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基于SAP实施项目管理信息化探索

摘要:以企业项目管理存在的问题出发,通过需求分析、平台选择、蓝图确定、系统实现、实施改善阶段,实现项目计划的共享和分级管理,计划超期预警,项目异常和风险的在线管理及项目驱动生产等功能,实现项目管理升级。

关键词:项目管理;信息化探索;SAP

1项目需求识别

企业项目管理面临的主要问题:(1)项目计划管理亟待升级。目前目管理模式为偏弱矩阵,项目的执行需要各个部门的支撑。而基于单机版的project计划管理,较难实现计划实时共享和自主报工。职能部门领导和其它员工容易游离在项目以外,项目计划对部门工作安排指导性不足。(2)项目异常管理效率需提升。项目的风险未识别或未得到有效控制,则成为项目异常。项目异常是影响项目目标实现的主要因素。企业项目异常解决主要依靠线下依靠职能关系沟通,效率低下,平均处置时间为5天。有效提升项目异常解决的效率,则会更容易达成项目目标。(3)项目管理经验知识管理需加强。项目管理具备一重要:将项目过程中的经验进行总结分析形成项目经验库,供职能部门和后续项目参考学习,从而在企业内部形成自我学习,自我改善的良性循环,促进企业管理能力持续提升。而目前项目异常、项目风险、项目质量管理等经验数据均在项目组进行流转,很多信息未形成记录和留存。(4)基于全生命周期的项目管理需要信息系统的支持。ISO/TS22163国际铁路行业标准要求实行全生命周期的项目管理,而基于全生命周期的项目管理涉及公司内部多个部门,受限于管理方式不同,较难统一管理标准。基于以上问题,明确企业的信息化核心需求为:实现项目全生命周期的内容的在线管理,统一管理方式;实现项目进度进化的分级编制、在线管理,实现项目计划的提醒、逐级预警功能,实现项目计划完成报工的在线操作;实现项目异常的在线处置,实现项目异常、风险、质量相关数据的在线管理。

2选定信息化平台

基于核心需求,选择合适的信息化平台,主要考虑因素为:(1)与业务系统深度融合。由于项目管理是贯穿于产品实现全业务过程的,在弱矩阵的管理模式下项目管理必须深度融合于业务才能发挥效用。故信息化平台选定的第一要素是要能够与公司ERP系统、PDM系统进行深度结合的平台。(2)需在轨道交通行业有较多成功运行经验。在轨道交通行业,主机公司推行订单项目较早,信息化方面也有经验,所以考虑到行业特性和与客户的管理对接,考虑选择在行业内有较好口碑的信息化平台。综合以上两点考虑,决定选择公司ERP平台的SAP的PS管理模块。

3信息化蓝图绘制

3.1明确全生命周期项目的管理范围。根据核心需求,需要实现全生命周期的项目管理,实现订单项目与科研项目口径一致。(1)明确项目定义。项目定义是在系统中代表项目的唯一编码。项目定义按照承制单位、产品板块分类、产品类型、流水码构成,实现了同一项目订单项目与科研项目在系统中使用同一编码。(2)明确项目管理范围。借鉴行业内先进管理经验和管理标准要求,增加项目的管理范围,以项目为主线贯穿产品业务的全过程。覆盖从商机到交付,由交付到客户服务的全业务环节;包含与产品项目相关的售前活动、项目管理、研发、工艺、质量、采购、首件试制、试验验证、批量生产及售后服务等11个管理模块的全过程纳入项目。(3)规划不同管理内容的管理方式。由于ERP系统与业务、财务系统集中,所以在蓝图设计时,根据各个管理模块管理特点不同,确定不同的管理属性。如:售前、项目管理、批量生产、发运、售后均有成本发生,故其采用功能统计属性;产品设计、工艺开发、物资采购、质量管理更关注进度,故其模块,为综合计划属性,而科研试制、小批试制关系到科研费用的预算和控制,所以是计划元素属性。确定了不同的属性,有利于后续相关成本的统计、费用的控制。3.2设计项目计划分级管控模式。由于矩阵式的项目管理,项目团队所使用的资源绝大部分来自于部门,项目经理排定的计划需要更为细化的分项计划的支撑,故明确了项目计划分级管控的模式。即项目经理编制总体计划、分专项主管代表部门编制分项计划。分项计划要满足总体计划的要求。为确保两级计划编制依据统一,对管理模块的细分节点进行了细化,上一级为项目经理管控节点,下一级为分专项主管和部门管控节点。通过从上级对下级的控制,确保了两级计划的有效串接。对于项目执行,也制定在线报工,分级调整的策略,以实现项目计划点检的自主化和计划的严肃性。3.3规划项目计划的逐级预警。SAP系统不具备主动提示功能,与公司常用通讯软件腾讯通(TXT)建立接口,实现订单项目计划任务的主动提醒功能。同时,针对工作任务等级不同,超期情况不同等情况,设置不同的分级预警机制。实现了由任务负责人、分专项主管、部门经理、项目经理、部门领导、PMO、公司领导等6级预警等级及对应的机制。3.4设计项目异常的在线处置流程。规划了项目异常、项目风险在项目管理模块下进行管理,同时考虑SAP系统的文档管理和流程功能较弱,于是明确与BPM(流程管理系统)进行串接,以实现在sap系统中发起,BPM系统中处置、记录。并将计划反馈至sap中进行预警管理。3.5规划项目驱动生产。打通项目管理模块与生产计划模块,实现项目驱动生产。特别在科研项目中,通过科研试制模块下挂物料驱动生产,使科研费用自动归集。同时,在小批试制里,通过下挂物料驱动生产,为项目组驱动生产带来便利,也为后续的成本归集奠定基础。除以上重点外,对项目结构搭建、项目发运、项目关闭等也进行了蓝图规划。

4信息化实现及运行优化

在以上蓝图基础上,以SAP既有模块为基础,进行个性化、接口、报表开发。通过单点测试,串接测试等多次,多维度测试,实现系统满足预期蓝图设计需求。并通过操作手册编制、上机培训、考试等方式,实现相关人员掌握系统操作要领,独立操作。系统上线后,选择3个项目上线运行,验证系统实际运行情况。通过验证,基本实现了预期蓝图的功能,根据使用人提供的意见,对部分预期功能进行了调整,如预期项目全部工作任务上线管理,但由于运行了预警功能,使用人反馈提醒和提示太多,报工任务繁多,无法体现重点。调整为对重点任务、关键路径上的任务、里程碑任务进行上线管理和预警。

5实施效果

(1)实现了全生命周期的项目管理信息化,实现了科研项目与订单项目的融合管理。为企业后续的管理融合和升级预留空间。(2)实现了项目计划的在线管理,兼具预警提醒功能,强化了计划的严肃性,提高了项目计划执行效果。(3)首创项目异常、风险BPM流程与SAP系统融合,实现项目异常、风险过程数据的积累,有利于知识管理。实现了项目驱动生产,提高了项目投产的效率和自主性,有效归集项目成本。

作者:熊茜 陈寅 单位:中车戚墅堰机车车辆工艺研究所有限公司

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