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高职院校学籍管理工作研究

1计算机应用技术在高职院校学籍管理工作中应用的意义

1.1有助于提高学籍档案管理效率

回顾以往传统的学籍管理工作,学籍信息的采取、归类、保存、查询、修改工作都是人力进行,比如某项工作需要某个学生的学籍信息,那么工作人员就要在大摞大摞的登记簿中翻找,这是极为耗时耗力的。一旦高校的人数较多,或者正巧碰到某个活动的集中时期,一天下来可能就根本无法完成几项工作。而且人工记录信息很容易就出现各种主观和客观的失误,比如在登陆成绩的时候大量的数字书写工作会让工作人员不可逆转的产生懈怠,产生错误几乎是不可避免的,而毕业生往往依靠毕业时的成绩单来寻找自己心仪的工作,一旦他们的成绩单出现了错误,就会对其产生很大的影响。但是采用计算机技术后我们就可以极大地减少我们的人工输入量,学籍档案内容之间相互重叠,对于电子档案来说一次输入就可以对所有需要输入的地方进行覆盖,即使电子档案也出现了错误,修改起来也极为方便。

1.2便于统计、查询检索学籍档案信息

学生每年的成绩、各项科目的分数累积起来是一个极为庞大的数字,以往老师在调查每个班级学生的成绩情况、每个学生每科目的成绩情况、每年级学生的成绩情况,都需要进行大量的统计和人工计算,极为不方便,也极其出错。但是有了电子档案后完全可以通过计算机软件对这些数据进行分析和处理,老师就可以很轻易地得到直观的分数分析和统计情况。同时对于学生的分数管理也有很大的帮助,因为每年判卷很容易出现各种错误,学生对自己的成绩如果产生质疑的话,有了电子档案学生调查自己分数的实际情况就会极为的简单方便,并且将这些学籍信息可以公开的部分放到校园网上随时都可以方便学生查询和了解。

2计算机应用技术在高职院校学籍管理工作中应用策略

2.1完善管理机制,充分发挥信息化管理体系的作用

利用了计算机技术进行学籍信息的管理,最大的优势应该是通过计算机网络构建出整个校园内部数据管理系统,学生、老师、教学处管理人员一起在同一个网络上依据不同的权限对信息进行操作,也就是所谓的信息化管理体系。学校的绝大部分工作都是跟学生直接相关的,各个部门之间所需的信息和资料完全应当通过计算机网络进行更为高效和准确的沟通,这样可以增强各个部分之间的合作效果,也极大地减轻了学校日常工作的压力。比如在每年的选课阶段,学校各部门之间是最需要配合的,因为选课的同时往往也已经开始了上课,学生需要在短短两周内对自己的课表进行更换和改动,这期间会出现大量的信息不协调的问题。传统的选课方式会使得信息的沟通障碍变得尤为突出,学生退课了教务处无法及时的通知老师,某堂课的学生人数迅速增加了教室不够教务处也不能及时的进行处理,等等问题。再比如每年期末进行期末考试的时候也是各个部门最需要信息沟通的时候,因为大量的考试集中在了一起,每个学院在传统的工作策略内为了考虑到避免和其他学院的考试安排产生冲突,往往要进行大量的集体会议才能决定,但是在有了计算机系统后,学校只需要将自己的所有的考试课程信息和教室信息输入到电脑内,计算机强大的计算机能力和优秀的算法就可以在短短的几分钟里替全校的学院合理的分配出最优解。各级部门只有在充分依赖网络的前提下对各自的职责和权限做出全面的规划和分级,就能良性的运作起来。

2.2完善学籍管理系统的安全保障体系

计算机系统虽然有很多的优越性,但是不得不提的是计算机和网络本身也存在着无法避免的漏洞,因为学校所能采取的技术和设备预算的限制,学校自己的设备和网络往往并不能做到极高的安全防范,而且大量的学校政务部门也对此没有足够的重视,他们也认为自己学校的一些分数和学籍信息并不会被真正的技术黑客所盯上,而有歪心思的学生也不会有攻破防火墙的能力。但实际上在信息时代下,大学生的个人信息对很多别有用心的个人或者集体来说都是极为有价值的资料,同时现在的大学生在有了一定的技术能力后也很容易做错岔路。大学生通过自己的黑客技术篡改自己的成绩或者替他人篡改成绩牟利的现象层出不穷,各种良莠不齐的分期购物和借贷平台也通过黑客去盗取学生的个人信息从而进行自己的资本宣传和运用。所以我们的学校在构建自身的信息网络的时候在自己力所能及的的方向应当尽可能的注意,比如管理人员的密码应该定期进行更换,密码的设置也要在合理的范围内尽可能的复杂,同时设备的购买也要尽可能选择知名大公司的品牌而防止出现很大的漏洞,最后应当组织一个长期提供技术参考和安全检查的安全小组对自己的系统进行定期的检查和维护。

2.3加强对学习管理工作人员的计算机知识培训

学校内虽然大部分工作人员意识到了计算机技术对他们工作带来的便捷性,但是很多年龄较大的工作人员往往并不能正确地进行操作,这样也会使得信息平台产生大量的潜在故障和问题。所以学校应当定期组织社会上的专业人员对教职工进行电脑技术培训,这样才能不断地提高操作人员的专业素质从而避免很多不必要的问题。同时只有操作人员自身就有了足够的技术认知,他们才能在日常的工作里时刻注意安全和稳定性的问题,主动地去维持平台的先进性。

3结语

总而言之,对于高校来说学籍管理可谓是维护学校正常工作的重要基础,一个学校只有能够良心平稳的运转,才能谈教书育人,才能谈更高的发展。引入计算机技术参与学校学籍管理工作,直观的反应就是数倍的节省了人力物力就可以维持学籍档案的正常运行,其次也提升了单位的工作效率,这样在每年的开学和期末的忙碌时期也更不容易出现纰漏。不过计算机技术本身就要飞速发展期,我们的高校应该要跟进之后的发展,方能更进一步的提升效率。

作者:宁爽 单位:辽宁阜新高等专科学校

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