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企业档案信息化管理问题与对策

1企业档案信息化管理主要问题

1.1缺乏健全的档案信息化管理制度

在日常运行过程中,档案信息化管理是企业不可忽视的一项关键性工作,而档案信息化管理工作的顺利开展离不开健全的档案信息化管理制度。但在实际工作中,由于受到多方面因素影响,加上档案信息化管理发展时间不长,档案信息系统还需要进一步完善。部分企业对档案信息化管理缺乏正确的认识,没有意识到其重要性,没有结合各方面情况,优化完善已构建的档案信息化管理制度,不符合新时期档案信息化管理客观要求,和自身发展目标、发展趋势等不吻合,导致档案信息化管理工作无法顺利开展,影响档案信息化管理水平的提高。

1.2档案信息网络安全性不高

在新形势下,信息技术飞速发展,网络大都处于不设置防护状态,具有鲜明的开放性特点,大幅度降低了档案信息网络安全性,日常运行过程中,极易出现各种漏洞,大幅度提高了网络运行风险系数。同时,广域性、共享性分别是网络分布、信息资源二者显著特征,导致网络运行中各类数据信息极易被“窃取、篡改”。针对这种情况,在日常管理中,企业并没有客观分析网络运行情况,采取合理化措施,加强网络防护管理,导致网络运行中频繁出现安全隐患问题,传输的信息数据准确率不高,不利于日常相关工作的顺利开展,阻碍了档案信息化建设。

1.3档案管理模式不合理,档案管理人员综合素质有待提高

在档案信息化建设中,纸质档案、电子档案并存是我国企业常采取的方式。从整体上说,大部分中小企业档案信息化建设水平不高,仍然采用传统单一化档案管理模式,比如,较大的收集工作量、较高的档案保管成本、较低的档案分类整理效率,不符合电子档案管理客观要求,电子档案利用率不高,急需要进一步优化完善。同时,在档案信息化建设中,企业没有定期对档案管理人员进行合理化培训,档案管理人员责任意识、服务意识等薄弱,缺乏较高的职业道德素养,缺乏扎实的档案信息化管理知识,档案信息化管理技能不高,无法有效处理档案信息化管理中一系列问题,经常违规操作,急需要进一步提高他们综合素质。

2企业档案信息化管理强化对策

2.1优化档案信息化管理制度

在日常运行过程中,企业要全方位正确认识档案信息化管理,将其作为日常一项关键性工作,围绕自身发展目标、发展方向、自身规模等,客观分析档案信息化管理情况,优化完善已构建的档案信息化管理制度,有效指导一系列档案信息化管理工作,最大化提高档案信息化管理水平,促使各类档案信息数据得到合理化管理,充分展现档案信息利用价值。

2.2注重档案信息网络安全防护,构建档案数据库

在档案信息化管理中,企业要结合各方面情况,构建“科学、合理”的档案信息化安全保障体系,加大档案信息网络安全防护,客观分析档案信息网络特点、性质,尤其是存在的问题,科学安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统,充分发挥其多样化作用,提高网络安全性。企业要优化利用先进的技术,构建合理化的档案信息管理系统,借助电子技术、数字技术,科学转变文本档案,使其成为电子档案,科学管理各类档案信息,围绕不同级别,加密处理档案数据信息,结合各方面情况,科学设置档案访问、管理权限,促使档案管理更加安全。此外,在档案信息化管理中,企业要从实际出发,优化利用先进的技术,借助信息化手段,构建具有自身特色的档案信息数据库,及时存储并动态管理重要的档案数据信息,最大化提高档案信息数据准确率,充分展现多样化价值。

2.3提高档案管理人员综合素质

从某种角度来说,企业档案信息化管理水平高低离不开“高素质、高水平”的档案管理人员。在档案信息化管理中,企业要将档案管理人员培训工作放在关键性位置,结合档案信息化管理客观要求以及存在的问题,制定科学的人才培训计划,定期对其针对性培训,不断强化他们的责任意识、服务意识等,使其具备较高的职业道德素养。企业要注重理论知识和实践相结合的培训模式,引导他们学习档案信息化管理知识,使其具备扎实的理论知识,多层次加强对档案管理人员的信息化技术培训,能够熟练操作档案信息化管理设备设施,不断提高他们的综合素质。在此过程中,企业要注重先进人才的引进,优化调整档案管理人才结构,不断发展壮大档案管理队伍。

3结语

总而言之,在社会经济发展的浪潮中,企业必须全面、客观认识档案信息化管理,优化档案信息化管理制度,注重档案信息网络安全防护,提高档案管理人员综合素质等。以此,最大化提高档案信息化管理水平,提高档案数据信息利用价值,在降低企业运行成本的基础上,实现最大化经济效益,促使企业走上健康稳定发展的道路,拥有更加广阔的发展前景。

作者:黄井明 单位:乳源县就业服务管理局

参考文献

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[3]朱小琳.企业档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].科技与创新,2015(4):71-74.

[4]郭健.企业档案信息化管理存在的问题及对策措施[J].科技与创新,2015(10):60-63.

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