财务档案信息化管理探讨

摘要：本文以机关事业单位财务档案信息化管理作为主要研究课题，首先分析了机关事业单位财务档案信息化管理存在的问题，而后针对性提出了加强机关事业单位财务档案信息化管理的策略建议，以期为机关事业单位提升财务档案管理信息化水平提供一定的参考。

关键词：机关事业单位；财务档案管理；信息化

一、机关事业单位财务档案信息化管理存在的问题

1.财务档案管理信息化意识薄弱。一直以来，我国机关事业单位的相关人员并不是十分重视财务档案信息化管理方面的问题，而且存在部分人员甚至一些领导干部都不是完全了解财务档案工作，只是简单认为保管档案不丢失、不泄密，并能应付外调及查档就是财务档案的主要工作，没必要对其过度关注。财务档案的管理人员大部分都是身兼数职，而且没有接受过对档案知识的专业培训，不了解档案的主要工作，包括管理档案的要求、档案的重要性和档案材料的收集、整理、归档、装订等，档案管理方面的意识薄弱。2.财务档案管理缺乏完整性。在实施会计核算电算化之后，机关事业单位并没有妥善保存其产生的大量新的财务档案信息载体，比如电子文档、程序文件、备份文件等形式的数据，所以当软件进行升级之后，由于版本不同致使之前的数据根本不能使用，而且也没有制定相关的电算化财务档案保护制度，在不同的经办人手中各有财务数据文件，使得财务档案归档资料极易缺失。3.缺乏财务档案管理专业人员。对于机关事业单位来说，对财务档案的相关信息进行全面的收集与储存属于其主要工作之一，却没有明确规定财务档案管理工作隶属哪个部门。由于财务档案工作的责任没有确切落实，造成财务档案出现许多问题，包括档案缺位或错位等。财务档案管理需要制定一套具体流程，包含专业分类、归档、存储等，但是财务档案管理工作的专职管理人员极度缺少，造成一系列严重问题的发生，比如财务档案分类不明确、归档时间滞后以及经常丢失等，给机关事业单位带来了很大的不利影响。

二、加强机关事业单位财务档案信息化管理的策略

1.增强财务档案管理意识，实现财务档案规范化管理。为实现财务档案的规范化管理，需要使机关事业单位全体职工对档案管理工作的认识得到提升，改变员工对档案管理工作的看法。通过积极宣传档案相关法律，鼓励员工学习，以及举办档案工作的座谈会来构建档案工作的良好氛围。除此之外，实现档案信息化管理的重要中间环节就是推动档案工作规范化、标准化，机关事业单位不但需重视软硬件的建设，同时还需加强文书的处理，并对档案进行及时有效的归档，这些都是推动财务档案工作实现规范化发展的重视措施。另外，单位财务人员在进行会计核算时，需以既定的格式要求记录与储存各类凭证和账簿，并以科学的会计凭证传递程序为基础，确保财务档案能够及时归档，保证其完整性与规范性。在进行财务档案的整理装订时，不但需确保时间的及时性，同时还需分工明确，这主要是因为：其一为避免会计凭证的遗失，通常需安排指定的会计凭证管理人员，以每个月的记账凭证数量为基础，来对其进行定期的整理，并装订成一份完成的报告；其二为通过记账人员来对会计账簿进行整理和装订，通过经办会计来对会计报告进行整理和装订，通过各相关经办人员来对备查类以及各种需归档的资料进行整理和装订，整理完后再通过财务档案管理员来进行整体的归档。若财务档案已经由档案室保管起来，便不能再随意拆封，若实在需要拆封使用，则需确保原卷宗的封装依然完好，同时，还需由档案室和原经办人员以期进行拆封，使用完后再重新存档，以明确各自的责任；如果是暂时存放的财务档案，需要拆封时应向财务处负责人申请，获取同意后在指定人员的监督下进行拆封，使用完后重新进行归档。2.注重财务档案的收集与保存，确保财务档案的完整度。首先，为了保证财务档案不被篡改和便于了解使用过文件的人员，机关事业单位应实行电子签单制度，构建完善的财务档案管理责任制，把握好电子文件的签入、签出以及安全工作。另外，为保证财务软件顺利升级，使各个软件得以互相兼容，需提高财务数据储存的标准性及可续性。其次，完整收集财务档案。财务部门需完整的备份各项财务数据及文件，以确保计算机硬件系统损坏后可以及时恢复公司的会计电算化系统，从而降低损失。另外，机关事业单位还需将计算机硬件系统的型号、存储大小以及配套设备等记录下来；掌握好财务软件的编程语言及数据库系统类型；将财务软件所涉及的销售与维护公司信息详细的保存，并将财务软件系统的相关说明书放置在统一的位置，以便于找寻。第三，完整保存财务档案。因财务档案是由磁性介质或者光盘来储存的，考虑到这些载体所具备的物理特性，在保存这些档案的过程中需进行备份，即保存双份，可以通过“AB备份法”的方式来将数据备份，并将档案归档时间及操作员姓名标注上去，分别将两份文档储存于不同的位置，以避免地震或火灾等意外事故的发生导致整个财务系统崩溃，无法复原。储存这些档案的位置需避开磁场，确保干燥干净。对于以磁性介质储存的财务档案，则需安排人员进行定期的检查，并将其复制下来，以避免因磁性介质损坏所导致的财务档案损坏或丢失。3.提高财务档案管理人员专业素质，提高档案利用率。对于财务档案管理人员，其不但属于财务档案管理工作的实施者，同时也是财务档案管理的策划、执行和监督者，因此，为了保证财务档案管理工作的实行科学高效，档案管理人员需要拥有完善的档案知识和专业修养。在机关事业单位工作的财务人员，对财务档案的整理、编码、归档以及储存，都必须遵循会计流程进行。除了具备专业知识外，财务档案管理人员还要熟练现代信息知识技能，鼓励财务档案管理人员积极参加业务培训，不断提升自身的管理水平，与此同时，也要对档案管理人员的职业道德培训加以重视，定期教育本企业负责财务档案保管的人员，这不是一般的上课形式，是为了使他们在一定时期内，能快速增强自己的专业能力，丰富其财务档案管理的工作经验，从而更好地管理财务档案，提高工作效率。机关事业单位还可以从高等院校应届毕业生中挖掘高技术人才，吸引他们到本企业担任信息化财务档案管理专门人员，比如那些对现代数据库技术、财务核算业务和便携式档案管理较为精通的综合型人才。还可以与当地政府的财政部门和税务部门相互合作，共同对财务档案信息化管理专业人员进行再教育，灌输最新的职业道德知识，使得他们能自发的形成遵纪守法的思想。

通过以上论述可以得出，在信息化和网络化的高科技时代，要想促进档案管理发展，必须做好数据挖掘和整理，完善财务档案信息网络建设和财务档案管理决策系统建设，将相关人员的信息化素质不断加强，只有这样才能为经济发展提供高质量的服务。

参考文献

1.欧博温.内控背景下高校会计档案信息化管理探究.管理观察，2016(18).

2.何玉杜.浅谈中职学校会计档案信息化管理.轻工科技，2016(02).

作者:高春雷 单位:满洲里市人才交流服务中心