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数字化管理对药品管理与发放的影响

在医院中门诊西药房是非常重要的部门之一,是对外展示医院精神面貌和整体服务水平的主要窗口之一[1]。门诊西药房和患者有直接关系,所以门诊西药房的管理水平会直接影响药品质量、药品安全、服务水平、经济效益和社会效益[2]。门诊西药房的职责主要是用药监督和药品监管,所以提高门诊西药房药品管理和发放工作的质量就显得非常重要[3]。我院在门诊西药房中应用数字化管理,有效提高了门诊西药房药品管理和发放水平,具体情况现做如下汇报。

1资料与方法

1.1一般资料

选择我院门诊西药房数字化管理实施前1年的相关资料当成对照组(2010年1月至12月),并选择门诊西药房数字化管理实施后1年的相关资料当成实验组(2011年1月至12月)。对门诊西药房数字化管理实施前后的取药等候时间、药品盘点时间、报损率以及账实相符率进行观察比较。

1.2方法

对照组选择常规人工配药、划价、销账和发放。实验组则选择数字化管理:医院全部临床科室的计算机都应和医院局域网连接,当门诊医生开具电子处方时,计算机能对处方所开药品的相关信息进行自动显示,在处方确认后,计算机能自动对药品进行划价,并计算出收费的总金额。在患者交费后,经计算机网络能将处方自动传输到门诊西药房的计算机中。在门诊西药房的同一付药窗口中,应安排2名药师来同时负责相关工作,双重审核所付药品,防止在配药和发药过程中出现差错。取药时,药师通过对患者门诊号进行扫描就可将处方调出,后台药师利用计算机上所显示的处方来为患者配药,前台药师则应加强处方的审核工作,审核无误后才能发放药品。通过计算机来开展药品库存管理工作,入库时应将全部药品录入到计算机系统中,药师应利用计算机来管理和快速查询药品库存,进而让药品管理时间有效缩短。具体的药品管理措施如下:

1.2.1药品入库

门诊西药房的药品种类较多,在对药品进行入库管理,管理人员需要对药品种类进行详细核对和登记,不但会浪费大量的物力和人力,而且管理效率还比较低[4]。应用数字化管理,通过计算机网络和医院药品库房相连接,有效结合门诊西药房配送到病人的记录和药品库房的进入记录,月底时将总的消耗表打印出来,由药品库房和药剂科负责核对、结账工作[5]。除此之外,门诊西药房管理人员应根据门诊用量较大的药品和常用药品,在固定时间内事先设置最低限量,在实际的使用过程中如果该药品到达了最低限量,系统则能自动生成药品申请单,同时对药品管理人员进行提醒,让其及时确认,并统一领进。经计算机网络,该药品申请单能自动传输到药库申领系统,药库工作人员负责对清单进行打印,并配送,不但能让时间得以有效节约,而且还能让药品管理人员的工作效率得以显著提升。对于门诊西药房二级库来讲,在打印药品入库清单时,在核对清单后应留一份存根,而且应分别交一份到药剂科和药库,进而为以后的核帐工作提供科学依据。

1.2.2药品出库

在开展门诊西药房日常管理工作时,一般将药库管理当成二级库,通过二级库来统一管理发药窗口,所以对于窗口中的药品来讲,只能经二级库所获得。在某一窗口进行药品发放时,可能直接利用网络计算机中的相关设置来对药品库存情况进行显示,如果存在库存不足的现象,工作人员应及时向二级库申请;接到申请后,二级库管理人员则能向申请窗口发药。在发送药品的过程中,二级库库存数量会逐渐减少,利用网络计算机能让管理人员了解药品的具体使用情况,除此之外还能及时获取药品发送的准确信息,防止在日常管理工作中发生药品管理混乱的现象。

1.2.3报表打印

报表能有效体现门诊西药房药品消耗管理的整体情况,利用该报表能对药品整体的管理状况进行及时了解和掌握。应用计算机网络能准确反映出各个划价窗口的药品实际消耗情况,而且还能反映其库存量和二级库的药品总数量,防止出现药品短缺现象。

1.2.4数据查询

在门诊西药房管理中应用计算机网络,能对药品实际管理状况进行及时了解。不但能让管理成本有效降低,而且还能让管理质量显著提高。对于数量多、品种多的药品,数据查询工作主要包括以下几方面的内容:(1)查询门诊西药房的药品实际状况:工作人员在对药品实际状况进行查询时,直接在计算机网络中输入药品编码,就能获得药品的相关信息,如当月库存、当月消耗量、上月结余数以及库存数等。(2)工作人员在计算机网络查询中,利用相应的数据提醒,可以打印出所缺药品的名称和数量,并及时反馈给二级库药品管理人员,进而来对所申请的药品进行及时领取,让划价窗口的工作开展更加顺利。(3)对于门诊西药房中的部分特殊药品来讲,应在短时间内管理,如果药品过期则会引起非常严重的后果。对于这些特殊药品来讲,工作人员可以利用计算机网络中的有关失效预告,加强特殊药品的有效期管理。(4)药品报损:在门诊西药房的药品管理工作中,每月都存在药品损失现象,在统计这类药品时,常常是由门诊西药房自行进行统计和处理,定期统计报损药物,打印后和实际药品核对,让药品总量得以保证。(5)在验证药品数量时,应定期盘点药品实际数量,在对药品使用数量进行确定时,还需要监控月底报表的准确性。

