，档案系统对数据进行错误检查和校验，如发现读取错误的，则将该条数据标记为错误数据，由OA系统重新更新导入。归档引擎的工作示意图如图4所示：

4结论

系统的投入运行，建立起广西发改委数字档案室，将改变原有的手工档案管理模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率；大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了他们的工作压力和难度；实现一份档案资料多人随时随地查阅利用，充分发挥科技对档案工作的支撑、推动和引领作用；实现了对档案资料进行数字化加工、重要档案资料异地保存，对国民经济建设和维护国家、集体利益都起到重要的法律保护作用；实现电子档案安全备份，降低由于反复查阅而对档案原件造成的损害，减少对不同类型档案的维护费用；提升档案资料查阅的效率，为各项工作提供参考依据，在处理事件时能够迅速查阅相关档案资料，提升工作效能。

作者:周丹骆亮李承林赵钦单位:广西经济信息中心