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药库零库存信息化管理模式分析

随着医疗市场竞争的加剧,医院信息化管理的普及和药品公开招标采购的规范化,药库零库存管理己成为医院降低运营成本的重要策略[1-4]。这种管理模式比传统的药库管理模式更具先进性和科学性,既能满足临床药品使用,又能使药品相关管理成本降至最低,还能缓解医院流动资金的压力,以最低成本解决最佳库存,零库存管理必将成为今后医院储药的发展方向[5-6]。我院自2014下半年开始实行药库零库存管理模式,经过一年的摸索实践,零库存模式在我院得到了较好的实施。

1药库零库存模式的要求

传统的医院药品管理分一级库、二级库和三级货架。一级库就是药库,二级库则是各个药房如门诊西药房、中药房、急诊药房、住院药房等。一般药库中的药品储备量约为整个医院20d左右的用药量,各药房储备本药房7~10d的药品用量。药库每周1次采购计划,供货商每周集中送货1次,各药房每周集中向药库领药1~2次。药库实施零库存管理后,药库只储备急救药品、市场紧缺药品、特殊药品等,大部分药品只在药房备货,各药房储备10d左右的用量。各药房每周生成1次请领计划,药库为各药房制定采购计划单各1张,供货商每周向各药房集中送货1次。药库零库存模式不是药库库存金额为零,是相对零库存[7-8]。

2实行药库零库存的准备工作

2.1完善信息网络

对医院信息系统(HIS)进行改造,完善各项功能。HIS、医药公司信息管理系统分别于药品采购电子商务平台软件安装数据交换接口,实现数据交换。药库、药房安装无线网络路由器,配制无线扫描枪。医院和供应商各自完成药品目录唯一码对应工作。

2.2供应商的衔接

与供应商签订供货协议,制定送货流程,制订保证药品及时送到医院各项措施。供应商所有出库药品外包装贴专用条形码。

2.3物流体系的建立

要求物流系统常规定时定点到位,专人负责送货。紧急情况规定时间内送到。所有药品通过条形码扫描交接。

3药库零库存的流程

我院目前药库零库存的流程是各药房每周定时根据一定时间内的药品销售情况,生成药品请领单;药库根据各药房请领单,生成各药房采购计划,报领导审核;采购计划单通过互联网传输至药品采购电子商务平台,各供应商接收采购计划单,根据采购计划单及时备货;供应商配齐药品,生成条码张贴于药品包装,传输发货信息至电子商务平台,药品通过物流定时送至医院各药房;药库管理员与药房管理员共同对药品进行入库验收,同时使用无线扫描枪核对药品信息;药库管理员验收结束后通过药品采购电子商务平台转换数据,自动生成入库单及入库验收单,再转为调出单至各药房。入库单及发票经会计审核后报医院财务部门核准清算,然后转账到各药品代理供应配送商,完成整个药品交易过程[9]。

4药库零库存的优点

4.1节约空间、减少资金占用,节约人力资源

实行药库零库存管理模式后药库库房只需要储备一些特殊药品及临床急救药品,所需的空间不会很大,目前我院药库总面积只有60m2,较原先500多m2减少了8成多。同时药库零库存模式可减少医院药品总储备库存,目前药库库存品种保持在50多个,药库库存金额不超过20万元。医院药品总库存金额从原先3000多万元下降至不足2000万元,减少了近40%,为医院节约了大量流动资金。同时药库人员由原先2个库房管理员加1个工人缩减为只要1个管理员,人力资源得到了节约。

4.2降低运行成本,避免多种风险

药品零库存使库房维护成本得到了降低,原来保证药品质量需使用的空调、冷库、冰箱、除湿机等设备大部分不再需要。医院药库零库存管理可以避免因市场变化所带来的药品积压的风险,药品积压引起的药品过期、失效、变质等问题同时得到有效的解决。4.3使用自动化系统,降低了工作量药品零库存管理使医院的HIS和医药公司的信息系统通过药品采购电子商务平台进行系统对接,所有信息实时传输,药品品名规格、产地、单价、数量、金额、批号、效期等入库单信息都自动生成,医院的入库验收记录、出库记录都可以生动生成,一方面避免了人工录入数据的差错,同时大大减少了人员的工作量,提高了工作效率。

5零库存的持续改进

药库零库存管理使院内药品的总库存减少了,紧缺药品的缓冲能力下降。由于某些药品的不可替代性和时效性、医师用药的倾向性和患者的不确定性以及其他外部因素等影响,有可能出现断药、缺药现象,从而给药剂科的工作造成一定的被动和压力,也给临床造成困难和不便。对药剂科对药品供应管理提出更高的要求,药剂科、供应商、物流方、药品采购电子商务平台各方需要精诚合作,对发现的问题和不足需及时加强沟通,共同研究改进措施,达到无缝对接的效果,才能保证药库零库存模式的平稳运行[10]。6结语总之,医院药库零库存是建立在稳定和理想的客观环境基础之上的,医院需制订一个全面的、科学的、合乎自身经营需求的储备药品方案,加速周转,减少库存,保证药品供应,进而降低成本,产生增值效益,提高医院的核心竞争力[11]。医院药库零库存也是未来的发展趋势。

作者:杨燕 陈勇 单位:南通市第一人民医院

参考文献:

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[2]邹冬梅,蔡颖尔.浅析我院医用耗材零库存的管理及现状[J].医疗装备,2014,27(11):73-74.

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[6]冯运,朱珺,顾嘉钦,等.采用ABC库存结构分析法和订货点技术优化贵重药品管理[J].药学服务与研究,2009,9(4):268-271.

[7]张菊芳,钱芳,朱皓.零库存订货法在药品库存中的应用[J].中国执业药师,2011,8(4):33-35.

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[10]谈煊忠,丁毅.医院药品库存的最佳控制探讨[J].中国药房,2005,16(10):742-743.

[11]闻捷馥,杨敬.医院药品零库存管理的初步探讨[J].实用药物与临床,2009,12(1):71-72.

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