收养儿童档案信息化管理研究

儿童福利机构的主要工作任务是为他们提供优质服务，通过养育、治疗、康复、教育，努力提高他们的生存能力和质量、教导他们懂得生命价值和意义。因此，收养儿童档案属于儿童福利机构全部档案的重要组成部分。该档案的规范管理，将更加有利于有效开展孤残儿童救助，并对其提供更好的生活保障和福利服务。而随着档案管理的科学化和现代化水平的不断发展，收养儿童档案管理无论是在内容上还是在管理上都随之进行着革新，从初始阶段的简单的编号、姓名、入出院时间等流水记述发展到如今增添了收养儿童抚养、治疗、教育等情况并逐步实现信息化管理。下面，笔者结合工作实际，谈谈对如何做好儿童福利机构收养儿童信息化管理的几点认识。

一、收养儿童档案信息化管理的现实意义

一是收养儿童档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需1次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出收养儿童的相关信息，包括性别、年龄、健康、疾病、残疾等级等和收养分布的数据分析。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的工作效率。二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。收养儿童档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大地减轻了工作人员的负担。三是收养儿童档案查借工作可控。收养儿童档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效地催还。四是提高整个档案部门的工作效率。实施收养儿童档案管理的信息化后，部门管理工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。五是有效地提供服务。收养儿童档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

二、收养儿童档案信息化管理存在的问题

进入21世纪以来，收养儿童信息的统计范围也不断扩大，数据分析的精确度也逐步提高，收养儿童信息的数据统计成为主管部门了解福利院业务状况的主要途径。但是由于缺乏必要的收养儿童档案信息化管理的理论支持，缺乏适合收养儿童档案管理的规范性指导，一直以来，收养儿童档案信息化管理的模式仍比较落后，存在着相关信息的录入仍然以书写为主，有关信息查询的利用服务仍然停留在最原始的翻查和前辈们的回忆，查询结果时有出现查找时间过长、提供信息不可靠等现象，而在信息统计方面，对于收养儿童基本情况记述不够翔实，如健康情况、生活习惯、性格特征等数据只能粗略体现，这样就容易造成数据前后不一致等问题。落后的管理模式和大数据量处理效率低下之间的矛盾就这样产生，无形中增大了工作量，降低了档案管理工作的效率。

三、收养儿童档案信息化管理的主要做法

一是加强领导，提高认识。要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，要积极争取政府的资金支持，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施，使档案信息化建设得到更快地发展，以适应信息化建设的需要。二是要与上级主管部门沟通协商，共同提出解决办法，在政策上创造条件，加大对福利院的投入，增配软、硬件设施，使档案信息化建设得到更快地发展。三是积极培养信息化建设人才。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视，为档案信息化建设提供必要的人才保障，是促进这项工作的健康发展重中之重。

四、收养儿童档案信息化管理的重要依据

为了使我国儿童福利保障对象向困境儿童、向所有儿童拓展、实现我国儿童福利事业顺利转型，推动儿童收养工作建立较为完善的服务体系，中国儿童和收养中心研发了“全国儿童福利信息管理系统”，该系统是一套集机构养育儿童、机构代养儿童、社会散居孤儿、困境家庭儿童、事实无人抚养儿童和民间养育孤儿等类型的全国儿童福利信息数据库管理系统，包括儿童基本信息、家庭或监护人信息、儿童照片、儿童身份证明等图文信息，不仅实现全国各地及时、准确、动态、实时地掌握儿童信息，还可以及时记录和汇总孤儿基本生活费的发放和补助情况。收养儿童档案信息化管理可以依据该系统，更全面地了解在院儿童的相关情况，准确地掌握相关数据分析和统计，从而加快实施收养儿童档案信息化，进一步提高收养儿童档案的利用率。

作者:顼璞 单位:黑龙江省儿童福利和收养中心