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学籍档案精准管理研究

一、加强重视学籍存档管理工作

无论是领导、教务管理人员还是教师和学生都要认识到学籍档案工作的重要性。准确、完整和系统的教务教学档案是提高教学质量、进行教学改革和研究、本科教学评估和工程教育专业认证等工作重要有效的数据参考和依据。随着教育改革不断与时俱进,档案资料的日益增多,对教学质量和水平的监测会越来越严。毕业生的学籍档案是高校档案的重要组成部分,涉及每一个学生在校的学习过程,反映学生每个学习阶段的具体情况,毕业还是结业,毕业论文情况、学生何时转专业、休学等学籍异动情况,是学生大学学习过程的历史纪录,是反映学生受教育情况和专业培养目标完成度的重要资料,其中成绩单、学籍卡和毕业论文评阅意见除了学院保存外,同时还要放进学生个人档案,是学生所在用人单位核实学生学习成绩和学籍状态,在校就读情况的主要参考依据。因此,学校要重视档案管理工作,增加管理人员培训机会、加大信息化建设经费投入和增加办公人员[2]。

二、提升管理人员素质,改革创新

学籍档案资料来源于新生入学阶段,在读阶段和毕业阶段,跨越的时间较长。比如,毕业资料,有少部分同学大四下学期还有重修的课程,甚至有些同学结业后再返校重修课程,满足毕业条件后,才能正常获得毕业证和学位证,相应地其学籍档案还要随时更换,可见学籍档案工作是非常繁琐的。为了做好学籍档案管理工作,管理人员不仅要有一定的档案管理理论,还需具备高度的责任心和细心。由于精简人员编制有限,一般二级院系都没有专业的档案管理人员,大都是由教学教务干事承担档案工作。教学教务干事要负责的工作很多,有监考安排、教学计划修订、教学评估,工作量计算等等,难免对档案工作不够重视,对学籍档案资料,比如,纸质版和电子版的毕业论文整理不够及时,归档不明确,基本不开发利用,导致需要时查找困难,从而造成档案资料不健全,工作效率低下。随着档案的重要性增加,教学教务管理人员要改变观念,积极参加相关档案管理和信息数据处理技术培训,不断学习和适应新的发展,加强同兄弟院校档案管理人员的经验交流,借鉴和吸收档案管理工作中的优秀成果和宝贵经验,改革创新,不断思索,能够针对档案工作中的问题,使用恰当的资源和信息技术工具等来提高效率,做好档案的编目和检索工作,使学籍档案工作信息化,并加强对档案的开发利用。总之,档案管理人员应当全面综合提升自己的素质,更好胜任教学档案管理和服务工作[3]。

三、完善规章制度,统一领导,分工合作

毕业生学籍档案管理工作涉及招生办、档案室、学工办,学院教学教务管理人员、教师、辅导人员和学生。高校毕业生学籍档案内容由不同的行政部门提供,比如,招生部门提供学生的录取通知书和高考成绩单,学生办公室会提供学生在学校获得奖学金,第二课堂活动情况等,而学院教学管理办公室需要提供学生在校成绩单,学籍卡,毕业论文评阅意见。教学办公室涉及的学籍档案一部分要移交学校档案科,一部分要学院自己保存,同时一部分要给辅导员放进学生自己的档案里。为了使各学院移交的档案规范,保证学院收集、整理和保存档案有序进行,需要有统一标准化的档案管理规定。因此,无论是学校档案科,还是学院教学办公室,都要不断完善档案规章制度,相关人员在学校统一领导下,各尽其职,分工合作,确保各级人员档案交接的时候准确不出错,做好毕业生学籍档案工作。

总之,随着社会的发展进步和教育不断改革,反映教学过程和人才培养过程的原始凭证———档案日益重要。为了更加高质量和高效率完成毕业生学籍档案管理工作,文章探讨了高校院级毕业生学籍档案精准管理途径,以期为学校、学院的运行和发展及学生、用人单位等提供精准有效的档案服务。

参考文献:

[1]田甜.高校学籍档案信息化管理研究[J].中国高新技术企业,2015(10):12-13.

[2]周蔚娟.加强高校学籍档案管理促进档案服务于社会[J].城建档案,2015(8):90-91.

[3]祝铭钰.新时期如何提高高校学籍管理工作水平[J].西部素质教育,2017,3(3):28.

作者:张娅 于洪杰 单位:北京化工大学

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