企业文书档案信息管理措施

一、企业文书档案实行现代化信息管理的现状特点

1.对档案管理的安全性保障要求较高

在网络技术不断发展的同时，其应用范围也呈现出了不断量化发展的特点，相对的黑客技术也应运而生，这种技术能够非法入侵目标电脑，盗取重要文件信息，窃取商业机密，尤其是在信息技术高速发展的当今时代，运用信息化管理方式开展档案管理工作难度也是相当大的，并且风险系数不容忽视。目前市场竞争环境更加趋于复杂化，在竞争形势如此紧张的前提下，不良竞争问题频繁发生，这将对企业文书档案的现代化管理进程的推进带来一定不利影响。除此之外，由于电子文件是通过数据形式完成存储及内容展现的，这就使得文书修改工作更加便利、快捷，虽然这与以往的纸质文书相比优势特点更加显著，但是其承担的风险也相对增加。

2.对档案管理人员的要求高

在企业文书档案实行现代化信息管理的推进环节，以往的纸质档案管理理念及方式方法也就呈现出了相对滞后的特点，并且在应用阶段也难以与目前的电子文件管理流程相符合。现代化的信息管理与以往的管理方式存在较大差异，虽然现代信息管理工作形式能够适用于纸质文件的管理中，但是以往纸质文件的管理方式却不能达到目前的管理需求标准，而档案管理人员在现代化的信息管理中并不是仅仅会简单的电脑操作就可以高效率的完成该项工作，这就对档案管理人员提出了更高的要求，因此为了进一步推进文书档案的现代化信息管理转型，首先就需要提高聘用门槛，而管理人员必须是与时俱进的现代化应用人才，不仅要拥有较为完善的专业结构框架，更要具有较强的实用技术能力；其次，目前大部分档案管理人员的信息技术水平都难以与实际需求相协调，并且实用能力明显不足，虽然部分企业有一定的经济实力去更换新设备，但是技术操作人员却明显匮乏，这就使得现代设备的应用优势难以发挥，实现档案的信息化管理难度较大。

二、企业文书档案实行现代化信息管理的对策

1.将信息化系统进行内外网隔离

由于企业文书档案在现代化信息管理中缺少安全性保障，并且保密性不强，一旦企业信息外泄，必然造成企业资源及经济利益的大量损失，因此针对这一问题，可以采取内外网隔离的方式避免安全问题的发生。首先，可以在信息网络的内部及外部之间增设双重隔离渠道，从而确保档案信息管理的安全性及可靠性。第一层设置为路由器，这样就可以自动屏蔽及过滤掉含有病毒的IP地址及服务终端，而相对安全的地址就可以访问信息化网络。第二层是防火墙，这是因为它具有较为规范、强大的认证机制，并且其功能优势较为显著，它不仅能够对及时检测到网络黑客的入侵，并提出警告，更能对出入信息化网络的数据进行合理化过滤等等。

2.提高档案管理人员的专业水平及综合实力

由于当前企业文书档案的信息化管理现状，对管理人员的要求更加规范及严格，这就需要从根本上提高档案管理人员的专业水平及综合素质。首先，应当以基础设施的更新投入及信息管理流程化建设方面为切入点，在优化管理结构的基础上，改善信息化管理的硬件条件，为文书档案管理工作的开展奠定坚实的基础，提升业务本身持有实力。只有在企业中不断结合新形势，更新丰富新设备，才能为档案管理人员技能的提升创造基础平台及实践机会，加深他们对设备的了解，从而在不断探索的过程中掌握新技术及新技能，这样他们就能在日后的实践工作中熟练的运用新设备提高工作效率，确保管理工作的高效开展及顺利推进。其次，企业应当充分激发档案管理工作人员的自主学习意识，只有他们自己愿意去接受新知识，才能进一步推动培训目标的深化，因此在企业员工的技能及素质培养方面，员工本身能动性的发挥是尤为重要的，培训工作只能作为综合素质提升的辅助形式，而员工所在岗位的工作时间及精力毕竟是有限的，如果工作工作人员将技能提升看做是完成工作指标中的一项内容，那么培训效果也不会达到理想状态。因此这就需要企业从员工的实际情况出发，为档案管理人员建立健全教育机制及终身性质的学习机制，鼓励员工不断充实自己，提升专业技能，同时企业还应当将员工的档案信息化管理的学习效果纳入考核项目中，通过肯定他们的能力及给予适当的物质奖励，激发他们的学习热情，从而从根本上提高档案管理人员的综合素质。最后，要在企业档案管理的原有基础上，增强区域及档案部门之间的交流往来，促进二者的协调发展，开拓互惠互利的双赢局面。这就需要企业能够认识到自身档案管理中所存在的不足，通过向其他企业学习及探讨经验，利用一切可利用的资源，实现文书档案向新型知识方向转型。因此这就从影响企业档案管理效率的各个方面入手，在强化企业现代化信息管理基础设备的基础上，壮大管理人员队伍，拓宽企业档案部门的信息获取渠道，丰富信息产量，从而为档案管理人员综合素质的提升夯实基础，使其更好的服务于文书档案的现代化信息管理工作。

综上所述，在当今社会，传统的文书档案管理形式已经呈现出与档案查询需求难以相符的趋势，如果不加以改正，此问题将会愈演愈烈，因此这就需要采取积极有效的措施不断提高文书档案的现代化信息管理效率，在强化人员素质的同时，提高信息网络的安全性及稳定性。

作者:廖绮玲 单位:广西壮族自治区建筑科学研究设计院

参考文献：

[1]邱迎莹.供电企业文书档案现代化管理探究[J].管理观察,2015(12).

[2]顾翔.强化文书档案现代化管理的有效方法分析[J].理论探讨,2012(21).