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房产档案数字化管理论文

对于房产档案的数字化管理,主要是借助现代化设备,实现对原始纸质档案资源管理方式的改变,借助扫描、拍摄等技术,将其进行压缩和转化处理,形成图文、录像等文件格式,达到分级存储和管理的目的,发挥服务器的保存功能。与此同时,构建管理程序,以方便后期对档案资源的检索、查询和使用,这是新时期房产档案管理的发展趋势和方向。借助数字化的档案管理模式,有效满足整个社会对信息资源的需求。因此,在新的历史时期,要抓住机遇,推动档案管理工作的创新,立足信息技术,推动房产档案管理工作的有序开展。

一、房产档案数字化管理模式的特征

(一)房产档案服务更具多样化。对于房产档案的网络化服务,需要借助信息技术,实现纸质档案向数字化信息的转化。在房产档案中,涉及较多的合同、协议以及文件等,在数字化管理模式下,可以将其有效转化为图片文件、声音文件等形式,实现对资料的科学管理,切实提升房产档案管理水平。另外,在资料得到完善之后,将其纳入数据库,为信息的查阅和使用提供更大的便利,简化查询流程,加快信息查询速度。在多样化服务的支持下,能够为房产用户提供更加全面、及时和方便的服务,提升房产信息管理部门的服务水平。(二)房产档案管理网络化特征突出。在传统的房产档案管理工作中,主要依赖的是人工,能够满足房产用户相关业务的办理需要,可以提供基本信息的查询服务。但是,很难实现信息的及时收集,无法实现高效的应用,对档案信息深入开发应用产生阻碍。目前,网络化管理模式在房产档案管理中得到广泛应用,便于实现方案信息的高效整理,检索效果增强,满足归档和查询的需要,极大地提升了房产档案管理工作的效率和质量,同时,用户也能够获得更加便捷的服务。(三)房产档案保密性更强。对于房产档案而言,很多信息需要实现高度的保密性,但是,在传统的档案管理模式中,保密性不高。借助数字化管理方式,能够实现数字化房产档案内容与管理主体、载体的一一对应,切实增强人员对档案信息保护的意识。在数字化的档案管理中,同时在计算机技术以及数据库的支持下,能够实现档案实体与服务之间的有效分离,保障原始凭证能够更加准确地录入信息资料库,为信息的保密性提供保障。

二、如何推动房产档案管理的数字化水平的提升

(一)重视房产信息库的构建。将数字管理模式引入房产档案管理,需要重视档案资源和相关文件保存形式的转变,应用较多的是图片文件方式。因此,要重视高品质的信息库,实现房产信息全面、准确地录入,为信息检索和应用提供便利。在进行数据检索的时候,结合文件信息,输入相应内容,切实提升房产档案信息查询的速度。应用数字化管理模式,借助对数据库的查询,实现对房产档案资源的有效整合。(二)切实提升房产管理中对数字化观念的认识。任何事物的发展都需要思想意识上认同,而后提升行动力,因此,在房产档案管理中,鉴于数字化管理模式在提升档案利用率方面的突出作用以及在满足社会需求方面的表现,要强化对数字化管理理念的认识。针对房产档案管理中出现的资料不真实、不完善和不完整的问题,借助数字化管理,能够实现对不良问题的解决和完善,推动房产管理工作的不断完善。另外,在数字化模式中,重视在局域网和数据库中进行相关房产信息的登记。要提升对房产档案管理的认识,切实提升房产档案数字化管理能力,实现整个管理工作的高效化。在数字化管理模式的应用下,房产档案资源更具真实性与完整性,切实提升房产数据的质量,以更好地发挥对房产管理的支撑作用。(三)重视建立科学的房产档案数字化管理体系。为了更好地推动数字化管理模式在房产档案管理中的应用,要有步骤、分阶段地开展工作。首先,结合各地房产档案实际,构建数字化系统。要充分考虑各种因素,如人员分配、数字化技术水平等。其次,加快构建数字化管理模式。鉴于房产档案规模的庞大,同时,增长速度较快,因此,要加快数字化管理模式建设速度,以更好地满足社会的实际需求,扩大存储空间,有效解决档案管理空间不足的问题,提高利用率,实现对房产档案资源的科学管理。(四)提升房产档案数字化管理的规范性。对于电子档案文件的管理,国家和行业都具有相应的标准和规范,因此,要提升房产档案管理的规范化水平,立足国家统一的规范,制定合理的房产管理数字化标准,切实提升房产档案管理水平和服务水平。另外,明确房产档案中数据信息的权限,使得用户能够进行相关信息的有效查询,加快远程服务建设。

三、结束语

综上,在信息高速发展的背景下,房产档案管理需要与时俱进,适应时代发展的新要求,将数字化管理模式引入管理领域,切实提升整体管理水平。为此,要明确数字化房产档案管理模式的特征,制定合理的策略,推动房产信息管理的科学性与合理化,提升管理使用效率,强化档案安全管理,以更好地满足社会的需要。

作者:冯晓蕾 单位:广州市番禺区建设工程质量检测中心

【参考文献】

[1]黎美彩.基于新形势下的房产档案数字化管理探究[J].办公室业务,2016(22):182+184.

[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015(05):173-174.

[3]王爱萍.关于新形势下房产档案开发利用的思考[J].办公室业务,2015(15):58.

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