移动办公系统在物业管理的作用

移动办公简介

移动办公是伴随着不断发展的IT业以及通信业而形成的全新办公理念，移动办公成功结合了IT业的丰富业务内容、成熟的应用以及通信业的大规模的用户、沟通便捷等特点，使得其成为了在互联网远程办公、无纸化办公之后的又一全新办公模式。移动办公的具体实现过程是在移动终端设备上安装必备的客户端软件程序，这样移动终端便成为了一个小型的移动电脑，可以像电脑一样办公，完全脱离了固定场所、固定地点办公的传统办公模式[1]。无论是对企业还是个人都提供了极大的方便，使得办公变得更加舒心、更加轻松。此外，移动办公依靠强大的手机通信网络，可以使得终端用户无论在任何环境下都可以高效、快速地开展工作。特别对于一些突发事件、应急事件等都具备非常重要的意义。自从移动办公出现以来，移动办公已经在一些相关的企业中获得了非常成功的应用，在功能上也变得愈加完善。无论是政府机构、企业、银行业务，还是个人等等都变得越来越依赖于智能化较强的移动办公模式。移动办公模式是现代化公共的一个组成部分，移动办公通过各种技术手段将PC电脑上可以完成的付款、文件管理等应用均集成到了智能手持设备上，进而帮助各行各业的用户实现掌上移动办公，不分时间、不分地点，是企业领导以及相关管理层人员最得心应手的办公系统。

移动办公在物业管理中的应用模型

移动办公的主要应用措施是将PC中可以实现的功能移植到智能手持设备中。移动办公在物业管理中的应用目标是借助各种智能手机终端以及PDA等手持设备方便、快捷地访问局域网内的一切可用资源，并可以实现掌上办公，包括查询数据库、浏览文档、审批相关办公文件、上传或者下载文件、支付相关费用等，为用户搭建一个健全的、具备个性特点的、应用范围广泛的移动办公应用系统。移动办公系统通常情况下采取先进的智能化客户端技术，为客户成功部署之后，客户便可以享受终身维护的权利。移动办公系统能够识别局域网网段内的任何数据，可以实现与现有的已经投入使用的各种应用系统的无缝对接，对于客户已有的各种应用系统均可以平稳地过渡到移动手持设备上。移动办公系统中，客户不仅可以自定义各种业务功能的办公流程、菜单类型，还可以根据自己的喜好设计独具特色的客户端界面，移动办公系统能够自动识别现有的各种系统。此外，移动办公系统所采用的网络通道必须支持目前主流的CDMA、GPRS以及3G通道[2]，不需要获得任何第三方的授权以及支持。因此，移动办公系统必须具备以下几个功能模块：安全控制模块，主要负责软件系统授权的控制，并提供用户登录身份认证；网络传输模块，该模块在负责移动办公系统网络传输的同时，也负责稳定网络通信的畅通运行；数据加解密模块，该模块主要用于财务管理，负责对客户敏感信息进行加解密等。本课题设计的移动办公在物业管理模块中的应用模型如图1所示。

移动办公在物业管理中的应用

移动办公系统在物业管理中的应用将会使得传统的物业管理理念由“管理型”逐渐向“服务型”理念转变，需要完全抛弃传统的安保自居的服务状态，必须尽一切可能给与业主更大的权利，为业主倡导“有事你说话”的全新服务理念。移动办公系统在物业管理中的应用方式很多，但是主要包括以下几个方面。小区业主管理模块则是实现业主无纸化办公管理模式的关键，同时也是小区业主与物业管理公司交互的管理模块，该模块中集成了各种业务系统数据平台，能够及时地对业主的信息进行验证，实现小区用户全部入网的操作，业主通过身份验证信息之后便可以登录系统，在系统中可以查看自己的实时缴费情况、小区实时情况。此外，为了提升移动办公系统的功能，该模块还提供用户提醒通知功能，比如物业费用收缴提醒功能，第一次迟交可以以短信方式提醒，再次迟交可以设计智能提醒模式通知用户缴费。其次该功能模块还兼容网上支付功能，用户通过手持终端便可以实现网上支付功能，实现移动支付业务，为物业管理提供更便捷的服务模式。除此之外，业主还具备在线交流功能，实现业主与物业管理服务中心实时沟通，物业管理中心可实时了解用户的需求，并及时帮助业主解决相关难题，服务中心的公告可以根据用户需求到业主手机上，这样业主便可以实时了解小区以及相关规定的实时动态，方便了业主的同时，也使得物业的管理工作变得更加快捷、智能。移动办公的公文管理包括公文、通知的收发，文件报表审批，公文检索等。公文管理工作必须使用方便、快速。具体包括：收文管理，在收文管理的操作上必须进行权限控制；公文审批，具体审批流客户可以根据自身需要自己配置；流程跟踪，可以按流程发文时间、按流程状态（已归档、流转中）查询流程、流程跟踪的每一环节的处理人及处理时间。此外还包括流程催办、绩效查询、公文归档管理等。包括电子公告、规章制度、下载中心等。电子公告：公司各单位本部门相关信息的场所；规章制度管理，能够根据制度种类进行分门别类管理；下载中心：将常用资料发到网上供公司员工下载到本地使用。具体包括待办事宜、电子邮件、名片管理、留言簿等。待办事宜：该功能与虚拟的电子办公室类似，用户可以查看个人事务处理情况；电子邮件：提供个人电子邮件的收发、转发、删除、保存等功能；留言簿：通过授权给相应的用户进行简短的留言，包括留言录入、查询功能，方便实用。通知管理：通过建立通用的通知管理系统，可快速地将文件发送到对应的客户手里，并且可以智能化地提示用户接收到了新的文件，并且在客户阅读之后会改变文件状态，并反馈回去；文件上报：公司各单位及上下级间进行联合的文件处理，可进行多单位领导联合签字及多单位联合盖章处理，同时可选择多人进行传阅。它节省了大量的人力和时间，真正形成了横纵向的大贯通。视频会议：集成一些视频会议系统，在办公系统里就可以视频会议消息，及时随时的召开会议；车辆管理：实现用车审批起草、签字、盖章、审批、文件发送、打印、及文档归档的电子化；设备修理审批：实现设备修理审批的起草、签字、盖章、审批、文件发送、打印、及文档归档的电子化。

移动办公是现代化办公模式的一个全新的内容，随着科学技术的不断进步，智能手持设备、无线网络的飞速发展，移动办公的外部环境已经完全具备，移动办公可以完全实现掌上办公，使得相关领导以及管理者的业务办公工作变得更加方便。经过不断的发展，移动办公逐渐变得更加成熟，变得更加稳定，同时，移动办公也获得了更加广泛的应用，移动办公系统在相关企业中的物业管理中的应用便是一个成功的典型代表，移动办公系统完全兼容现有的物业服务公司的各种业务数据系统，能够实现无缝接入现有的系统。移动办公的成功应用不仅使得物业管理公司的管理理念成功转型到了“服务型”行业，同时在一定程度上也改善了公司的办公环境，使得机构之间的沟通变得更加简单。公司的员工无论在何时、何地都可以通过手持设备进行办公，对于服务对象业主而言，可以方便业主实现网上支付相关费用功能，此外，用户还可以通过手机及时了解到小区的相关制度文件。移动办公系统的应用在使得物业管理工作变得异常智能的同时，也使得业主享受到了更加人性化的服务模式。

本文作者：孙庆霞工作单位：大庆油田矿区服务事业部物业管理二公