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行政事业单位档案数字化管理解析

[摘要]行政事业单位不以营利为目的,并在社会管理和执法监督中起着重要的作用,但在档案数字化管理中还存在很多问题,因此有必要利用先进的技术和新型的管理方式提高档案管理水平。本文首先分析了行政事业单位档案数字化管理的优势,进而分析了档案数字化管理存在的问题,最后提出了提高档案数字化管理水平的措施。

[关键词]行政事业单位;档案管理;数字化

利用数字化技术和多种信息设备软件对档案进行管理,是档案管理的必然趋势,但在实际中,档案数字化管理还存在很多问题,不利于行政事业单位的长远发展,行政事业单位有必要针对存在的问题采取有效的措施。本文主要针对行政事业单位档案数字化管理进行剖析。

1行政事业单位档案数字化管理的优势

1.1提高档案信息的利用率。在传统的档案管理中,行政事业单位采用纸质管理方式管理各种档案,将其放在指定的位置,在此过程中,随着档案不断增多,会占用大量的空间,同时档案数据也得不到及时更新。由于行政事业单位档案不对外开放,所以利用这些档案的人群很少,这些档案在储存中可能会出现档案破损的情况,从而会造成信息丢失。在采用数字化管理方式后,档案信息转化为数字化信息,使信息储存不会受时间限制和空间限制,当档案信息发生变化后,档案管理人员能在数字化管理系统中及时更新这些信息。此外,数字化档案管理还能对各种档案进行具体分类,档案管理人员只要在数字化设备中输入查询关键词,就能够调取相关档案信息,从而能够有效提升档案信息的利用率。1.2减少档案管理成本。在传统档案管理中,除了管理成本外,档案纸张受损时,还需要对档案信息进行复制,同时档案室建设以及后期管理都需要花费大量的成本,并且成本是无限增多的。在档案数字化建设的过程中,虽然购置数字化设备、聘用专业技术人才等方面需要花费大量的成本,但只发生在前期阶段,在档案正式管理中,花费的成本远低于传统管理方式,并且这些档案信息进行数字化处理后,能够避免出现纸张损坏问题,从而能够有效降低档案管理成本。

2行政事业单位档案数字化管理存在的问题

2.1存在安全隐患。信息存储模式缺陷主要指安全系数小。数字化信息存在优盘、磁盘、云空间以及数据库等工具中,虽然能够对海量信息进行储存和处理,但同时也存在很多安全隐患。由于互联网存在很多不安全因素,这些档案信息随时都有可能被黑客和病毒攻击,一旦攻击成功,档案信息就面临失真、篡改、无法恢复等问题。行政事业单位中的档案信息都很重要,不允许有丝毫差错,所以在档案数字化管理中,需要对信息储存模式进行改进和完善,增加安全系数。2.2缺乏高素质的数字化管理人员。数字化管理人员的素质直接关系档案信息的管理水平,要求管理人员要熟知经济、法律以及计算级等方面的知识,还要有足够的耐心来处理海量信息。同时在出现信息安全问题时,要求管理人员要能及时发现问题,并利用相关技术来保护信息,防止信息被损坏。但在行政事业单位中缺少这种高素质的综合型人才,从而不能有效解决档案数字化管理中存在的问题,完全不能满足信息数字化管理的要求。2.3数字化档案管理不规范。数字化档案管理和其他方面的管理一样,都要有明确的规范和标准,才能使相关制度真正落实,使单位人员在档案利用方面的行为受到约束,从而减少部门合作不协调、信息收集能力不足的问题。但是,行政事业单位在档案数字化管理中却存在不规范的问题,没有相关制度进行约束,导致档案管理人员在具体工作中没有明确的工作方向。

3行政事业单位提高档案数字化管理水平的措施

3.1保证信息储存的安全性。在档案信息储存中,无论选择哪种储存方式,相关人员都要保证信息储存的安全性,减少网络黑客和病毒侵袭事故。事业单位在降低信息储存的危险系数时,首先要在计算机设备中安装拦截软件,对系统进行全面监控,对各种信息进行筛选和辨别,一旦发现异常信息,立即发出拦截警告,并提醒管理人员进行及时处理。同时,由于病毒和黑客技术在不断更新和进步,这些杀毒软件和防火墙技术也需要进行不断更新,对于数字化管理中的信息还要做好备份工作,以便在信息失真或被篡改时,不会带来太多损失。此外,行政事业单位还要针对档案安全管理制定相关的管理制度,内容要全面,明确规定各部门的权利和义务,并做好保密工作。3.2提高管理人员的素质。行政事业单位除了要高薪聘请专业的数字化技术管理人员外,还要做好管理人员的培训工作,首先使他们树立档案数字化管理的意识,并进行不断学习,及时更新自己掌握的各种知识和数字化技术,另外针对一些重要信息,管理人员还要守口如瓶,有保密意识。在对档案信息进行数字化管理时,行政事业单位要注重提高管理人员的综合素质,使他们有足够的耐心面对海量信息的储存和分析工作,并及时修补计算机中的漏洞,从而确保信息安全。此外,行政事业单位要为管理人员提供多次培训机会,从而不断提升他们的数字化管理水平。3.3规范数字化档案管理。数字化档案管理不仅指利用信息技术收集、整理、储存信息,还指利用信息设备获取信息,使其得到有效利用,在此过程中,每个环节都要做好规范管理。行政事业单位要制定档案管理方面的标准,使信息收集的所有环节都有一个参考标准,便不会出现信息共享的问题。同时,规范信息管理,还需要从制度和人员方面入手,使人员按照制度规定不断规范自己的操作和行为。3.4文书处理过程和归档实现数字化管理。行政事业单位在办理公务中,离不开文书的编制工作,这些文书也要作为档案内容进行数字化管理。行政事业单位要利用计算机文档软件输入文书,使储存、交换、共享都实现信息化,使时间和空间不会对文书管理造成限制。同时,行政事业单位要利用数字化管理系统对电子文书进行统一管理。此外,发文处理过程也可以通过网络进行,由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签收—办公室修改、盖章、分发—信息中心归档,从而不仅能够节省大量时间,还可以减轻工作人员的工作负担。3.5健全数字化档案管理相关配置。在档案数字化管理中,需要用到的信息设备很多,有硬件设备和软件,还有各种区域网络,因此行政事业单位要不断健全数字化档案管理相关配置。行政事业单位进行档案数字化建设在很多时候都是借助国家资金,面对资金有限的情况,行政事业单位可以分期建设,逐渐增添档案管理的相关设备和配置,使档案管理配置不断完善。同时,数字化档案管理的相关配置要与档案管理相适应,与行政事业单位工作要求相适应,不断完善数据库管理系统、操作系统等。

4结语

行政事业单位档案数字化管理的优势显而易见,加强档案的数字化管理也是档案管理的必然趋势,所以相关领导要重视档案管理和档案的数字化管理,并在资金和其他方面为档案数字化建设提供支持。同时,档案数字化建设人员也要加强对档案数字化管理的研究,寻找有效措施来解决档案数字化管理中的问题,从而不断提高档案管理的水平。

作者:柳永馗 单位:湖北省襄阳市保康县城市管理综合执法大队

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