留学生信息管理研究

一、高校留学生信息管理与中国学生信息管理的异同

高校留学生信息管理内容主要包括学生信息管理，住宿信息管理，学费管理，奖学金管理，保险管理，考勤管理等内容，各高校主要采用现代化计算机技术，通过信息管理系统对学生信息进行管理。根据院校大小不同，留学生规模不同以及高校的实际情况，留学生信息管理系统也不尽相同。但由于留学生与中国学生信息差异巨大，留学生管理人员很难直接使用适用于中国学生的信息管理系统对留学生信息进行管理，适用于留学生的信息管理系统开发不可避免。在设计留学生信息管理系统时，必须要考虑到其中的差异性。

二、留学生与中国学生信息管理的共同性

第一，目前，大部分高校留学生的学费是按人民币进行缴费和结算，收费部门一般为高校的财务部门。虽然留学生与中国学生学费收费标准差距明显，但收费信息可以统一进行管理。留学生管理信息系统可以通过接口与高校财务系统进行对接，方便留学生管理部门对留学生缴费信息进行统一管理。第二，学籍信息包括了入学时间，专业，班级，学制，在校状态等信息，留学生的学籍信息管理与中国学生基本相同，各高校中国学生学籍管理管理规定与留学生学籍管理规定差异也不明显，留学生管理信息系统可以通过接口与高校教务系统进行对接，方便留学生管理部门对留学生学籍信息进行统一管理。第三，学生考勤一般通过任课教师随堂考勤，班主任或辅导员抽查考勤，此类考勤方式通过纸张进行记录与管理考勤信息。部分高校也采取在规定时间和地点刷学生卡或者指纹考勤等现代化考勤方式通过电子文档进行信息管理。中国学生和留学生的考勤管理方式并无不用，留学生管理部门可以沿用高校学生考勤管理方式对留学生考勤信息进行管理。

三、留学生信息与中国学生信息的差异性

第一，高校招收中国学生主要是通过高考进行统招，留学生的招收工作则一般采取在校学生推荐，中介机构推荐，在线网站宣传招生，校际交流项目和海外孔子学院或招生点招生等多渠道招生办法。招生工作的重点一般为审核留学生的报名材料，部分重点高校由于报名留学生较多也采取入学考试的选拔办法。留学生报名材料一般包括了留学生的基本信息（英文名，国籍，护照号，报名渠道等），高中毕业证，高中成绩单和各类获奖证明等材料。这些信息是留学生信息管理的基础，但和中国学生信息完全不同，获得渠道也完全不同，需要重新设计管理系统功能模块进行管理。第二，由于国家对留学生教育事业的鼓励态度，留学生在中国高校就读将更容易获得奖学金的资助。留学生奖学金种类繁多，包括部级奖学金（留学生国家奖学金，一带一路奖学金等），当地政府奖学金（上海市政府奖学金等），高校奖学金（校长奖学金等），这些奖学金申请的资质不同，年度评审的要求也不同，需要根据其不同特点进行信息管理。第三，签证管理是留学生管理与中国学生管理的最大不同，留学生来华学习时间受到了签证时间的限制，留学生签证逾期会造成巨额的罚款，所以留学生管理部门对签证信息的管理要格外的重视。目前，涉及高校留学生的签证包括X1长期学习签证，X2短期学习签证和居留许可。这些签证的有效时间并不相同，留学生管理部门必须根据留学生签证信息，及时督促在校留学生办理签证延期或离华手续，防止罚款。第四，外国留学生与中国学生的住宿管理存在很大的不同，根据《中华人民共和国出境入境管理法》第三十九条规定：“外国人在中国境内旅馆住宿的，旅馆应当按照旅馆业治安管理的有关规定为其办理住宿登记，并向所在地公安机关报送外国人住宿登记信息。外国人在旅馆以外的其他住所居住或者住宿的，应当在入住后二十四小时内由本人或者留宿人，向居住地的公安机关办理登记。”，留学生管理部门在督促留学生赴所在地公安机关报送住宿信息的同时，也承担了定期向所在地公安机关报送在校留学生住宿与联系信息的工作。以上所述，仅为留学生与中国学生信息异同的一部分。在管理留学生信息时，需要充分考虑留学生信息的特点，在提高信息管理效率的同时避免错误的产生。