1.2.5药品调价

对于门诊西药房的药品价格来讲,应根据医院的实际发展情况来合理调整,选择计算机网络来调整药品价格时,应根据医院的有关标准和要求,由药库来统一调整药品价格,之后通过网络传输到各个药品、划价窗口和相关职能部门。在实际的调价过程中,利用计算机网络的操作,能对多种药品的价格进行调整,能防止出现调价混乱的现象。

1.2.6患者退药

退药是门诊西药房管理工作中的主要组成部分之一,如果没能对退药现象进行正确处理,则会对门诊工作的形象造成影响,而且还会严重影响医院的服务质量。传统退药方式是由管理人员来查询药品的具体状况,并根据药品的实际价格来退药,传统退药方式是采用人工查询,所以会浪费大量的时间,而且还会对工作效率造成严重影响。应用计算机网络,能让工作效率显著提高。由专业人员来负责退药工作,首先应对实际药品和处方的规格、数量进行核对,然后将药品编码输入,选择要退的药品,并将退药数量输入,这样就能增加药品的现有库存,并打印退药清单,签字确认后才能生效。选择计算机网络来进行退药工作,能让工作效率显著提高,而且还能让服务质量有效提升。

1.3统计学方法将数据纳入SPSS19.0统计软件中进行分析,计数资料比较采用χ2比较,以率(%)表示,若(P<0.05)则差异显著,有统计学意义。

2结果

数字化管理实施后的取药等候时间和药品盘点时间显著短于数字化管理实施前,两者比较差异有统计学意义(P<0.05);数字化管理实施后的报损率、账实相符率均显著优于数字化管理实施前,两者比较差异有统计学意义(P<0.05),具体情况如表1:

3讨论

门诊西药房是医院中非常重要的服务窗口和部门之一,门诊西药房的工作质量会直接影响医院的总体面貌和形象,是对外展示医院精神面貌和整体服务水平的主要窗口之一[6]。除此之外门诊西药房的管理质量还会影响服务水平、药品质量、药品安全、经济效益和社会效益。门诊西药房过往一般都是采用人工管理,所以患者取药所需时间、报账所需时间、库存药物盘点时间较长[7]。门诊西药房的职责主要是监督用药、监督和管理药品,所以加强药品管理和发放就显得非常关键。数字化管理是一种高工作质量、高效率和节省时间的药品管理与发放模式[8-10]。分析本研究结果发现,数字化管理实施后的取药等候时间和药品盘点时间显著短于数字化管理实施前,两者比较差异有统计学意义(P<0.05);数字化管理实施后的报损率、账实相符率均显著优于数字化管理实施前,两者比较差异有统计学意义(P<0.05)。应用数字化管理,能显著减少药品发放失误、划价、收费、找零失误等;应用数字化管理能让门诊西药房实现先进先出,让药品质量得以保证;处方开具和划价同时进行,能让患者满意度和便利性显著提高,而且因为药品信息详细、字迹清楚,所以能让工作效率显著提高。

总之,在门诊西药房中,应用数字化管理能让门诊西药房的工作效率显著提高,让药品盘点时间和取药等候时间显著缩短,让西药报损率显著降低,让账实相符率提高,具有临床应用和推广价值。需要注意的是在实际的数字化管理中,应结合自身情况来制定科学的管理程序,而且应加强培训,不断提升操作人员的技术水平,让计算机数字化的特点得以充分发挥。

作者:张晓青 单位:山东省菏泽市第二人民医院

参考文献

[1]戴建东.门诊西药房药品管理与发放探讨[J].健康必读(中旬刊),2013,12(10):585-585.

[2]郭艳华,李军胜.门诊西药房药品管理与发放数字化管理措施分析[J].医药前沿,2016,6(7):365-366.

[3]韩伟,王艳萍,韩慧侨,等.门诊西药房管理措施探讨[J].中国卫生产业,2015,12(36):181-183.

[4]黄桂波,吴美妮.住院门诊整合式药房工作模式与管理[J].临床合理用药杂志,2013,6(14):91-92.

[5]施晶晶.西药房药品管理和发放差错问题研究[J].中国社区医师,2016,32(28):196-197.

[6]冯娟,蒋昆,陈苏宁,等.我院门诊中药房退药情况分析与干预[J].中国美容医学,2012,21(14):702-703.

[7]卢道兵,梁茂本.自动化发药系统在医院门诊药房中的应用效果评价[J].重庆医学,2016,45(29):4162-4163,4171.

[8]潘娅娅.门诊西药房药品管理与调剂差错的调查分析[J].大家健康(下旬版),2017,11(3):286.

[9]徐洁平,陈文彬,彭大文.门诊西药房药品管理与发放数字化管理措施分析[J].中国农村卫生,2015,35(6):5-6.

[10]欧阳宇,闫彩霞,廖义芳.门诊西药房药品管理与发放差错的调查分析[J].中国医学创新,2014,7(24):71-73.

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