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档案安全信息化管理措施

【摘要】随着现代科技的快速发展,档案信息化建设已是大势所趋,但是,由于法律法规、技术、设备、管理等方面存在一定的问题,使档案信息安全隐患日益凸显。如何提高档案信息的安全性,成为信息时代档案管理必须面对的问题。

【关键词】信息化;档案;安全档案

信息化管理,指在行政主管部门的指导下,在满足法律规章制度的要求前提下,依靠科学的思想和组织管理方法,凭借信息技术、网络技术等高科技手段,对文书、档案等信息进行发掘、整合,使信息的获取、处理、传输、应用数字化、网络化,实现资源共享,提高档案信息的利用效率。

一、档案信息化管理的优势

(一)有助于档案信息利用率的提高。随着科技的进步,无纸化办公受到关注,办公自动化程度得以很大提高,这样就出现了办公数字化与纸质档案信息之间的矛盾问题。通过采取档案信息化管理模式,档案信息以数字化形式呈现,直接应用于办公数字化系统之中,不但有效解决了办公数字化与传统纸质档案信息之间的不协调问题,同时还为使用者提供了极大的便利。(二)有助于搜索速度和准确性的提高。传统的纸质档案管理模式有个特点,那就是查找效率低,出现错误的概率比较大,一旦需要进行档案搜索时,都是依靠人力进行查找,需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案信息化之后,直接利用计算机就能找到想要的文献,这样一来,搜索效率和准确性都得到极大提高。(三)有助于档案信息管理工作效率的提高。档案信息化管理模式下,从生成电子档案开始,之后的信息收集、检验、归档、入库以及使用各个环节的相关工作都可以依托自动化工作平台得以实现,这样就实现了档案信息管理相关工作从传统方式向自动化和智能化方式过渡,无论是档案管理还是档案使用,都出现了质的变化,体现了传统工作方式与先进科学技术的结合。(四)有助于档案信息的共享。运用计算机技术录入档案信息,创建自己的信息库,相关部门可通过网络查询和调取经过加工的档案信息,可节约时间、空间,提高工作效率,共享电子档案信息资源。(五)实现了远程信息传输。纸质档案的利用者要到档案管理部门去查找,或采取发传真、邮寄等方式。而电子档案在档案管理部门和利用者直接通过网络通信实现档案的信息传递,利用者可以足不出户地进行自助式检索,特别是远距离的异地传输快速便捷,节约了大量的时间、人力和物力。(六)有效地保护了档案原件。档案数字化加工后,可通过数字方式在很多阅读终端使用,减少了原件的使用频率,有效地保护了原件。

二、存在的隐患问题

(一)容易造成档案的损失。受信息载体寿命、电子计算机硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机硬件平台的一致性等因素的影响,可能会造成档案信息的损害和丢失。(二)病毒、黑客对档案信息安全造成威胁。档案信息化建设的主要途径之一是兴建档案网站,通过档案网站发布档案信息,开展档案信息建设工作。但是,不法分子通过木马程序非法侵入档案网站篡改档案信息、获取档案信息,甚至会销毁数据资料,对档案信息安全造成严重威胁,影响档案信息系统的正常运行,对人民和国家的利益造成危害。(三)电子信息档案保管下的合法性以及真实性的问题。信息化档案以数据形式存在,数据在保存的过程中,极易出现数据毁坏的情况,而且数据极易被篡改。因此,数据形势下档案的合法性和真实性是很难证明的,这也是目前亟待解决的难题。

三、拟采取的研究方法

(一)加大资金投入,加强基础设施建设。计算机及其配套设施的配备以及日常的维护,需要大量的资金作为基础,所以,要加大经费的投入,从硬件上不断地引进计算机和网络技术,实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理,建立高质量的档案管理平台。首先要明确档案工作的管理机制,并完善档案工作的运行机制,主要针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系,实现全程管理与监控。其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重,使其与电子化的建设同步进行。再次,要针对档案信息化进行相应的法律完善,使档案工作得到规范标准的约束,具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配,明确任务目标及期限。(二)完善电子档案安全管理制度。专机专用,进行专门的强身份认证措施处理,采用结合口令认证与数字签名认证的方式进行双重身份认证,主要涉及私钥、密码加密、明文与密文传输、数字签名、口令认证等。通常来说,这种认证方式需要管理人员先下载相关客户端软件并独立运行生产一对密钥,其中公钥经加密后提交中心数据库保存,私钥则由用户自己保存。这种方式的优点在于私钥能够充分保证安全性,使黑客无法窃取。(三)提高档案专业管理人员的业务素质,提高档案管理安全意识。对档案管理人员进行专业培训,让他们从传统的手工管理提升为现代化计算机档案管理,使档案现代化管理系统能够正常、有效地运行。合理设置档案管理工作岗位并建立合理的奖励机制,充分发挥档案管理人员的创造性和积极性。

四、结语

档案管理部门应该加大对档案信息化建设工作的重视度,着力解决档案信息化建设中存在的问题,使先进的信息化技术和档案管理工作相结合,提高档案信息管理工作的效率和准确性。档案信息化建设任重而道远,需要所有档案管理人员和社会各界人士的共同努力。

【参考文献】

[1]史灵芝.档案信息化建设与档案管理研究[J].中国管理信息化,2016(7).

[2]陈艳.档案信息化管理之我见[J].攀登,2012(6).

[3]章索文.浅析信息化档案管理安全防范之策略[J].科技信息,2009(31).

[4]熊伟.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].中国管理信息化,2016(20).

作者:钱小燕 单位:合肥工业大学档案馆

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