报业档案数字化管理论文

摘要：当前，新闻事业得到了蓬勃的发展，尤其是新媒体技术的应用更是促进了信息化的进程，报社在经历了日报、晚报、周报等纸媒形式的变化后正朝着现代化的网络形式过渡，很多报社增设了电子阅读方式，如官方的微博、微信，或者开发了新闻网、商务网以及手机新闻客户端等多种新闻传播途径。因此，关于图片、音像等档案的管理工作就变得十分重要。基于此，本文分析了报社档案实现数字化管理的主要内容，阐述了数字化档案管理的重要性，进而探讨了报业档案数字化管理的优势，以供参考。

关键词：报社；档案管理；数字化；优势分析

以往如果要从一个合订资料中找出一篇文章需要花费大量的时间，所以有许多新闻档案归档后，被利用的情况很少，而新兴的数字化档案管理方式有着良好的性能，方便了人们的信息存储以及调取阅览。此外，报社还配备了备用的服务器，这样当主服务器发生故障时，可以最快地恢复工作。因此，信息化环境下档案管理的价值可以更好地实现。 

一、报社展开数字化档案管理的具体内容

第一，达到数字信息的有机结合。现阶段，随着以往媒体其受众群体日益缩减，更多的人喜欢借助新媒体方式来捕获各样的信息。报社有着强大的采编人员，因此在采集信息、解读分析上具备较大的优势。通过电子档案管理体系，可以促进各类新闻资源的结合，进而将媒体的优点更好地展示出来。第二，报社新闻报道的方式相互融合。新媒体技术的传播具有效率高的特征，各类信息达到了高速的流通，甚至可以跨越式地流动，客户随时可以阅览信息。第三，和以往的技术相结合。建立现代化档案管理的数据库，强化了对以往媒体相关数据的收集与处理工作，进一步坚实了信息的资源。另外，与以往的媒体合作，强化了信息新闻的生成，进而丰富了重要新闻的内容，给客户带来了更多优质的新闻产品，为报社的新闻生产以及传播带来了巨大的支持。

二、数字化档案管理在报社中的具体应用

（一）档案管理程序。一是相关记者采集新闻资源时，将客户的姓名与密码登录到系统中，网上传输采编的新闻信息。二是记者随时修改之前上传过的新闻信息等相关操作。三是客户查阅全部的新闻内容，却不可以私自操作。四是报社主编统计新闻。五是新的客户需要管理员配置其用户名及密码。（二）相关模块。一是采集新闻的模块。此模块能够上传与编辑相关的新闻内容。记者登陆相关的系统以后，上传原创的稿件同时具体地编辑与修改。二是新闻查询模块。客户能够按照资料的名称展开查询。查询的结果一般有资料的录入记者、时间及内容等。三是对模块进行分析与统计。查询或统计记者已经上传过的新闻或文稿。可按照不同的要求对部分信息加以对比。四是客户管理模块。在这一模块里客户可以自行修改密码，客户的用户名一旦确认后就不可更改了。新登录系统中的用户，通过相关的管理员统一对用户名与密码进行分配，并将相关信息输入到数据库中，进而达到新用户信息的建立。

三、报社实现数字化档案管理的作用

（一）有效配置资源，提升工作效率。在报业的档案管理工作中引进了计算机技术，通过计算机强大的储存功能保存了行业中各样的业务、活动等档案资料，以达到档案收、发、存、用的统一化，进而促进了档案数据的共享，便于客户随时进行信息的查询、阅览和应用，节约了时间与人力，提升了档案管理的工作效率。另外，应用数字化的管理方式，还会压缩以往纸质档案管理的空间，使信息的保管简易化，同时增强了保密性。（二）给新闻报道带来足够的信息。新闻主要是对最新事实的，在最快时间保障事实的准确性与新鲜感，这需要相关记者事先做好充足的准备工作。其中收集材料作为新闻采访过程中的一项关键环节，也是打造优质新闻的前提，新媒体技术有利于收集更多更全面的新闻信息。在具备丰富信息资料的条件下，就可以依据需要挖掘事情的发展脉络，进而抓住事物的本质，在进行新闻报道过程中更好地体现其真实性与客观性。（三）给新闻报道带来可信度高的背景信息。较好的背景可以说是优质新闻的重要条件。档案恰好可以作为新闻背景资料的主要源头。在展开新闻系统分析过程中，运用很多背景新闻进行报道称为解释型的报道。如著名的《纽约时报》等报刊皆是以这种报道为主。国际上应用档案信息作为背景一般被巧妙地用于新闻写作中。因此，借助数字化档案管理能够有利于将固化难查的档案转化为灵活可用的资料，经过历史性信息的论述，可以客观地对事情作出分析，有利于大众对新闻事件的理解，并将事件的发展进行合理化地延伸，进面增进了客户对新闻的深刻感知，同时也增强了新闻的魅力。

四、报社实行数字化档案管理的优势

（一）提升了档案办公的效率。引进数字化档案管理体系以后，按照报社每个人的工作行为，系统可以应用不一样的辅助功能。如记者进行新闻采写时，系统可以辅助其录入、上传、查阅最新的事件；若记者要想对上传的新闻加以改进，依据本身的权限可以修改上传的相关新闻内容；若记者或编辑需要纸质类型的新闻，能够通过服务器进行下载并将相关信息打印下来；若有人要进行档案的归类或者统计时，可按照本身的权限达到这种功能。这样，与传统的手工档案管理工作相比，极大地提升了办公的效率。（二）增进了交流与资源的共享。档案的数字化管理，应用局域网将报社中各个部门以及报社与同行业之间的关系拉近了许多，随时可以交流与传输相关的档案资料，方便了档案信息的共享，提升了档案的利用率。尤其是对报社而言，档案的资源共用表明了信息的共享，经过报社中大量信息的应用与融合，既可带动本报社的发展，又可强化同行间信息的交流。经过档案信息的共享，新闻记者可以随时查询所需的信息，不用受到空间或时间的限制。此外，报社为进一步推动档案管理的数字化进程，还要培训一批专业程度较高的管理团队，应用多种方式强化职工的专业水平，进而提升报社工作人员的综合素质。（三）提升了文件的安全性能，便于长期保存。第一，在应用了用户的管理权限模式与相关的技术认证后，对资料的保管与传送更为安全、可靠。因为只有具备权限的专业人员才可展开相关的传输与查阅，在一定程度上抑制了信息资料的泄露。第二，若全部资料皆以纸张的形式来保存的话，势必面临着长时间后纸张的损坏，而应用数字化资源管理，可以很好地解决这一问题。只要做好相关的备份工作，且服务器保持正常运转，就可以充分达到保存的需要。

总之，报社是现阶段我国媒体领域中一个主要的构成。随着时代的不断发展，对档案的管理提出了更高的要求，在信息化时代与市场竞争日益激烈的形势下，各个报社都应不断加强档案的有效管理，推行档案管理的数字化模式，提升档案资源的利用率以及档案信息的安全性能，进而为报社的长久发展提供可靠保障。

参考文献：

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[3]王茂华.历史报纸档案数字化项目的几点经验——《重庆日报》历史报纸抢救工程的回顾和总结[J].新闻研究导刊,2013(5):55-56.

作者:林剑平 单位:温岭日报社