数据库在学生管理中的运用

一、背景

当代学生管理具有种类繁多、信息量大、变更周期快等特点，原有的人工方式管理具有缺陷，如效率低、保密差、成本大等，再加上文件存储复杂，检索、维护、更新都非常烦琐，对于学生管理人员来说是一个不可忽视的灾难。信息技术的发展促进了学生信息管理的技术更新，数据库的运用加强了学生管理的现代化与科学化。数据库系统具有查找方便快捷、存储量大时长、保密性好、成本低廉等诸多优势，为当代学生管理提供了科学、有效的解决方案。再则，广大教师队伍也在不断地更新换代，新时代的教师使用多媒体上课、评判网络试卷。在教育行业技术不断更新的背景下，学校管理也在不断与时俱进。学生数量急剧膨胀，传统信息管理丧失了实用性，数据的爆炸急需新的技术。人们从数据库中找到了出路，解放了纸质数据的收集和管理，不仅从经济层面上节约了很多成本，从人力和工作量上来讲，还促进了工作效率的提升。最后是数据库技术的迅猛发展。数据库是当下管理软件中必备的内容，因而使用量极大，其技术开发也越来越先进，操作难度越来越低，这很大程度上消除了使用者的疑虑，减少了数据库使用培训的时间，使其在人员管理和数据管理领域之中优势尽显。

二、具体的运用

1.数据库的建立

每个学校都有自身的校情，不同学校的学生特点不同、数量及相关数据都有差异。所以，要设立一个和学校相符合的数据库，才能有效利用其优势，发挥管理效能。根据关系数据库范式规范理论，学校要创建一个有用的数据库，首先结合学校需要的数据，再思考创建相应的模块，把所有模块组合关联好，形成有效的学生管理系统。最重点的一点是系统模块一定要符合学校管理的需要，如下图。

2.主要功能模块设计

学生管理主要包含基本信息、学籍信息、课程信息。所有的学生数据都要包含在这三个系统模块之中，整个系统功能包括相关信息的录入、维护、调取、存储。（1）基本信息，包含学生基本信息的添加、查询、修改、删除功能；内容主要是学生所在的学院、姓名、学号、年级等。（2）学籍信息，包含学生学籍信息的添加、查询、修改、删除功能。内容是学生的学号、姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、入学时间、毕业时间、政治面貌、所属学院、学科专业、家庭地址、学位证书号、毕业证书号码、毕业去向等。（3）课程信息，包含学生学籍信息的添加、查询、修改、删除功能；课程信息的内容是各学科成绩、各学期课表、学分汇总等。

3.数据的录入

（1）将在校学生的各项信息整理并输入数据库，注意数据输入的准确性。（2）创建窗口操作，方便学生输入和浏览数据。（3）设置统一的数据规则，便于内容筛选，有利于数据的输出。（4）合理利用组合框表，如专业创建时给予预先输入好的专业列表，性别、学历等都可预先设置，增加准确度和节约时间。

4.建立查询功能和统计输出功能

数据库建立查询机制，满足对信息分类查询的需求，如需要查询“专业”为教育技术的学生信息，利用查询视图设置查询表，再利用查询向导，选取需要的内容，在视图“专业”栏目中把条件设为“教育技术”，所有的教育技术专业的在校学生都会出现。统计输出主要是为了向上级部门报告学生情况所需的各项数据，人工处理数据十分麻烦，容易出错，利用要素交叉查询统计可以满足工作需要。以查询教育技术专业的女生为例，只要在查询的界面设置新的交叉查询，用专业为行标题，用性别为列标题，很快就可以生成一个统计表，教育技术专业有多少女生一目了然。这个方法可以举一反三，广泛应用。

5.数据库的保护

为了保护学生的信息数据，防止学生权益受到伤害，加强学校管理，设置数据库账号、密码，设置相关功能的权限。以上是一个简单的学生数据库运用案例，不要看它简单，这对于学校管理和学生工作来说具有重要意义。现代社会，没有一个好的数据管理系统，学校的学生工作将会很难开展，学生对自身相关信息的了解、获取也十分不易。要建立一个完善的数据库体系，学校相关工作部门需要投入人力、物力、财力，但相对于传统人工信息管理来说，数据库是十分廉价的。

三、Access数据库

1.来源

Access数据库全称是MicrosoftOfficeAccess，是微软公司研发的一个数据库，结合图形用户界面和软件开发工具，是当下最流行的数据应用，无论是在小公司还是大企业，Access都受到广泛青睐。

2.用途

Access的常用用途主要体现在两个方面：一是数据分析方面，Access具有强大的数据处理、统计、分析能力，当使用查询功能时，可以简单地进行汇总、加权、平均等相关统计工作，还可以简易灵活地设置所需要的检索、统计条件，可以让使用者在数以万计的信息中寻找到最符合要求的信息数据，速度快、内容全，这是传统的Excel表格难以媲美的地方。只要会使用Access，工作效率和工作能力都会在不会使用者之上。二是开发软件方面。最常见的是生产管理、销售管理、库存管理等各类企业管理软件，很大程度上节约了企业或者机构的人员培训成本，同时也能有效规范人员管理，完善企业或机构的管理理念。相对于VB、C语言等数据库，Access正如其中文译文一样，容易让人接受、学会、运用。

3.特点

首先，Access数据库系统具有很强的开放性，这基于微软设计这款系统时的初衷，希望能有更多的人可以轻松使用数据库管理，能够参与对系统的完善和改进。其次是功能强大，Access的报表创建功能能处理一切可以链接的数据来源，拥有完善的解决方案。再次是简单、易学，这不仅是为使用者节约时间，更是为了数据库能够在更广阔的领域发挥其作用。最后是廉价性。电子数据库容量庞大，处理能力强，相对于传统数据存储，它能更为长久地保存信息。总的来说，Access数据库是具有经济优势。

4.功能

Access数据库系统默认4个功能区，分别是“开始”“创建”“外部数据”“数据库工具”。“开始”包含视图、剪贴板、字体、格式文本、记录、排序和筛选、查找、中文简繁转换；“创建”包含表、窗体、报表、其他、特殊符号；“外部数据”包含导入、导出、收集数据、SharePoint列表；“数据库工具”功能区包括宏、显示/隐藏、分析、移动数据、数据库工具。除此之外，一些功能默认为隐藏，没有显示。只有进行特定操作时，所需要的相关功能才会显示出来，如执行创建表操作时，页面会自动打开“数据表”功能区。

四、总结

信息技术对教育事业发展的影响巨大，特别是教学管理软件的广泛使用，不仅规范了教育管理体系，还促进了教育行业发展。数据库作为学校管理中重要的手段，非常重要的阶段是数据库需求分析。例如，在学生成绩管理系统中充分调查应用领域。成绩管理是学校教学工作的重要组成部分，针对这个需求，数据库应注重学生成绩管理模块的建立完善。

作者:徐治然 单位:三江学院

参考文献：

[1]李燕，王静，赵仲麟.高校学生管理工作的信息化建设[J].农业网络信息，2013

[2]赵赛南.学生管理系统的数据库设计[J].消费导刊，2016