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教务管理系统下学籍管理工作研究

在互联网信息管理操作便利且高效的基础上,我国已经基本实现了管理信息化、现代化以及科学化,并建立了相应的计算机信息管理系统。高校作为人才培养的重要场所,在学生学籍管理工作方面同样使用了这一管理模式使学籍管理工作实现了现代化及科学化。我国高校在扩大招生之后,学生基数持续增加,对学生学籍管理工作带来了极大的挑战。从学籍管理系统的构成以及教务系统管理平台下学籍管理工作的内容着手,分析出教务管理系统下的学籍管理工作存在的问题及解决方法,从而促进高校学籍管理工作的发展。

一、学籍管理系统的构成

1.公共代码模块的构成

公共代码模块是学籍管理系统的基础组成部分,在学籍管理系统中起主要的支柱作用。公共代码模块主要由学校基础公共代码以及学籍公共代码两部分构成,学校基础公共代码包含了校区、院系、专业、专业方向、班级、学期等信息,学籍公共代码则包含了奖惩类别、学生类别、收费类别以及培养方式、学籍状态等信息,相关信息管理维护人员需要将这些基础信息的维护工作做到位,就可以在直接输入相关代码信息之后导出学生的基本学籍信息。除此之外,相关信息管理人员也要做好信息的保护工作,防止学生的基本信息有所遗漏。

2.学籍管理模块的构成

学籍管理模块主要包含学生的基本学籍信息,是学籍管理系统的关键部分。学籍管理模块分为功能及报表两个模块,功能模块包含着个别学籍及批量维护、学籍异动管理、奖惩情况以及其他信息维护等;报表模块中包含着学生的人数统计、学校各专业年级的人数统计,以及打印班级学生名册等。经过学籍批量管理维护工作后,就能将学生的学籍信息导入到学籍管理系统中,能快速便捷查询学生的有关信息。除此之外,还能单独的查询个别学生的学籍信息,有错误之处还能够进行修改。通过该模块能够对学生的奖惩情况及成绩单的发放进行科学管理,在该系统中能运用相应的技术手段科学分辨出学生的奖惩信息以及照片、成绩的分析,从而对不同的学生信息进行统计,学生也能因此从教务平台系统上查询到自己的有关学籍信息。

3.注册模块的构成

注册模块能够反映学生自报到以来开学前的整体状况。注册模块包含学生各个学年的学籍注册信息,并能够在这一模块中查看学生的学期注册数据、未注册原因以及学号查询。注册模块划分为四个方面:单个注册、批量注册、取消注册以及学生未注册情况维护。报表模块能查询学生的注册情况以及报到签字情况,该模块还包含了各系、各年级的情况汇总表。新学期开始之际,学籍信息管理人员就要对学生注册信息进行录入,并完善学生的注册以及请假状况,并对学生的请假事由加以统计。

4.综合审查模块的构成

综合审查模块能够基本反映学生在校期间的奖惩情况,为能顺利毕业取得学士学位提供有效的参考信息。综合审查模块也同样由两个部分组成,分别是综合审查及报表模块,综合审查是对审查项目的主要信息、审查项目体系、教学计划进行维护,除此之外,还包含审查结论个别维护及证书领取登记等内容。学生在毕业后领取证书之前,首先,要对其学籍相关信息进行审查,综合其在校期间的表现及课程的学习结果;其次,审查其毕业资格;最后,能够得到毕业生的相关结业名单,以及未能结业的原因统计信息,经过详细审查后,信息管理人员通过报表模块提供出结业学生,以及获得学士学位学生的名单。

二、教务系统管理平台下的学籍管理工作的内容

1.辅助教务处完成日常工作

教务管理系统平台能够辅助教务处完成其日常工作,包括数据库管理以及信息系统维护等,并分为三个模块进行统一的管理,即学籍管理模块、成绩管理模块及教务维护模块,相关信息管理人员在这三个模块的帮助之下,实现学籍信息管理的高效化,并减去数据信息量庞大带来的工作压力,也减少了人为因素出错的概率,大大地提升了工作效率。除此之外,教务管理系统还使大量的信息数据能长期有效的保存,降低了传统文字档案因容易发生纸质损坏导致的信息缺失风险,信息管理人员还能通过该系统提供的快速检索功能实现对学生信息的高效查询,为学校的教学建设提供了便利。

