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涉密企业档案信息化管理探讨

涉密企业中存在大量密级不同的涉密档案,且随着企业不断扩大生产规模,涉密档案越来越多。在信息时代,计算机网络、先进的技术为各类档案信息的收集、使用提供便利,但同时也增加了管理涉密档案的难度,极易引发泄密事件,所以加强涉密企业档案信息化管理是重中之重。

1加强涉密企业档案信息化管理的重要性

对企业信息化建设而言,档案信息化管理是重要组成部分,它依托计算机技术、网络技术,通过数字信息这一主要形式,对档案资源进行充分的利用、发掘,通过一系列操作使档案管理最大化服务于涉密企业的效益目标。档案是涉密企业最真实的缩影,它通过文字、图片、图表等形式涵盖涉密企业全面而详实的信息,包括企业管理、生产经营、运转决策、资金周转、技术档案、人事调动等,具体涉及文书档案、财会档案、人事档案、商标档案、专利档案、经济管理档案等。纸质档案由于保存时间长,加上经常被查阅,极易遗失、损坏,且温度、湿度、火灾、虫蚀等因素也影响纸质档案的长期保存,给涉密企业档案管理带来诸多不便。随着新时期里经济的高速发展,涉密企业对档案的需求也从传统的单一需求转化成综合需求,包括现行文件、图书、档案、情报检索等,因此,面对海量的、错综复杂的信息,为更好地为涉密企业的运作服务,加强档案信息化管理是必然趋势。涉密企业档案信息化管理的最终价值为:在科学创新的思想、现代化管理理念的指导下,通过先进的信息技术、网络技术,把涉密企业的档案、文件等综合信息加以整理、开发、归档和保存,并在技术处理之后实现档案管理的网络化、数字化、信息化,管理好、保护好涉密企业的核心秘密,实现最大化的档案利用率,使涉密企业的可持续发展获得强有力的保障。

2加强涉密企业档案信息化管理的具体策略

2.1做好基础性工作,推进信息化管理

涉密企业的涉密档案从传统的纸质文档、胶卷、图片过渡到现代信息化管理需要一个具体的过程,只有做好基础性工作,才能推进信息化管理的进程。档案管理的目的是服务于涉密企业的生产与经营,所以档案部门应针对企业涉密文件材料的形成、积累以及整理、归纳开展指导、检查、监督等工作,并积极和其他单位、部门相互协调,在转换、传输、存储档案信息的过程中确保档案的准确性、完整性、真实性,特别是在归档、管理电子文件的环节,档案部门务必要重视开展著录与标引工作,依据国家的数据标准,保持著录项目与检索语言的统一,从而使数据制作、标识检索等趋于规范,确保档案数据检索的完整与准确。同时,如果部分传统文档在过渡时期无法及时处理,切忌随意堆放,务必要做好整理、分类和编号工作,妥善保存原有纸质文档、胶卷和照片等,避免信息损坏、丢失。

2.2对涉密档案数字化扫描要严格管控

最近几年,涉密企业开始对纸质档案开展数字化扫描的工作,但在该工作环节应注意:涉密企业严禁对涉及国家秘密的资料、档案实施数字化扫描,且一般情况下涉及商业秘密的资料、档案也不能实施数字化扫描,如果涉密企业需要扫描对商业秘密有所涉及的档案,就应在企业内部专门安排场所进行,严禁把涉密档案带离企业。同时,加工场地务必要安装好监控设备,对数字化扫描实施全程录像操作;保持加工场所网络与设备的独立性,严禁和企业的办公网络、互联网等连接、共享,禁止加工场所的任何计算机、网络连接互联网;采取必要的技术手段,拆封外接设备的信息出口,保证涉密数据没有接口,从而有效预防在数字化扫描中泄露信息。

2.3落实涉密档案管理的两个平台建设

涉密企业档案的信息化管理是重点工作,而信息安全是系统性工程,要求企业档案部门从管理、技术两个层面着手,采取信息化管理策略,并尚未完善完善管理与技术条件的情况下将电子载体与纸质载体、保密与开放、集中与分散之间的关系处理好;在尚未完善管理档案的策略的情况下切忌太过强调数字化,杜绝资源共享的随意性。特别是针对涉密信息,务必要在信息化管理中纳入重点监控的范畴。涉密企业档案信息化管理的重点在于落实两个平台建设:(1)建设数字档案库平台,使其与企业的PDM、OA等管理系统链接起来,采取信息手段、管理手段实现涉密企业科研、生产、管理、经营全过程的档案数字化、信息化。(2)建设文档服务器安全平台,即涉密企业要建立文档综合服务器平台,把各个计算机里散落的文件上传到该服务器,以便集中管理、保存。相应的,在信息化环境里要重点控制涉密档案管理的上述两个环节,通过密码管理、多级授权等安全控制手段确保信息系统的安全性、保密性,提升涉密企业档案信息化管理水平。

2.4进一步强化电子信息安全技术应用

电子信息安全技术的应用对涉密企业档案信息化管理进程的推进有重要意义。(1)物理防范策略,即设置不间断电源,保证电子档案信息服务器、网络等的电力供应,并针对信息化网络电器属性设置好防火报警系统。(2)应用防火墙、杀毒软件,即涉密企业要针对局域网络建立防火墙,隔断外部网络进行非正常访问的源头,尽可能避免黑客攻击网络;针对涉密企业的内部网络,统一采购正版杀毒软件,统一由服务器实行病毒数据库的更新。(3)物理断网,即涉密企业要针对有极高保密等级的档案信息采用非联网电脑进行单独的存储,并在档案室内保管,只有经过允许才能在档案室里使用档案。

3结语

要做好涉密企业档案的信息化管理,需要企业的档案人员具备高度的使命感、责任感,练就持之以恒的细心、耐心,把涉密档案信息化管理视作档案工作的技术革新,从而通过档案信息化管理推动涉密企业的信息化发展进程,使档案管理能更好地为涉密企业的生产、经营服务,从而发挥档案信息化管理在涉密企业发展中的应有作用。

作者:郭春朋 单位:河南思软电子科技有限公司

参考文献:

[1]晏鹰.基于企业档案保密问题的对策思考[J].经济师,2014(09):274-275+277.

[2]许丽萍.企业涉密档案管理的主要维度及具体措施探讨[J],兰台世界,2014(S6):79.

[3]钟景云,蔡小锋.浅谈提升企业档案网络信息化管理的措施[J].企业技术开发,2015(36):22+38.

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