四、留学生信息管理系统

第一，留学生信息管理系统作为一个多人使用的共享系统，多用户和权限分配功能必不可缺。系统管理员可以使用系统的全部功能并为其他用户分配系统使用权限。系统子用户根据个人管理职责使用系统功能对留学生信息进行采集和维护。留学生信息一经采集，即可被其他用户使用，避免多头信息采集造成的错误；留学生信息一经维护，即可被其他用户知晓，避免信息传递不及时影响留学生管理人员之间的合作，大大地提高了工作效率。第二，留学生来华学习全过程涉及了大量信息，这些信息可以被分为基本信息，可变信息和关联信息。其一，留学生基本信息主要包括了留学生的英文姓名、学号、性别、国别、出身日期、入学日期、出生地点等信息。此类信息采集后无需再次维护，是最常被使用的数据，也是其他数据的基础。其二，留学生可变信息主要包括了留学生的中文名、护照号、汉语能力、奖学金、电话号码、电子邮箱、住宿地址、签证信息等信息。此类信息采集后需要随时进行维护和更新。其三，留学生关联信息是可变信息的一种，但此类信息之间相互关联，信息的变化会相互影响。如：大部分高校会将留学生的缴费信息与留学生签证信息进行关联。没有缴纳学费的留学生，学校不会为其办理签证手续。留学生管理系统的基本功能就是对以上信息进行增加、删除、修改和查找操作。第三，留学生教务信息管理包括留学生分班，选课和考试等日常信息管理，也包括了留学生转专业、留级、休学、转校、退学等特殊事件处理。系统拥有查询与维护这些信息功能的同时，也需要具备报表打印的功能，如：班级名单，课程学生名单，课程表，考试安排表等。教务管理人员应及时对此类信息维护，方便留学生管理人员对学生的管理工作。第四，由于大部分留学生需要通过英语或小语种授课，留学生管理部门需要为留学生任课教师单独建立教师信息档案。教师信息档案除了包含教师工号、姓名、所在二级学院等基础信息外，还可以标注上课时间，课程名称和工作量计算等内容。第五，留学生管理部门需要定期向上级部门上报在校留学生各类统计信息，留学生信息管理系统具备统计功能，可以减轻留学生管理人员的工作并避免出错。留学生信息统计功能可以包括国别统计、性别统计、学生类别统计、奖学金统计等。第六。系统自动备份。由于留学生信息十分重要，留学生信息管理系统需要定期进行数据备份，防止意外事件造成的数据丢失。留学生信息管理系统需要具备相关文档的打印功能，这些文档包括了JW202表、录取通知、在校证明、外国人办证申请函等。

五、留学生信息管理的展望

随着我国经济的迅速发展，改革开发的持续深化，越来越来的留学生将会赴中国高校进行学习。面对来华留学生教育事业的发展，留学生信息管理水平需要不断提高以面对新的挑战，希望以下几点建议对高校留学生信息管理工作有促进作用。第一，目前，与留学生相关的系统较多，如：全国来华留学生管理信息系统，高校财务系统，高校教务系统，高校留学生管理信息系统等。为了维护和更新这些系统，留学生管理人员进行了大量的重复工作。建立一套留学生信息传输的标准和信息传输接口，使留学生信息能够及时共享，可以有效提高工作效率。第二，由于留学生的特殊性，留学生使用中文系统存在困难。以教务系统为例，大部分高校提供的教务信息平台使用的语言只有中文，导致留学生查询课表、成绩和考试信息等内容时存在困难。如果此类数据可以通过接口直接传输至留学生信息管理系统，再由系统自动翻译后展现给留学生，可有效提高留学生管理与服务质量。第三，随着手机和便携式电脑的普及，移动应用软件被广泛地运用于教育领域。留学生信息管理系统也应开发相应的移动版本，这样将会使信息更新较为及时准确，留学生也将更为便捷地获得学校的信息服务。

六、结束语

留学生信息管理工作是高校信息化建设和留学生来华教育的一个重要组成部分，也是留学生管理的依据和基础。研究和发展留学生信息管理系统符合国务院关于推进办公自动化的有关精神，为进一步提高留学生来华留学教育质量提供可能。

作者:罗飞达 单位:上海立信会计金融学院