2.分析学籍管理模块的基本功能

除辅助教务处完成日常工作之外,还能实现对学籍管理模块的基本分析,并对学籍管理起到相应的促进作用。高校数据的基本组成是学生的学籍及其各项信息,因此,可以说学籍管理是教务管理系统中的关键内容,在信息管理系统中,每一项相关信息都对学生起着至关重要的作用,例如,在校生的学籍管理信息就包括入学注册、学生分班、学号编排及考试分布等信息,从学籍中包含这些相关信息就能看出,学籍管理是一项具有关键性作用的工作。

三、在教务系统管理平台下管理学籍工作的必要性

1.节约时间成本

学生自入校至毕业期间,会生成大量的个人相关学籍信息,将其进行逐一统计是一项耗时量十分大的工作,做到管理有条理是有难度的。学生的相关信息管理存在一定的规律,涉及到的层面也比较广泛,在对学生相关信息进行查阅之时,由于其学籍材料存在形式仅一份,使得其无法共享,不能随时进行信息的更改,这样大大降低了工作效率及完成质量。因此,采用教务管理信息系统能以纸质材料,以及电子信息材料共存的方式更好地对资料信息进行保存,大大地节约了时间成本[1]。

2.随时更改学生信息

社会发展迅速,对于人才的要求也在随时发生变化,因此,为了与社会对人才的要求接轨,各高校也在不断地变化着对学生的管理方式以及教学模式,包括课程设置、教材调整以及考试改革等,与此同时,学生也能真切地感受到学校的用心之处。但由于信息处于不断变化更新的状态,使信息管理人员需要不断地更改学生信息以及教学信息,通过教务管理系统的科学分配,使得信息管理人员能够随时更改学生信息并保持信息的准确性。

3.保持数据一致性

教务管理系统中存在着学籍管理这一模块,这一模块能对学籍信息数据进行集中整理,能保持数据的一致性[2]。在学籍信息管理的过程中,与传统纸质信息整理模式不同的是,形式更加灵活,在教务管理系统中只要输入学生的名字就能得到其相关的学籍信息,可以按需打印进行保存与使用,提高了检索的便利性,这是纸质信息无法做到的。

四、教务管理系统下的学籍管理工作存在的问题及解决方法

1.在教务管理系统平台中学籍管理工作中的问题

在教务管理系统平台中学籍管理工作主要存在以下几个方面的问题:一是学生提供自己信息时不够认真准确,管理人员对学生的信息收集通知没有及时下达;二是设备系统不具有打印大量纸质学籍卡片以及成绩单的功能;三是成绩输入时,教师不够严谨,进而出现某一科成绩未提交的情况;四是学生结业时个人数据量庞大,会发生学生成绩有误、课程设置不够清楚的状况[3]。

2.教务管理系统平台中学籍管理工作解决问题的方法

为解决上述教务管理系统平台存在的问题,提出了以下几点解决方法:一是根据各种不同工作提出的需求来制定学籍管理工作制度,这一制度需要考虑到可能会涉及的相关层面;二是做好在教务平台上的学籍管理工作,这就需要学校提前与各个院系之间的职能部门进行沟通协调,因为学生在校期间会参与不同的活动,可能涉及的系别众多,因此,学校要对所有系别都制定统一的管理方案;三是在校园网、教学管理系统以及校刊中对这一管理系统进行广泛宣传,并且鼓励学生参与到学籍管理的工作中,这样学生能对这一管理系统有所了解,并知道自己学籍信息的具体呈现状态;四是由于工作量庞大,涉及的相关信息众多且繁杂,因此,需要对参与人员,以及使用设备的选择加以重视,相关人员需要具备工作细致、教务平台操作熟练的基本能力。

作者:姚文伟 单位:莆田学院

参考文献:

[1]王颖.初探校内教务管理系统在学籍管理现代化建设中的技术问题[J].内蒙古电子学刊,2008(4).

[2]许宏.基于B\S结构的高校教务管理网络系统需求分析[J].淮阴工学院学报,2003(5).

[3]邹赐岚.学分制背景下的本科生学籍管理工作探讨[J].中国水运,2009(11).

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