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毕业实习档案信息化管理研究

目前,随着高校招生规模和办学规模不断扩大,毕业实习人数增多,传统的实习管理模式在实施中出现的过程管理松散、质量监控薄弱、责任主体缺位、评价反馈不足等问题,在很大程度上影响了教育实习的管理质量和管理效果。毕业实习在高校教学管理中处于关键环节,同时也具有特殊性,即实习的责任主体多元化,导致相互依赖而管理不到位;实习的学生身份特殊,既是学生又是老师的双重身份以及所承担的双重任务,导致实习生的角色认知容易出现误区;实习地点分散实习时间跨度长,导致派出的指导老师难以在有限的时间内对所有实习生实施辅导的全方位覆盖;管理内容庞杂,导致学校管理部门很难及时、全面、准确地对实习情况进行实时监控。而上述种种问题,最终导致毕业实习档案资料难成系统,也就是情理之中的事。鉴于此,打破传统的档案管理方式,将数字化的信息技术引入实习档案管理工作中,实时获取毕业实习准确信息,并将其作为毕业实习的基本依据,需要构建信息化实习档案管理体系。

一、高校毕业实习档案信息化管理的必要性

1.实施毕业实习档案的信息化管理是高校实习管理高效能的标志。档案是各种信息的载体和存贮形式,档案的信息化管理工作是高校的一项重要的基础性工作。随着数字校园的建设,多媒体、互联网等现代化技术广泛应用于学校工作的各个方面。当下,作为高校教育管理重要环节的实习,在档案信息的收集、处理、存留、传播等方面的硬件设施和软件环境,都有待提高和改善。教务处作为高校的教学主管部门,对实习负有全方位全过程的管理责任,其与各学院教学负责人及其秘书、实习指导老师以及实习基地共同构成了实习工作的管理主体,实习学生则具有双重身份,在实习学校既是实习老师,同时又是各管理主体的管理对象。在整个教育实习环节,实习生在各方面协调管理下,所进行的毕业实习活动以及档案材料,其内容是学生毕业实习过程的真实记录,可有效呈现学生教育实习(包括教学实习与班主任实习等)的全过程,以及实习评语、成绩、奖惩的各方面记载。从而使得实施毕业实习档案的信息化管理成为高校高效能管理的标志。2.实施毕业实习档案的信息化管理是毕业生知识能力等综合素质的规范载体。人事档案是在国家机构、社会组织中形成的,主要对个人的工作表现、政绩进行记录与反映,作为个人学历、身份等方面的依据[1]。对于高校毕业生来说,有一个学籍档案转化为人事档案的过程。从入校到毕业,这期间学校的各级组织及相关部门对其建立了相应的档案,主要记录学生的基本信息以及在校期间的思想、学习、生活、奖惩、各学期成绩、毕业论文、毕业实习等信息。毕业实习信息是其中最为关键的内容,它是通过社会实践检验过的学生知识能力等综合素质的记载。学生在毕业阶段,通过签订就业协议,获得报到证,即将其归属于学籍档案中,由学校投入人事管理部门或人才交流机构后,毕业生学籍档案便正式转化为人事档案。因此,毕业生学籍档案作为人事档案的重要基础,在信息化管理的今天,其主要价值在于真实体现了毕业生通过四年的专业学习所形成的综合素质。基于此,一份详尽而全面的毕业生档案资料,将会使学生在强大的竞争中,拥有更多的就业选择与表现机会。因此,毕业实习档案的信息化管理,其科学性、有效性,就在于毕业实习信息的客观、真实,从而使其成为毕业生知识能力综合素质的规范载体。3.实施毕业实习档案的信息化管理为用人单位选择提供可靠依据。建构毕业实习档案的信息化管理体系的必要性,还在于他提升毕业生档案的权威性,使得用人单位根据毕业生的档案资料,了解学生的基本信息、教育背景以及不同阶段与时期的学习、生活等方面情况与表现,清楚掌握毕业生的培养以及成长过程,尤其是通过社会实践的毕业实习对学生的知识能力以及综合素质的检验结果,系统完整地显示在毕业实习档案的信息化管理体系中,由此可以准确、有效地衡量出一个大学毕业生的基本能力和素养[2]。因此,加强大学生毕业实习档案的信息化管理,可以为用人单位选拔、任用提供可靠依据。

