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高中生学籍档案信息化管理研究

学籍管理是教育行政主管部门和学校一项非常重要的常规性管理工作。高中生学籍档案在形成时间上包括从入学报到、在校学习以及毕业期间所产生的具有保存价值的信息资料。近年来,随着招生规模的扩大,档案内容逐渐增多。要科学管好、用好高中生学籍档案,就需要正确把握和认识高中生学籍档案形成的规律和特点,有针对性地采取措施。

一、高中生学籍档案的特点

(一)内容丰富。高中生学籍档案的内容组成十分丰富。根据《山东省普通中小学学籍管理规定》,中学阶段学生的学籍档案主要包括七个方面内容:(1)教育部中小学电子学籍管理系统规定的学籍基础信息;(2)学籍信息变动情况及有关证明材料(如户籍证明、转学申请、休学申请等);(3)综合素质发展报告(含学分修习情况、学业考试信息等);(4)体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等;(5)在校期间的获奖信息;(6)享受资助信息;(7)学籍主管部门要求的其他信息。(二)材料来源分散。学籍档案是学生学习阶段教学业务与教学活动中产生的具有保存价值的档案材料。一份完整的高中生学籍档案包括新生从入学到毕业期间的重要档案资料。这期间,学籍档案主要来自教务处、政教处、班级等学校多个部门,既有上级教育行政主管部门出台的规章制度,也有学校教务处、学工部以及班级在教育管理和教学中产生的各种材料。学籍档案资料来源于不同的部门,给日常的学籍档案资料收集增添了难度。

二、高中生学籍档案信息化管理的意义

高中学籍档案形成的特点和规律表明,学籍档案管理是一项复杂而系统的工作,需要运用信息化手段做好学籍档案资料的收集、保管和利用,从而有效发挥学籍档案在评估教学质量、提升教学管理水平等方面的重要作用。(一)提升档案管理水平。根据《山东省普通中小学学籍管理规定》,学校要为学生建立“学籍电子档案”,电子档案管理要使用“全省统一的学籍管理系统”。从高中生学籍档案的特点来看,高中生学籍档案所包含的信息量大,通过信息技术的应用能够及时挖掘学籍档案中所需信息。高中生学籍档案管理具有周期长、工作量大、技术性强等显著特点,单纯依靠传统手段进行著录、查询和保管难以适应信息化时代的要求,通过信息技术的应用能够有效提升高中生学籍档案管理的现代化水平。(二)发挥学籍档案价值。高中生学籍档案是学生升学、就业以及学校自身教学成果展示的重要载体。学籍档案的信息化管理为高中生学籍档案的利用提供了良好条件,有利于实现信息资源共享。运用信息技术,搭建学校学籍档案管理网络,将不同阶段、不同部门管理的高中生学籍档案整合起来,满足各方查阅、利用需要,促进学籍档案管理突破传统档案管理的时空限制。无论是学校管理人员还是一线教职员工,均可以通过信息技术实现实时的在线查询,为评估教学质量等提供现实依据。(三)保障学籍档案安全。纸质学籍档案有其特殊性,目前各地教育主管部门依然采取“电子学籍档案”与“纸质学籍档案”双轨制管理方式。教育部《中小学学生学籍管理办法》《中小学学生学籍信息化管理基本信息规范》等明确提出:“要为学生建立学籍电子档案和纸质档案。”通过信息化管理,能够及时采集档案信息,便于后期应用时查阅纸质档案原件,达到有效保护档案原件的目的。此外,防火墙、双钥密码、数据备份等信息科技的应用,能够有效防止电子学籍档案数据的丢失和被盗,保障信息安全。

三、高中生学籍档案信息化管理的实现途径

(一)牢固树立信息化管理思维。高中生学籍档案管理者和一线工作人员的思想观念、思维理念的转变和更新是实现学籍档案信息化的内在动力和前提条件。学籍档案的信息化管理要从思想观念上重视信息化变革和更新,要高度认同信息化工作的方式方法,充分认识信息化技术手段在高中生学籍档案管理中的重要作用,并在行动上将信息化技术应用到高中生学籍档案信息化管理工作中,自觉摒弃落后的管理模式和管理理念,主动适应大数据、云计算、计算机信息技术时代档案管理领域发生的深度变革。(二)积极应用信息化管理技术。将信息技术应用于高中生学籍档案管理中,主要包括:(1)将学籍档案的检索、编目、统计、查阅、利用等与现代通信技术结合起来,实现远距离传输档案信息。(2)学籍档案中应用光盘技术,实现学籍档案管理的全文图像存贮和自动化检索、网络化利用,拓展信息技术在高中生学籍档案管理中的深度和广度。(3)积极应用微缩技术,保留学籍档案原貌,延长学籍档案保存寿命。(4)做好学籍档案信息安全管理。在大力推行学籍档案信息化过程中,要始终绷紧信息安全这根弦。注重学生隐私权的维护,赋予教务处、班主任等相应的权限,如查询、修改等,注重引入先进的技术手段,防止信息被恶意篡改等,保证学籍档案信息的安全、完整和真实。(三)大力培养信息化专业队伍。高中生学籍档案的信息化建设离不开一支高素质的信息化档案管理专业队伍作为支撑和保障。随着云计算、大数据的应用等,高中生学籍档案管理面临着诸多挑战和变革,需要高中生学籍档案管理人员具备档案业务知识、信息科技知识和其他管理知识等。一是学校的领导者和决策者要高度重视信息化人才队伍的培育,通过提供教育、培训、交流等方式,提升现有档案人员的业务素能。二是高中生学籍档案具体从业者要自觉增强档案工作的使命感和责任感,加强信息技术学习,完善自身知识体系。

四、结语

高中生学籍档案不同于一般档案,具有极强的专业性、周期性和分散性。计算机应用和网络技术的发展为高中生学籍档案管理提供了极大的便利。学校要严格按照教育行政主管部门的规章制度的具体要求,结合自身实际情况,循序渐进地推动高中生学籍档案信息化管理工作,活化档案信息,挖掘档案应用潜力,保障学生的合法权益,为学校的教学和管理提供重要保障。

参考文献:

[1]唐风华.高中学籍档案网络信息化管理刍议[J].陕西档案,2016(6):24-25.

[2]罗玲.学籍档案信息化管理研究[J].云南档案,2008(7):21-23.

[3]施秀平.高校学籍档案信息化建设的思考[J].武夷学院学报,2017(8):86-89.

作者:宣勇 单位:邹城市第一中学

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