项目管理方法在预研项目管理的应用

时间:2022-06-11 03:01:30

项目管理方法在预研项目管理的应用

摘要:所谓项目管理,是指在资源一定的前提下,运用专门的技能和方法,实现或超出原计划或需求的过程。而预研,则是预备研发,是开始研发前的必要准备。相对来说,需要专门的项目数量较少,流程相对不完善,所以本文通过项目管理这一成熟的方法论体系,对预研类项目的应用做以说明。

关键词:预研项目;项目管理;质量管理

一、前言

项目管理的成功与否,其三大关键因素是质量管理、成本管理和时间管理,他们三者相辅相成,缺一不可。项目管理的终极目标即是在规定的有限时间内,利用的成本尽可能少,达到的目标尽可能高,其中质量管理是三大因素的重中之重,因为它对最终的顾客和甲方满意度息息相关。质量管理主要是对项目设立、项目执行和项目检查三个过程的质量进行把控。一方面是工作质量的管理,比如人效分配、时间节点、组内人员工作状态等;另一方面则主要为标的物的质量管理,“虚实结合”才能达到优秀的质量,统筹兼顾,协调共赢。

二、预研项目管理常见问题

(一)项目前景充满不确定性,论据难收集

预研的重要工作内容之一即制定可行性报告,通常是考虑自身能力和现有条件而进行申报,但通常是在未经论证的情况下提出,在实际执行中必然会遇到可行性和方向把控不到位的现象,在没有夯实基础的前提下,待修葺的方案执行中会遇到很多阻碍,对成本和人力造成浪费。

(二)质量管理结果难保证

项目的特点之一就是不确定性,所以在项目管理的过程中,很多因素是变化的、不确定的,所以对项目的质量管理侧重于功能性管理,甚至有时时间节点也无法把控,质量结果自然无法把控。

(三)项目管理过程不确定性大,进程状态难把控

预研阶段,项目没有基本雏形,无法合理量化,自然无法形成审核标准,容易滋生一些隐藏问题,对下一阶段的项目执行带来不利,不利于项目的质量监控,同时不确定因素会导致时间拖延,里程碑后移等。

(四)经费有限,不合理使用会造成浪费

预研作为项目搭建的基础,通常不会有很多预算拨款,这就考验管理人员的统筹与整体规划能力,若没有对项目整体进行合理的资金预算和分配,必然导致项目管理的三大关键因素无法制衡,若滥用经费会对整体质量造成影响。因此,预研对整体项目进行的质量管控的重要性不言而喻,若预研过程中质量管理不到位,会导致无法按时交付,成本超出预算等,无法保质保量的进行项目管理。

三、预研过程中质量管理的实际应用

和完整的项目管理过程一样,过程管理的三大基础是:项目的设立、项目的执行和收工检查三大环节。具体可划分为项目整体规划和操作细则;整体可行性的求证及项目审批;项目时间规划和和人员组织;项目整体实施和收工验收检查几个阶段。其中各个阶段都应该紧抓质量管理,毫不松懈,坚实为下一阶段项目运作打好基础,而不是得过且过,导致最后项目崩溃。

(一)项目设立

项目设立是一切活动的基础,在毫无头绪之时,容易产生盲目。这时应该从宏观上把握项目的最终目标及整体发展方向。这一环节相对困难,环节冗杂,耗时久,涉及面多,不确定性复杂。但这一阶段也最为重要,俗话说“好的开始是成功的一半”,所以预研活动的这一阶段对最终项目质量起决定作用。在最初申请项目的时候,通常会要求对应人员撰写项目整体计划,就预研项目前进、执行的必要性和整体研究目标及经费预算等做以说明,经过讨论形成项目指导,这一计划书和项目说明将成为科研过程的直接行动依据,对预研项目是否能通过审批有切身关系。预研项目通过批复,应着手准备项目任务书。这一环节应重点论证整体项目可行性,各时间节点规划及各时间节点的交付物、人员组织与分工,整体预算细化。并等待批复。

(二)项目执行

项目任务书通过之后,进入项目预研的核心阶段,即按照项目前期规划和甲方要求着手进行科研任务。在预研项目执行阶段,年度计划是组织统筹实施的重要依据,借此把握目标、时间节点和合理的经费安排。因此对计划的制定提出严格要求,若时间安排不合理可能导致无法按时交付或组内员工过度疲劳,管理过于被动。作为项目管理人员,对整体预研阶段的执行进行组织和策划,需要建立在充分讨论和理解项目意义、最终目标、过程内容、关键技术、分工、人员组织、时间分配、预算安排、里程碑及最终验收方法的基础上。所有组织与安排都应有书面材料与之辅助,并在专业人士的审核下,剔除操作性不强的部分,完成更好的绩效考核,为项目达成更好结果而管理。预研阶段,为保证项目质量,必须定期进行检查和回顾,这是过程管理的必经阶段。若检查过程中发现问题应及时整改,并对问题发生原因进行分析,这有利于及时发现问题,防微杜渐,对项目高质量的完成奠定基础。通常来讲,预研阶段的经费应该在合理的预算范围内,同时保证按时拨款并严肃执行。

(三)交付环节的验收

作为进行科研的收尾阶段,实际上是对验收书上所规定的各项标准进行核查。所以验收书的撰写应有较高标准,应严格根据目标、内容、预期等编写,确保验收起到应有的检查标准,而不是走过场,打马虎眼。交付环节验收主要任务和目标是对各分解任务完成情况,预算及经费实际支出,最终结果是否和实际应用情况一致,实际转化成果等进行全面检查。验收阶段,还应进行交付成果的鉴定。一方面收集对交付物水平的客观评价,其中可包括一些发表文章、报告的渠道,在某一时间段内的发表次数,被引用为文献的次数及最新报告等,尽可能提供科学、客观、合理的结论。

四、结论

预研项目,作为项目搭建前期的必要准备,科学合理的项目管理方法论对其同样适用。其核心是对质量的管理和把控。预研项目管理本身是一个持续的,需要协调、统筹、组内人员参与的的管理过程。为输入更好的管理结果,必须撰写科学合理的项目规划,审查机构认真负责,从项目设立的初期就保证效率和质量;项目执行阶段,充分发挥管理人员的职责和权利,对经费和关键时间节点进行严格把控,保证合理的人员组织架构,紧抓过程管理,为输出高质量的结果打好铺垫。

作者:郭云峰 单位:中航通飞研究院有限公司

参考文献

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