二、建构高校毕业实习档案信息化管理的模式

1.建构角色功能管理的高校毕业实习档案信息化管理的网络开放平台。通过对我国高校现有的毕业实习模式及其档案管理进行认真梳理和评析后,构建毕业实习质量监控档案的信息化网络开放平台。由于该系统首先是一个实习管理系统,由实习学生、实习单位、实习指导老师和实习检查老师以及管理员等一系列不同角色的人使用,为了避免不同的角色之间的错乱交叉现象,开发角色管理这一功能是至关重要的。不同的角色在自己的工作范围内各司其职,不同的角色执行不同的功能,使整个平台系统有序有节奏地运行。这一平台由四个方面的角色构成:第一角色为高校,是从学校教务处、各教学院为基础的分级管理模式;第二角色为实习基地,以学校教务处与指导老师以及高中、初中、小学和幼儿园等实际的实习基地环境为基础建立,以达到有效的实习效果;第三角色为毕业实习生;第四角色为高校指导教师,按照学生的实习地点划分为市外驻点指导教师和市内指导教师。由于毕业生实习的时间、内容、过程都有一定的规定,因此所设置的监控内容和指标不宜过大,数量也不宜过多,且监控指标具有确定性,容易量化操作。与此同时,还要注意监控指标需要的信息和数据便于采集、真实可靠。构建信息化实习档案管理系统,需要具备前瞻性与科学性的视角,除了防止其重复属性的构建外,还要对实习信息的数据空间进行预设存留,以突出毕业生实习档案管理的动态特点与管理效应[3]。2.搭建毕业实习档案信息化的三层级管理体系。建立高效、科学、可行的毕业实习档案的信息化管理机制,是实现对实习教学质量进行监控的前提,也是做好高校毕业实习工作的重要保证。为确保毕业实习档案的信息化管理落到实处,实现对毕业实习教学质量的合理评价和有效监控,应成立学校———各教学院(系)———实习基地的三层级毕业实习档案管理领导机构。图一毕业实习档案信息化管理模式流程图在三层级管理机构中,各层级各司其职,学校(教务处)负责对各教学院(系)的组织进行指导、管理、监督和评价,各教院(系)负责将毕业生实习中各种档案信息反馈进行具体组织、落实、反馈,给上级机构(教务处),校教务处与实习基地之间进行信息沟通与交流,便于进一步优化和规范实习管理工作,从而构建分级管理、分层负责、层层落实的学生顶岗实习管理机制。3.编制由五个子系统构成的质量监控一体化实习档案体系。毕业实习的质量监控体系由五个子系统组成,这五个子系统既相对独立,各司其职,又相互影响,并形成一个有机的质量监控系统。各子系统的内涵功能如下。(1)目标子系统:包括质量目标和质量方针,并由此确定实习的质量标准。科学设定包括实习效果质量标准和实习过程质量标准,为毕业生实习创造良好的条件,严格要求、强化考核,确保毕业生实习期间切实掌握工作岗位所需要的技能。(2)制度子系统:包括实习的教学质量管理流程、质量管理制度和绩效考核制度。该子系统为实习教学目标实现提供制度保证,它包括地方政府关于实习的制度或法规、学校关于毕业生实习管理制度及实习基地关于毕业生实习的管理制度等。通过制度的制定,明确学校与实习基地合作各方的权利、义务和责任。学校与实习单位要建立实习指导机制,科学确定实习方案,确保毕业生实习岗位与所学专业基本对口,学以致用。(3)运行子系统:包括管理机构、运行机构、教学机构、监控机构和评估机构等。该系统实行毕业实习的三级管理,运行机构各司其职,保证毕业实习各项任务的完成。(4)条件保障系统:包括师资管、实训基地管理和经费管理等,这是毕业实习正常运行的客观基础。在师资管理方面,不但要加强对校内指导教师的管理,更重要、难度更大的是加强对实习基地指导教师的管理,这需要创新管理方法,管理主体转移到实习基地;要充分调动实习基地指导教师的积极性,以保证实习管理到位、指导到位。(5)质量评价反馈系统:包括教学质量评价、教学管理评价和信息分析反馈等。该子系统实现领导、教师、学生等的多维评价,实现信息的收集、处理和反馈,不仅便于对毕业实习进行实时管理,稳步提高实习教学质量工作的运转效率,并为实习工作的科学决策提供信息化管理的依据。

