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医院后勤物资信息化管理分析

医院后勤物资管理具有要求高、任务艰巨、服务面广、内容多等基本特征,实现医院后勤物资信息化管理对提高医院整体效益与效率、改善后勤管理面貌与方式、提高后勤管理整体水平等具有促进的作用[1]。因此,医院后勤物资管理工作中需要加强信息化建设的工作,确保信息资源得到全面利用,依靠网络资源以及电子平台的优势构建计算机网络终端系统、管理信息系统,通过网络化、智能化的信息化手段,使传统运作模式、工作方式得到有效改进,从而促进医院后勤物资管理服务质量、管理水平明显提高。

1医院后勤管理信息化存在的问题

1.1重视程度不够。大部分医院领导者没有重视医院后勤信息化管理工作,常觉得医院后勤工作主要是完成物资发放、水电暖维护等工作,在实际工作期间仅是通过手工单据记载便可以完成[2]。后勤管理人员在实际物资管理工作中只需要具备基本的管理知识,没有重视在后勤物资管理工作中应用计算机技术。1.2工作人员综合素质有待提高。大部分医院后勤物资管理人员因为自身文化素质不高的因素,加上信息处理能力还处于初步范围,尽管已经完成电脑配备工作,但只用在处理日常文字的工作中,仍有部分工作人员无法快速地完成文字录入工作,更加不能实现办公自动化信息处理工作。1.3缺乏信息化管理。长时间以来,医院后勤物资信息化管理工作仅是按照医院上级部门的行政命令进行工作,仅重视服务,对所产生的经济效益有所忽略,从而造成层次繁多、职责不明、机构重叠、机构臃肿等问题,使医院物力、财力、人力等不能全面调动,对提升社会效益、经济效益产生一定的影响[3]。加上医院后勤管理工作人员缺少专业性、技术性以及管理技术,与高科技开发型人才具有一定的差别。

2医院后勤物资信息化管理的应用方式

2.1成立完善的组织机构。医院要想实现后勤物资信息化管理,需要将以往传统物资管理运作方式全面改变,通过细化分工的方式,使专业化管理得以实现。通过建立完善采购物资的中心,全方位统一管理医院后勤物资发放、管理以及采购等工作,根据不相容职务分离的原则完成岗位设置工作,并根据相互制约、合理分工的基本原则,从而明确不同责权[4]。在物资管理的工作中全面开展网络监督,促进物资管理透明性得到全面体现。2.2加强分库管理,实行统一核算。医院后勤物资采购中心通过分析临床科室、各部门的实际要求成立被服库、五金库以及文具库等仓库,根据领用功能区、领用便捷区的要求实施分类存放管理。后勤物资采购中心可以通过网络技术统计汇总、核算、审核发放物资和采购的物资,并采用网络系统上传各库房消耗物资的数据到财务部门,确保财务软件、成本核算系统、后勤物资管理系统能够处于相互衔接的状态,在医院内部核算工作中全面参与。2.3全面利用网上物资申领流程。后勤物资采购中心通过分析临床科室、不同部门所上交的申请物资单据,按照HIS严格审核具体的用量,由仓库管理人员完成出库单的打印工作,并对实际发出物品的数量进行核对,通过专业配送人员在不同病区配送相关物资[5]。配送工作通过后勤物资采供中心的专业工作人员来完成,不需要医护人员到仓库领取,使科室人员的时间得到有效节省,从而提高其后勤服务到位性。通过这样的方式,可以使医护人员摆脱繁琐的事物,促进其劳动强度明显减轻,使医护人员能全面负责患者,减轻其工作量。2.4安全库存量的设置。为了防止库房物资出现浪费与积压的情况,后勤物资管理部门可以通过信息化技术完成所有物资准库存量、下限库存量、上限库存量等设置工作,并以此作为基础完成库存物资临缺陷预警标红以及安全库存量的设置工作。通过分析不同科室在网上的申领申购单,对月度采购计划进行编制,不仅能确保临床一线的使用情况,还可防止资金占用以及库存积压的情况,使“零库存”得以实现。2.5开展计算机内部核算管理。通常情况下,库存物资开展微机化管理之后,在每次购买物资时均能够立即办理入库手续,按照随货同行单在物资管理系统中及时输入出库信息、入库信息等,防止由于物品未入库就出现发放或者使用的情况[6]。每个月30日,要求后勤物资管理部门根据供应商名称完成采购物品汇总表的打印工作,并上交供应商、财务处,根据单据对账目进行会审。每个月末完成核对之后通过后勤物资采购中心制作月末库存物资余额表格,确保管理人员能够实地盘点库存物资的情况。医院成本核算部门可以根据网络传送的相关数据,对不同科室领取物品的金额进行及时获取,通过这样的方式不但使成本核算工作人员整体销量明显提高,还可使核算准确性明显提高,达到账账相符、账物相符的要求。后勤物资采购中心采用计算机对物资出入库信息进行调查,实现财务处理,由系统自动汇总生成不同的财务报表,采用网络的方式在经济核算办、财务处直接发送。同时,要想完善后勤物资市场调查工作,采用网络的方式对同种物品、不同物品的价格进行查询,后勤物资采购中心采用市场调查的方式获取相关信息,确保能够采购最优惠的后勤物资,不仅使医院成本支出得到明显节省,还可以一切以患者为根本的服务导向得到全面体现。后勤物资采购中心在院内网上公布相关采购信息,并由临床科室设计二级系统库完成查询工作。医院管理部门对于医院物资流向、付款情况、价格以及库存等能详细监控以及掌握,确保全员在物资管理中参与,使物资管理透明度明显增加,从而实现物资流通操作阳光性。

