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档案数字化管理理论及应用

摘要:档案数字化管理是档案管理发展的必然趋势,是实现档案管理的科学化、现代化、规范化的必由之路。本文拟对档案数字化管理的理论和应用进行论述,作为对档案数字化管理知识的科普宣传,希望能为早日全面实现档案数字化管理作出微薄贡献。

关键词:档案数字化管理;理论;应用

随着社会发展和技术进步,数字技术已广泛应用于社会生活的各个领域,各行各业。档案管理现代化已成为发展趋势,对增加档案存储量,提高传播速度,提升档案社会效益和经济效益有着极其重要的意义,是实现档案管理的科学化、现代化、规范化的必由之路。

一、档案数字化管理概念和意义

1.概念:数字化,是指利用计算机信息处理技术,把声、光、电、磁等信号转换成数字信号,或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码,再以微型计算机对数字编码进行压缩、调制与解调的信息处理技术,通常称为数字化技术。档案数字化管理就是将数字技术应用于档案的收集、编制、存储、查找、检索、传输、开发利用各个环节,改变传统纸质、影像、实物档案管理手段,实现档案信息资源数字化,存储集成化,传递网络化,开发利用共享化,管理现代化。2.实现档案数字化管理的意义:一是使传统的档案管理搭上电子科技发展现代化快车,实现了档案管理的科学化和现代化。二是增大档案信息存储量,提高了查找检索速度,全面提高了档案管理工作效率。三是档案信息传输网络化,为档案信息开发利用共享和极大的提高档案行业的社会效益创造了条件。

二、档案数字化管理内容

1.档案信息数字化。所谓档案资源信息数字化,就是将传统纸质、文字、图像、电子文件、非数码影像等档案信息资源转化为数字信号和数字编码,生成数字化档案。这是档案数字化管理的基础。档案资源信息数字化一般分两个大的方面:一是对馆藏传统的纸质文字、图像等档案资源有选择性的使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化;运用计算机、扫描仪、数码照相机、语音输入等技术将档案原件等多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示,从而实现档案的数字化。有选择性,就是对于大量的历史档案资源不能全部转化,而是进行科学性选择,体现系统性和特色性原则。二是对现实中新生成的纸质、电子、非数码图像,依靠以上技术直接转化为数字档案。两者形成完整的数字化档案数据库。2.数字化档案存储、传输安全防护技术。档案存储、传输安全是档案管理的基本要求。实行档案数字化管理首先解决好存储和传输安全问题,克服数字化存储和网络传输中的泄密现象。在档案数字化管理中采取加密技术确保档案的非公开性或分等级公开;身份验证技术确保用户为网上合法用户;签署技术是证实该文确实出自作者,且内容未被他人改动;防写技术确保用户只能读取信息,而不能做任何改动;防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍,是保护层,阻止外界对本机构的非法访问,某种程度上减少了法律纠纷。通过以上技术措施,设置档案信息存储和网络传输安全保护屏障,实现档案数字化管理安全化。3.档案信息网络化传输和信息资源的共享。档案数字化管理为提升档案信息社会化服务的效率和效益创造了条件,档案信息通过网络传输,实现多地档案信息快速传递和共享是档案数字化管理的重要内容。通过创建档案自身网络平台,以宽带网为传输通道,在高速网络化的基础上,使档案信息不受空间、地域的限制,为用户服务。并极大的提高信息转播速度,扩大传播范围。另一方面,由于各级、各地区档案馆或企事业的档案各具特色,在高速发达的网络上只是一个节点,单独的数据库,不能满足全社会用户的信息需求,而通过网络升级就能实现各地的档案信息资源共享。极大的提高档案信息的利用效率。

三、实现档案数字化管理的必备条件

目前,我国国家级和省级专业档案馆或知名高校实现或部分实现了档案数字化管理,多数地方专业档案馆和基层企事业单位档案室还没有实现数字化管理,还不具备应有的条件。但档案数字化管理是方向是发展趋势,全国档案部门都要积极努力,创造条件,早日实现档案数字化管理。推动我国档案事业的现代化发展进程。就目前而言,实现档案数字化管理应该具备以下三个主要条件。1.具备系列数字模拟整合、数字编码、存储、传播设备。具体设备包括:计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入器、多媒体传输设备等。这就要求档案管理部门领导要对于实现档案数字化管理给予重视,增加投入,升级现有设备,改善现有工作条件,以符合档案数字化管理要求。2.国家统一制定并严格执行档案信息化管理标准,包括运行管理性标准、业务性标准和技术性标准,规定统一使用的硬、软件系统、电子文件格式。以消除档案信息网络传输、接受使用、共享档案信息中的技术障碍和区域壁垒。实现档案信息网络快速准确传输和充分共享。3.配备符合档案数字化管理的复合型档案管理人员。档案数字化管理需要新型管理人员队伍,由于档案数字化管理应用涉及多个专业技术领域,包含:档案学、计算机科学、电子网络技术、文学、坚定的政治立场和原则等。因此,档案管理人员应是具备以上知识专业和政治要求的复合型人才。配备复合型管理人员要通过对现有档案管理人员进行专业培训提高和引进人才等多种方式逐步配备到位。对于符合条件的在岗档案管理人员要给予一定的政治、经济待遇,增强其做好工作的积极性,激发其创造性。

作者:王静敏 单位:河北省广平县林业局

参考文献:

[1]李莉.浅谈企业数字化档案馆建设的意义及内容[J].城建档案,2013(2).

[2]陈郁华.浅谈数字化档案馆建设[R].南京市档案局,2013-11-18.

[3]张桂云.试论计算机技术在档案管理中的应用[J].办公室业务,2013(7):222.

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