三、高校毕业生实习档案信息化管理的效果

本校毕业实习档案信息化管理平台自实施以来,效果明显。体现在以下几个方面。1.完善了高校的教学管理档案体系。通过信息化平台建设,完善相关制度建设,加强对教育实习工作的组织和领导,努力解决好毕业实习的安全管理、生活管理、实习质量管理等问题。高校毕业实习档案信息化管理,实施全过程监控,包括监控实习过程的准备阶段、实施阶段和总结评价阶段的各个环节、各个要素,包括监控各项规章制度、保障措施、质量标准在实习中的运行状态,并以信息化的方式留存。这一毕业实习档案信息化管理模式的建构,其效果不仅是规范了毕业实习档案的管理自身,同时更是完善了高校教学管理档案体系。教育实习是高校教育最重要的环节,其档案管理就是对这一重要环节的记载。长期以来,由于高校、实习基地和学生三方各自的局限,在实习管理中存在着不同程度未尽应有职责的问题,导致毕业实习档案管理在一定程度上呈现松散状态。高校在对毕业实习档案的信息化管理过程中,通过具体化的管理目标以及定期反馈实习信息,将实习中遇到问题的分析和解决与实习基地的教育教学接轨,加速了高校在专业建设与课程建设方面的改革,使人才培养更符合社会的发展需求。通过现代化的管理模式完善制度建设和内部管理体系,建构对毕业实习档案的信息化管理,在提升了高校毕业实习档案系统性的同时,进一步完善了高校教学管理档案体系。2.填补实习单位指导实习的工作档案。高校学生的毕业实习作为学生融入社会的一个重要体验阶段,实习单位的作用是不可替代的。通过实习档案的信息化管理,对学生提出具体化的毕业实习目标,实际上也是对实习单位提出了具体化的指导实习目标。这样有助于实习单位、指导教师与学生明确目标,并以此付诸行动,包括实习计划的制定、执行、过程监控及实习总结,对实习过程中质量的监控,能有效保证实习过程中档案资料的质量。长期以来实习基地学校,由于师资缺乏,指导老师的精力顾不过来,毕业实习生在很大程度上被当做在职老师使用,或是放任自流,实习档案的管理也随之被形式化处理。随着毕业实习档案信息化管理模式的实施,深化、密切高校与实习基地之间的合作伙伴关系,建立高校与实习基地的各具体单位之间的“学情网”,不少实习学校进一步建构指导教师与实习生之间的“青蓝工程”,把到实习一线“观摩”“见习”“听课”“试讲”“讲课”“评课”“教研”等多项活动的“传、帮、带”的实习信息载入信息化平台,这样不仅有力确保了教育实习的有效进行,学生在毕业实习中得到了知识、技能的全面提升,同时确保了毕业实习信息实时畅通,实习档案的信息正常记载,实习效果的常态反馈。与此同时,辅之以高校教学领导到实习基地走访座谈,及时了解实习生的工作状态与实习单位需求之间的差距,解决高校与基地学校沟通不畅的问题,所有上述信息也实时存入信息化管理平台,这不仅让高校与实习基地联手共同努力,确保学生毕业实习的顺利进行,同时也填补了实习单位指导实习的工作档案,为实习基地加强对指导教师培养与管理储备了信息资源,也为用人单位对毕业实习生的挑选使用提供了可靠的信息化资源。3.规范学生的学籍档案。这里要特别指出的是,高校对毕业生实习档案的信息化管理,是建立在对实习生实习过程的准备阶段、实施阶段和评价与考核三个阶段的信息化管理基础之上的,采用信息化的手段对实习信息进行一系列的编排、发放、归入等,对实习资料数据进行监管,构建实习类别的档案网络,以现代管理的方式,对毕业生档案信息进行录入、存储、信息化管理等,使档案信息化呈现一致性特点[4]。同时,对高校毕业生实习档案信息化管理,所进行的是标准的文书设置,这是毕业生实习档案体系化保证的必然步骤。毕业生在毕业实习结束后,所留下的文书是实习档案的根源,是经过有效整合的实习档案,可以有效表达实习文书系统性。基于这个角度,对实习档案的系统性确定,对文书管理组合进行标准性及模式性整合,这为毕业实习档案管理奠定了基础[5]。而排版流程中采用的标准方式,要求其与规则一致,也保证了毕业生档案管理实现信息化。由于毕业生档案可以反映学生的综合素质,对学生的就业质量与未来的发展具有重要作用与意义。只有建构实习档案的信息化全程管理模式,加强毕业生实习信息管理与质量监控,改善评价和考核方式,充分发挥信息化档案管理在实习过程中考评学生的积极作用,切实解决毕业实习生实习档案管理的形式化问题,有力保证实习过程中档案资料的准确、真实、有效,才能实现毕业生学籍档案的规范性。

参考文献

[1]徐宏江.大学生毕业生档案管理的问题与对策研究[J].中国大学生就业,2014(6):21-24.

[2]钱泓霏.大学生毕业生档案管理问题研究[J].太原城市职业技术学院学报,2014(9):83-85.

[3]彭寿英.新形势下大学生毕业生档案管理的实践与探索[J].科技视界,2014(3):185.

[4]朱爱琴.如何加强大学生毕业生档案管理[J].档案管理,2010(4):75

[5]沈红霞.浅析大学生毕业生档案管理与转递[J/OL].办公室业务,2013(21):256.

作者:金俊兰 单位:湖北师范大学

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