3医院开展后勤物资信息化管理的优势

3.1使物资流通秩序明显规范。物资采购工作在全面开展后,可以在库存物资系统中录入合格供方的相关信息,并完成整齐到期、供应商资质到期、批号到期、有效期到期等预警提示的设置工作,确保监督工作能够实现全面监督,且受到管理制度的约束,促进传统物资管理的方法、模式全面改变,促进核算、发放、管理、采购等环节不可控性能够得到明显纠正,有效避免损公肥私、弄虚作假的情况,确保能有序、科学地实现物资管理操作,从而促进经济效益明显提高。同时,网络监控系统实施严格审批、申领制度,并实现全程跟踪,对自我约束以及自我调控有一定的帮助。3.2促进物资管理效率明显提高。医院后勤物资信息化管理可以使物资管理效率明显提高,为科室物资供应的有效性提供保障。后勤物资管理工作中通过信息化技术,可以使日常工作流程明显优化,确保相关工作人员可以通过计算机对物资采购、发放、保养、验收以及入库等日常工作流程实施网络查询,若物资无法提供合格的材料,则严禁纳入医院采购名单,为临床科室使用医用耗材的安全性提供保障。在录入招标价格之后,防止价格出现随意变动的情况,若出现物资靠近有效期仍未使用的情况,要立即和供应商、临床科室作沟通,使物资浪费的情况明显减少,从根本上上降低医院损失。3.3医院物资消耗成本明显降低。医院后勤物资在全面开通网络系统查询功能、统供、统管等功能后,可促进相关科室积极性明显提高[7]。临床科室在后勤物资采购仓库所申请的物资材料会在科室成本中计入,促进各科室的节约意识、成本意识明显增加。各科室对于物资实际使用情况、物资申领情况可以随时查询,防止出现浪费以及积压的情况,促进医院总体成本明显降低。

综上所述,数据时代下,我国各大医院开展医疗活动时主要是以后勤物资管理作为基础,通过针对性的措施促进物资管理合理性、科学型明显提高,使库存占用、浪费的情况明显减少,对物资管理流程明显优化,促进物资定额管理明显加强,是医院信息化管理发展的必然趋势。医院在后勤物资信息化管理工作中需要按照管理的实际情况,并根据“库存物资统一建设、统一管理以及统一规划”的要求,将信息技术手段全面利用,促进物资集约化管理、精细化动态管理得以实现,从而提升医院后勤物资信息化管理的有效性。

参考文献:

[1]李倩.加强成本控制提高医院后勤精细化管理水平[J].经济师,2017(11):245-246.

[2]殷艳华,陈荣山.医院后勤物资管理系统的设计与应用[J].中国新通信,2016,18(24):151.

[3]刘艳.关于医院后勤物资配送服务流程信息化管理应用的探究[J].通讯世界,2016(18):251-252.

[4]章媛涓.浅谈信息化建设对医院后勤物资管理工作的促进[J].金融经济,2016(8):180-181.

[5]柏炜,母德福,陈宴.浅析信息化管理在提高医院后勤管理质量中的应用[J].求医问药(下半月),2012,10(12):488.

[6]刘军兴.刍议当前医院后勤物资管理中存在的问题及对策[J].中国卫生产业,2014,11(17):175-176.

[7]刘元明,刘欢.医院后勤物资配送服务流程信息化管理应用[J].经济师,2013(1):252-253,256.

作者:谷秀英 单位:聊城市第四人民医院

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